Гибридный офис: как PepsiCo, Х5 Retail Group и другие гиганты адаптировали свои процессы под новую реальность

За последние полтора года мы узнали, что работать из офиса 5 дней в неделю совсем не обязательно. Но и у удалёнки нашлись свои минусы — опрос Райффайзенбанка показал, что людям не хватает физической активности и живого общения с коллегами. А по данным Ростелекома, каждая пятая российская компания после перехода на удалёнку отмечает снижение и в эффективности сотрудников и в финансовых результатах.

Вот почему компании по всему миру выбирают гибридный формат, при котором сотрудники могут посещать офис 1-2 раза в неделю, реже или чаще — по необходимости. В этой статье посмотрим на кейсы крупных компаний и выделим лучшие практики, которые помогают поддерживать эффективность команды.

Контекст

«Медиа Альянс» — одна из крупнейших российских медиакомпаний, в портфолио которой входит контент Discovery, TLC, Animal Planet, Eurosport, Cartoon Network и других телевизионных брендов. Компания уделяет много внимания корпоративной культуре и коммуникации внутри команды, проводит опросы, ищет общие для сотрудников ценности, запускает экологические инициативы.

Трансформация

В 2020 году, после вынужденной удалёнки, компания открыла для себя гибридный формат работы, предоставив командам возможность самостоятельно определять, откуда работать и как часто посещать офис. Это решение позволило оптимизировать расходы на обслуживание офиса: вместо двух полу-пустующих помещений появилось одно, с рабочими и социальными зонами, переговорными комнатами и комментаторскими кабинками.

Технологии

Для прозрачного распределения пространства команда использует систему бронирования рабочих мест UnSpot — здесь можно занять на нужное время стол у окна, парковочное место или переговорную. Для бронирования доступен даже кабинет CEO — в то время, когда директора нет на месте, этим пространством может воспользоваться любой сотрудник.

Контекст

Х5 Retail Group управляет брендами сетевых магазинов — Пятерочка, Перекресток, Карусель — а также развивает онлайн сервисы и собственную службу логистики. Сегодня у компании 11 корпоративных центров, расположенных в 6 Федеральных округах России.

Трансформация

Пилотный проект X5 Home Office стартовал ещё в 2019 году, так что во время пандемии его оставалось только масштабировать. Компания придерживается phygital-принципов, которые соединяют физическое и цифровое пространство. Сегодня в гибридном формате работают 60% персонала компании, а в офисах на 30% увеличилось количество социальных зон и переговорных комнат.

Технологии

Компания взяла на себя закупку компьютеров и мобильных роутеров для сотрудников, чтобы обеспечить бесперебойную работу на удалёнке. Для коммуникации и управления задачами внедрили Microsoft Teams, а для поддержания командного духа ввели корпоративные ивенты: “неделя здоровья”, IT-квартирник, онлайн-викторины.

Контекст

Работа.ру — IT компания, развивающая сервис для подбора персонала и поиска работы. С 2019 года сервис входит в экосистему Сбера, сейчас над его развитием работают несколько продуктовых команд. До пандемии все команды работали из офиса.

Трансформация

На удалёнке в период пандемии коллеги соскучилась по живому общению, появился запрос на оффлайн встречи с командами, руководителями и кросс-функциональные встречи. Поэтому в компании ввели гибридный формат — сотрудники внутри команды договариваются, в какие дни они будут встречаться в офисе. При этом жестких требований к посещению офиса нет — разработчики, например, могут приезжать пару раз в месяц, а сейлзы собираются в офисе несколько раз в неделю.

Технологии

Внедрили систему бронирования рабочих мест, чтобы сделать загруженность офиса более равномерной. В дополнение к Московскому офису арендовали коворкинг в Сочи — опросы показали, что это самое популярное направление для летнего отдыха сотрудников.

Контекст

Коммуникационная группа АДВ — одно из крупнейших медиаагентств на российском рынке, работающее в партнёрстве с международными холдингами IPG и Havas. Агентства Arena входит в один из бизнес-дивизионов группы и специализируется на маркетинговых коммуникациях.

Трансформация

В мае 2020 года компания провела внутреннее исследование — оказалось, что 44% сотрудников испытывают трудности в удалённом формате работы, и только 26% готовы остаться на удалёнке после пандемии. В результате компания перешла к гибридному формату работы, при этом удалось оптимизировать офисное пространство и сократить на 10% расходы на его обслуживание.

Технологии

Ввели систему shared desk — одним рабочим местом могут пользоваться несколько сотрудников. Поработали над эргономикой, вместо лишних столов установили звукоизоляционные капсулы для проведения Zoom-конференций. Дали возможность командам самостоятельно выбрать инструменты для управления задачами и коммуникации. А для адаптации новых сотрудников внедрили платформу Training Space.

Контекст

Крупный разработчик мобильных и веб-приложений с офисами в Москве, Ростове, Санкт-Петербурге и Таганроге. В портфолио клиентов — такие глобальные бренды, как IKEA, Hamleys, Disney и другие. Активно работают над улучшением внутренних процессов, внедряя предложенные сотрудниками инициативы.

Трансформация

Во время массовой удалёнки получили обратную связь от сотрудников, которым не комфортно работать из дома. После снятия обязательных ограничений перешли на гибридный формат, но с соблюдением мер безопасности — ввели правила бронирования рабочих мест, чтобы сохранять социальную дистанцию между сотрудниками.

Технологии

Используют собственное приложение для бронирования рабочих мест UnSpot. На основе данных о загруженности офиса принимают решения по оптимизации пространства — например, часть невостребованных столов заменили на библиотеку с креслами-мешками, чтобы сотрудники могли отдохнуть или поработать в менее формальной обстановке.

Контекст

В штате крупнейшего в России производителя напитков и продуктов питания около 19 тысяч сотрудников. Компания активно использует концепцию устойчивого развития для повышения благополучия своих сотрудников.

Трансформация

После первого локдауна, руководство компании решило возвращаться в офис постепенно. Для этого сотрудникам предложили заполнить анкету и указать, как часто им необходимо посещать офис. Следующим этапом компания вдвое сократила количество рабочих мест, распределив между сотрудниками дни присутствия в офисе.

Технологии

Внедрили инструмент бронирования рабочих мест, благодаря чему удается управлять пространством и сохранять социальную дистанцию между сотрудниками. Создали принципы взаимодействия в дистанционном формате: четко определять необходимое для встречи время и минимально-необходимый состав участников, фиксировать перерывы между встречами, не назначать встречи после 17:00.

Итак, чтобы успешно внедрить гибридный офис, стоит уделить внимание следующим практикам:

• Оптимизация офисного пространства. Чтобы командам было комфортнее работать в офисе, используйте системы бронирования рабочих мест и расширяйте возможности для взаимодействия — создавайте социальные зоны, устанавливайте шумоизоляционные капсулы, увеличивайте количество переговорных комнат.
• Внедрение правил и принципов коммуникации. Договоритесь об этике в рабочих чатах и на zoom-конференциях, бронируйте короткие промежутки времени для звонков-статусов, используйте цифровые инструменты для распределения и трекинга задач.
• Регулярно проводите опросы среди сотрудников. Исследуйте потребности и поведенческие модели, собирайте обратную связь — всё это поможет развивать физическую и цифровую среду, в которой ваша команда сможет повысить свою продуктивность.