Только бумага и маркер, только хардкор: дизайн-спринт как способ улучшить командную работу

Менеджер продукта сервиса Setapp Павел Педенко поделился опытом использования однодневных дизайн-спринтов.

Дизайн-спринт — это достаточно старый инструмент в продуктовой разработке. Часто его используют для решения проблем, затрагивающих разные функции внутри продукта.

Так как многие команды всё ещё не уверены в его эффективности, на нашем примере я расскажу, как дизайн-спринты помогли нам:

Сплотить команду, состоящую из разных специалистов (всего 35 человек, включая разработчиков, специалистов по маркетингу, а также сотрудников на операционных и продуктовых позициях).
Построить неочевидные гипотезы решения продуктовых проблем.
Создать условия для появления радикально новых решений в рамках процесса, сфокусированного на доставку ценности.

Setapp — это сервис, который по подписке предоставляет пользователям доступ к библиотеке качественных полнофункциональных приложений для Mac. Сервис создан компанией MacPaw (известна благодаря продукту CleanMyMac).

Setapp существует немногим больше года. За это время мы расширили каталог c 60 до 107 приложений.

Сейчас сервисом пользуются 16 тысяч платящих подписчиков.

SaaS-метрики: ARR (рентабельность инвестиций) $1,6 млн, monthly churn (ежемесячный отток) приблизительно равен 5%.

Она уже большая: 35 человек, занятые на полный рабочий день.

Состоит из следующих групп:

Продуктовых специалистов.
Десктоп-разработчиков.
Веб-разработчиков.
Отдела маркетинга.
Специалистов по развитию бизнеса.

Мы стараемся объединить команду общей целью и одной road map (дорожной картой продукта).

Все группы работают по системе Kanban. Совсем недавно мы смогли визуализировать практически сквозной процесс доставки ценности на продуктовом уровне, чем я горжусь.

Kanban-борд команды Setapp на продуктовом уровне

Исторически в MacPaw маркетинг и разработка всегда были разными отделами. И несмотря на то, что сейчас фактически все группы структурно объединены в одну команду, с кросс-функциональными гипотезами у нас явно были проблемы. Большинство специалистов сфокусированы на своём канале или задаче.

То есть практически классическая проблема с поставкой организационной структуры вместо ценности.

Мы хотели вывести команду на более высокий уровень абстракции, сплотив её с помощью работы над гипотезами на продуктовом уровне.

В качестве инструмента решили использовать дизайн-спринты.

Если вы менеджер продукта, то точно слышали об этом формате или даже читали книгу Sprint.

Для всех остальных — небольшой ликбез.

Дизайн-спринт — это формат, предложенный Google Ventures, призванный помогать компаниям быстрее достигать целей и ускорить обучаемость команды. Эта практика помогает развить клиент-центрированный подход и инновативность, объединяя команду вокруг общего видения.

Внедряя дизайн-спринты в вашей организации, вы сможете:

Сместить фокус команды с вопроса «Что мы делаем?» к вопросу «Чего мы хотим достичь, и какой кратчайший способ это сделать?».
Легче справляться с неизвестностью. Вы не обладаете ответами на все вопросы, зато вы знаете, какие проблемы требуют решения.
Найти пространство для инноваций и креативности в команде, заточенной под достижение результата.

В MacPaw мы всегда посвящали каждую вторую пятницу месяца изучению чего-нибудь нового — работе над так называемыми пэт-проектами и очень редко — решению проблем реальных продуктов.

Но недавно мы выделили одну из таких пятниц и превратили её в дизайн-спринт под названием «Setapp Labs Day».

Проблема с форматом Google Ventures заключалась в том, что он был рассчитан на пять дней. У нас же был только один. Потому мы адаптировали формат под себя так, чтобы использовать преимущества процесса, всё же не посвящая ему всю рабочую неделю.

Внедряя дизайн-спринты, мы надеялись получить от практики следующие результаты:

Мы хотели, чтобы команда переключилась на решение проблем, которые не входили в их прямые обязанности, но были важны для успеха продукта.
Недавно в организационной структуре MacPaw (и, как следствие, в Setapp) произошли некоторые изменения (маркетинг перестал быть отделом и стал частью продукта). В рамках дизайн-спринта мы хотели построить кросс-функциональные группы с полной автономией и всеми необходимыми ресурсами для решения проблемы, над которой они работали.
Мы хотели приблизить команду к нашим пользователям. До Setapp Labs Day только сотрудники, непосредственно работающие в продуктовой группе, видели людей, которые за этот продукт платят.

Внедряя свой вариант дизайн-спринтов в компании, очень важно определить, чего именно вы хотите достичь с помощью этого формата (вроде очевидно, но я сам часто ведусь на поводу у модных инструментов, не думая, какую проблему я решаю).

Мы достаточно рано поняли: если мы хотим, чтобы команда могла предлагать новые идеи, сперва мы должны создать правильную атмосферу, в которой ценится скорость обучения, а не правильность решения.

Для того, чтобы всё получилось, мы ввели всего пять правил:

Одна группа фокусируется на одной проблеме целый день. Мы верим, что возможно быть эффективным, только сосредоточившись на одной задаче за раз. И хотя время ограничено, мультизадачность ухудшает результаты, потому мы решили её избежать.
Группа для каждой задачи должна быть настолько разнородной, насколько это возможно. В идеале мы хотели, чтобы группы объединяли сотрудников, которые никогда раньше не работали друг с другом. Для этого мы пригласили специалистов, которые не работали над Setapp, но хотели поучаствовать в спринте.
График должен быть жёстким, а прототипы черновыми. Нет времени кодить и совершенствовать дизайн. Нет времени полировать решение. Только бумага и маркер, только хардкор.
Потребители должны быть вовлечены в процесс. Все созданные во время Setapp Labs Day решения должны пройти валидацию реальными покупателями.
Публичное демо должно быть готово вечером того же дня. В конце дня каждой группе нужно было презентовать свою работу вне зависимости от степени её завершенности. Обязательный момент в презентации — показать обратную связь клиента (неважно, хорошая она или плохая).

