Что происходит с командами при использовании BaseCamp, Trello, YouTrack, Smartsheet, Slack, YouGile

В статье расскажу про опыт использования систем планирования/управления/взаимодействия, каждой из которых пользовались в компании RedHelper не менее 6 месяцев. Упор будет делаться не на функции систем, а на то, что меняется в команде при использовании инструмента автоматизации.

BaseCamp Trello YouTrack Smartsheet Slack YouGile

В конце — обзор собственного инструмента, который для нас сегодня оказался универсальным местом планирования и общения. Сначала сделали “на коленке” для себя, с очень простой идеей — Agile Board, где каждая задача это чат. Сейчас запущен для публичного тестирования.

Краткий обзор

Удобный to-do лист с хорошей интеграцией с почтой. Подходящая система для решения задач, например, небольшой веб-студии. Простой и логичный интерфейс, легко пользоваться даже в бухгалтерии. Если планов по какой-то причине не оказалось в системе, то никто не скажет что это из-за трудностей с BC.

Что происходит в команде с BaseCamp

У нас использовался для планирования маркетинговой активности, планирования отдела продаж, работ дизайнера, совершенно не вписывался в отдел разработки (для этого он и не создан, но мы пробовали), не хватает возможностей для разбивки задач на части и распределения их по состояниям.

Команда пользуется при необходимости, лишний раз никто не пойдет смотреть или строить планы. Как правило планирование происходит возле доски с маркером, а потом переносится в BC. Разные отделы не коммуницируют через систему. Не участвуя в планировании понять, что происходит в проекте трудно — заглядывать в чужие проекты бессмысленно.

Для того чтобы понять как обстоят дела, нужно навести порядок в BC, и если не прилагать к этому регулярные усилия, то все очень быстро скатывается в унылое состояние. Коммуникации через BC ведутся только частично. С одной стороны система очень хорошо дружит с почтой, но с другой — часто просто легче воспользоваться самой почтой или написать в Скайп. Единого места общения и планирования не получается.

Наиболее удобен оказался для ведения работ по дизайну, в итоге именно в BC у нас хранится более 3000 макетов с вариантами интерфейсов.

Плюсы — простота использования, простота входа нового пользователя. Минусы — требует постоянного ухода, мало возможностей для дробления задач, не всем отделам подходит.

Краткий обзор

Очень простой в использовании Agile Board. Это один из самых популярных инструментов планирования в мире. Когда первый раз пользуешься Trello, тебя прям охватывает восторг от того, как удобно можно отобразить, например, задачи на год всех отделов на одной доске (по одной колонке на отдел). Часто используется не для бизнес задач, а для планирования свадеб или походов в магазин.

Что происходит в команде с Trello

Интересная игрушка для брейнштормов. Часто пользовались для наглядного отображения каких-то идей или планов и открывался общий доступ для обсуждений. После просмотра и обсуждения инструмент забывался, результаты переносились куда-то еще.

Для ведения постоянного процесса подходит разве что для очень небольших команд.

Карточка самой задачи сделана как-то совсем плохо, общение там не формировалось никогда, связь с почтой сделана хуже чем у BaseCamp. Trello хорош, чтобы что-то запланировать и показать кому-то наглядную картинку с красивым фоном.

Все сделано как игрушка с которой весело первые несколько часов и этим, как мне кажется, и объясняется огромная популярность системы. Например, совсем комично выглядят мультяшные стикеры. Можно, конечно, договориться со всей командой, что “Веселая ракета” обозначает срочность задач, но через месяц всем начинают надоедать ракеты, костры и сердечки, которые ещё что-то и обозначают.

Сохранился процесс обучения через Trello, сформирована доска с заданиями, три колонки по разным продуктам, сверху простые задачи, снизу сложнее, обучаемому надо перетащить все карточки в последнюю колонку — игрушка на первый рабочий день.

Плюсы — легко отображать карту планов, очень простой в использовании инструмент.

Минусы — для ведения хоть немного сложных процессов не подходит.

Краткий обзор

Корпоративный мессенджер, популярный заменитель Скайпа, одна из самых быстрорастущих систем в 2016 году, подходит и для очень больших команд. Интегрируется со всем, что только возможно, написано множество ботов.

Что происходит в команде со Slack

Обсуждаются большие задачи — открывается новый канал под каждую макро задачу и идет активная открытая дискуссия, мнения выражаются прямо. Каналы, которые держатся долго, превращаются в болтовню не по делу, со временем их становится все больше и больше. Периодически появляется необходимость проводить чистку.