Несколько команд, учавствующих в дизайн-спринте, собрались на бриф

Чтобы максимально использовать ограниченное количество времени, мы с самого начала позаботились о том, чтобы во время дизайн-спринта была коллаборативная атмосфера.

Мы призвали команду поднимать проблемы, которые, как они считали, были ключевыми для успеха Setapp, с одним условием: мы не обращаемся к тем задачам, которые сейчас есть в беклоге.
Чтобы собрать проблемы, мы поставили коробку в комнате, где работала команда Setapp. Каждый мог бросить в неё листочек со своим видением ключевой проблемы проекта.
После этого мы консолидировали проблемы, оценили их с помощью данных, а затем составили список из трёх задач для работы. Этот список мы презентовали команде и предложили поучаствовать в их решении.
Участники могут выбрать проблему, решением которой они хотели бы заняться. Никакого давления, важно дать пространство для инициативы.
Чтобы попасть в группу, решающую определённую проблему, достаточно было наклеить стикер со своим ником на листок, на котором была написана соответствующая проблема. Количество людей в группе было неограничено.
Мы пригласили к участию людей из других продуктовых команд MacPaw — это позволило получить свежий взгляд и новые идеи.
У нас есть закрытая группа в Facebook, где мы общаемся с нашими подписчиками. Там мы опубликовали предложение поучаствовать в спринте. Таким образом мы получили волонтёров со всего мира, которые были с нами на связи.
Для общения с подписчиками мы использовали Skype.
Интервью с потребителями рассматриваются как обязательная часть процесса.

Моя публикация в нашей закрытой группе для пользователей с призывом принять участие в дизайн-спринте

Как вы понимаете, втиснуть пятидневный формат в один рабочий день — непростая задача, и расписание дизайн-спринтов не оставляет времени на прокрастинацию.

10:30 — участники приходят в офис, наслаждаются таким необходимым утренним кофе и готовятся к процессу.
11:00 — стартовая речь. Оглашение правил и прояснение условий. Начало командной работы.
13:00 — группы общаются с подписчиками. Показывают прототипы решений. Получают обратную связь.
14:00 — статус-встреча Setapp Labs Day. Группы встречаются, чтобы поделиться впечатлениями и проблемами. Обсуждают текущий статус решения проблем. Динамичная дискуссия перед продолжением командной работы.
16:00 — вторая сессия общения с подписчиками.
17:30 — время демо. Команда делится находками, выводами, новыми идеями и презентуют прототипы.
18:00 — все едят пиццу. Кто-то даже пьёт пиво.

Одна из команд, участвующая в дизайн-спринте, за работой

Setapp Labs Day принёс успех нашей команде. Первый дизайн-спринт принёс такие результаты:

Две смелые продуктовые идеи, которые мы уже включили в беклог (самое важное — их сгенерировала команда).
Мы пересмотрели тон коммуникации с пользователями и разработали новую манеру общения и внешний вид наших транзакционных электронных писем (кстати, в результате перформанс обновлённых шаблонов оказался хуже старых).
Моральный дух был поднят выше наших ожиданий. «Почему мы так не работаем каждый день?» — был главным вопросом участников. Команде понравилось работать с фокусом на решение проблемы, а не на «вылизывание» всевозможных edge-кейсов.
Появился запрос на создание experience-команды (команд), которая была бы сфокусирована на разных опытах пользователя внутри продукта и автономна в принятии решений для достижения необходимого результата. Сейчас мы развиваем эту практику и, возможно, в марте 2018 года у нас заработает подобная инициатива.

Вечернее демо. Команды презентуют результаты своей работы в рамках дизайн-спринта

Во время Setapp Labs Day мы не построили ракету и не сделали каких-то ошеломляющих открытий. Но этот день стал важным напоминанием о том, как важны цели, и какой эффективной в их достижении бывает командная работа.

Вот несколько выводов, которые мы сделали благодаря первому дизайн-спринту:

Чтобы прилагать свои усилия эффективным способом, ваша команда должна чётко понимать приоритеты. Донесите проблему, которую хотите решить. Звучит просто, но попробуйте спросить у нескольких людей, выполняющих разные функции в вашей команде, о приоритетах продукта — ответ может вас удивить.
Менеджмент продукта — не только ваша ответственность. Не говорите команде, что делать, объясните ей, какую проблему нужно решить. Вы, как менеджер, продукта не обязаны знать правильные решения, но вы должны чётко показать, какие проблемы нужно решать в первую очередь.
Важно структурировать процесс и график. «Полировка» прототипа обходится компании слишком дорого. Уделяйте больше времени определению проблемы и меньше — совершенствованию её решения.
Результаты коммуникации. Объясните команде, что дальше происходит с их идеями. Не рассчитывайте на то, что они проверят страницу Confluence.
Процесс создания идей так же важен, как сами созданные идеи. Экспериментируйте с этим процессом.

Дизайн-спринт помог нам создавать более проработанные решения быстрее, чем когда-либо раньше. Решения, которые используются и оцениваются важными для продукта людьми — потребителями. Используйте наш опыт как отправную точку для создания ваших версий дизайн-спринтов и стройте более эффективный бизнес.