Полностью всё общение в Slack не переходит, мобильное приложение тяжеловесно в использовании, в итоге прямые сообщения продолжают идти через Telegram. Вытесняет скайп только в том случае, если его запретить.

Всем интересно, как же работают боты и первые пару недель хаотично интегрируются всякие приложения и боты, 99% всего этого для работы бесполезно.

Удобно интегрировалась статистика из GA и подписались на все упоминания о компании в сети. Данные попадают в канал маркетинга и сразу начинается обсуждение, почему клиент так слабо доволен нами или как еще поднять посещаемость до конца года.

Slack продвинулся в решении задачи общения в команде по делу — каналы и теги оказались неплохим решением. Удобный поиск информации, экономится много времени на отсутствии расспросов коллег. Можно найти, прочитать историю и по открытому диалогу понять все детали ситуации.

Делать открытое комьюнити с клиентами в Slack не стоит, потеряете много времени на раскрутку с нулевым результатом. Народ туда заходит один раз, когда пригласили и то с трудом. Из-за совершенно жуткого процесса подключения к разным командам, по сути надо заново регистрироваться, даже в сообществах по 10 000 человек активность низкая. Лучше оставить для этого FaceBook.

Плюсы — современный корпоративный мессенджер со всей историей переписки.

Минусы — необходимо использовать что-то еще для планирования и ведения задач.

Краткий обзор

Популярный Гант-планировщик, простой в сравнении с MS-projects. Не так давно вышло ещё и представление задач в виде карточек на Agile доске. Много действительно качественных шаблонов ведения проектов.

Что происходит с командой.

На команду практически не оказывает влияния. Системами планирования с Гантом пользуется один человек, который планирует, учитывает все ресурсы и связанность задач, для него это очень удобно и интересно, а остальные в это практически не вовлечены. Слишком сложно для быстрого восприятия. Чтобы получить картину происходящего, надо прочитать все заголовки и просмотреть все связи, а главное — узнать у кого-то актуально ли состояние диаграммы. Лишний раз сюда никто не заглядывает.

Если вывести на монитор в коридоре диаграмму Ганта отдела разработки, все смотрят только один раз и больше не подходят, если показать Agile Board — подходят постоянно, а разработка регулярно сама актуализирует распределение задач по столбикам.

У нас SmartSheet долгое время использовался техническим директором, информация актуализировалась раз в неделю и обсуждалась на планерках между отделами.

Коммуникаций в системе не происходит никаких, файлов прикреплять к задачам тоже никто не начинает.

Плюсы — очень удобно для детального планирования ресурсов

Минусы — не подходит для командной работы

Краткий обзор

Хипстерский багтрекер. Проще чем Jira, удобнее для команд до 20 человек, Ajax-updates. Заточен под разработчиков.

Что происходит в команде

Отличная система. Узко заточенная. Отдел Разработки в восторге и защищает свое пространство.Планерки проводятся возле маркерной доски или с бумагой за столом, потом все переносится в цифровую доску YouTrack. Несколько раз пробовали сразу планировать в системе — не удобно. Интерфейсы заставляют придерживаться формата, а просто накидать планы и затем их детализировать не получается.

Всем очень нравилось работать исключительно с клавиатуры. Например, для поиска достаточно начать что-то вводить в любом месте системы и после пары введенных символов система начнет выдавать результаты поиска. Главный восторг вызывает именно поиск.

Коммуникации в карточках велись исключительно по делу. Система как-то подталкивает к формализму и строгости.

Главной проблемой было то, что подключить кого-то не из отдела разработки практически невозможно, ни менеджер проекта ни кто-то из поддержки клиентов не начинают пользоваться. А если вдруг это происходит на короткий период, то в разработке появляется кто-то следящий за порядком не своих пользователей.

Плюсы — хорошо заточенная система для разработчиков. Бесплатно до 10 пользователей.

Минусы — только для отдела разработки.

Простой Agile Board, где каждая задача — это чат.

Сделали для себя, запустили публичное использование. При первом знакомстве напоминает комбинацию Trello+Slack. Существенно продвинулись в решении проблемы планов, задач и общения в одном месте. Подходит как для отдела разработки, так и для маркетинга.

В интерфейсах отдали большой приоритет блокам, помогающим наблюдать за тем, что происходит в компании или в твоем отделе. Существенно экономит время на введение ого-то в курс дела. Удобно для работы удаленных сотрудников.

Есть коробочная версия и бесплатная облачная версия для команд для 15 пользователей