"Умные" кассы: какая касса подойдет вашему бизнесу

В 2018 году стартовал второй этап кассовой реформы, в рамках которого более миллиона предпринимателей и фирм должны будут оснастить свои торговые точки новым оборудованием – онлайн-кассами. На рынке представлено несколько видов таких устройств. Как выбрать онлайн-кассу, с которой ваш бизнес будет успешным?

История вопроса

Кассовая реформа проходит в несколько этапов. С прошлого года на онлайн-кассы уже перешли компании, применяющие общую систему налогообложения, «упрощенку» и специальный режим для сельхозпроизводителей (ЕСХН). До 1 июля 2018 году к ним присоединятся компании с наемными работниками на «вмененке» (ЕНВД) и патенте (ПСН) из сферы торговли и общепита – многие из этих компаний раньше не пользовались кассами вообще. А в следующем, 2019 году, должны будут освоить онлайн-кассы предприниматели, работающие в сфере услуг, а также самозанятые. И только незначительная часть бизнеса освобождена от необходимости работать на онлайн-кассах. Перечень исключений указан в статье 2 Закона № 54-ФЗ, в него входят, например, киоски печати и аптеки в сельской местности.

Важный момент для электронной торговли: онлайн-кассы надо применять, в том числе, в случае оплаты картой или через различные платежные сервисы, например, Яндекс.Касса. Покупатель в этом случае получит электронный чек.

Онлайн-кассы работают следующим образом: специальное оборудование передает данные в налоговую в режиме реального времени, причем для этого используется специальный сервис - оператор фискальных данных (ОФД). Если с чеком все в порядке, ОФД принимает данные и присваивает чеку фискальный признак. Далее ОФД передаёт информацию о проведённых платежах в налоговую, где они копятся, систематизируются и проверяются.

Сам по себе переход на онлайн-кассы довольно прост: купить нужное оборудование, зарегистрировать в ФНС и вести расчеты. Сегодня на рынке представлены различные виды такого оборудования, различающиеся по функционалу и цене, но предприниматели должны знать о том, что независимо от стоимости кассы при регистрации ее в ФНС до 1 июля 2018 года они смогут получить налоговый вычет в размере 18 тысяч рублей на каждую зарегистрированную кассу. Вовсе не мелочь, и очень приятно.

Из чего же может сделать выбор предприниматель?

Кому какая касса

На рынке предлагается четыре вида онлайн-касс.

Первый - так называемые «автономки» - самый простой вариант. Это обычная кнопочная касса с функцией печати чеков.

Название говорит само за себя: касса работает автономно и оторвана от жизни и прогресса. Поэтому и стоит она недорого - 15-18 тыс рублей, однако подойдет, пожалуй, только тем, у кого не так много расчетов с покупателями. «Автономка» чаще всего может только пробивать чеки, на ней нельзя наладить учет товаров и работу с бухгалтерскими программами, собирать статистику продаж и, вообще, расширять каким-либо образом функционал, например, устанавливать программы для кафе и ресторанов, которые передают заказы с кассы на кухню. Однако, например, АТОЛ производит так называемые «ньюджеры» - модернизированные автономные кассы для микро- и малого бизнеса.

Работать с автономками довольно сложно. Например, чтобы указывать название товара в чеке, надо будет составить список товаров на компьютере, подключить компьютер к кассе, потом во время продажи сканировать каждый штрих-код или набирать его на клавиатуре, что довольно трудоемко и велика вероятность ошибок. Если в магазине очередь, такое вообще исключено. Поэтому доля «автономок» заметно сократилась, они просто не успевают за развитием автоматизации ритейла, а те, кто работает на них, делают это скорее по привычке.

Обслуживание будет стоить минимально 300-500 р. в месяц, работает касса 5-6 лет, как и обещают производители.

Эксперты советуют выбирать автономку, если в торговой точке небольшой поток покупателей (например, основная масса клиентов – не физлица). Развивать бизнес с автономкой сложно. К тому же через пару лет такую кассу все равно придется модернизировать, а это дополнительные расходы.

Такие «автономные» кассы производят многие компании: «АТОЛ», «Пионер», «Инкотекс», «Искра», «Орион», «Дримкас», «СчетМаш», и др.

Вторая категория – «самосбор». Это система, собранная из нескольких отдельных частей: ноутбук или компьютер с клавиатурой, фискальный регистратор и другие.

Такие кассы имеют более широкий функционал, но стоят дороже – 35-45 тыс. рублей за оборудование + 3-4 тыс. рублей за работу специалиста, который настроит систему. Чтобы их собрать и все настроить правильно, нужно разбираться в ПО. На такие кассы можно устанавливать дополнительные программы, но это требует денег и знаний. От наличия и количества программ зависит и цена: на ПО уйдет еще 4-20 тыс. рублей, а также около 1 тыс. рублей в месяц за техподдержку.

Надежность «самосбора» ниже других решений, бытовые компьютеры не предназначены для промышленных нагрузок, могут «зависать», их придется чинить. Кроме того, несколько устройств займут много места, по сути, потребуется целый стол. То есть в целом это система громоздкая и неповоротливая.

Такие кассы подойдут тем, кому не важны цена и компактность. Зато на «самосбор» можно установить различные программы и подключить различные функции.

Третий вид кассового оборудования - POS-система, то есть комплект оборудования для торговли. Это система, специально спроектированная для промышленной эксплуатации – для крупных сетей и торговых точек с большим потоком покупателей. Она обладает широкими возможностями по развитию функционала, также к ней можно подключить периферийные устройства – весы, принтеры и другие.

Цена подобного решения – 50-120 тыс. рублей в зависимости от комплектации. Обслуживание в центре поддержки – порядка 1 тыс. рублей, также некоторые системы требуют оплату подписки за ПО 1-2 тыс. рублей в месяц.

Среди преимуществ POS-систем – функциональность и надежность. Если бизнес вырастет или изменятся законы, например, введут ЕГАИС для лекарств, кассу можно будет доработать.

Такие кассы предлагают следующие производители: «АТОЛ», «Штрих-М», «Кристалл», ККС, «Сервис Плюс» и др.

И, наконец, смарт-терминалы, или «умные» кассы, – это новое поколение касс для малого и микро-бизнеса, та же POS-система, но компактная и с большими возможностями. В одном небольшом корпусе – компьютер, фискальный накопитель, принтер чеков. Работать с ним не сложнее, чем пользоваться обычным смартфоном, а размер устройства составляет от 5 до 10 дюймов.

Стандартный функционал уже включает: кассовое ПО, учет товаров, программу, ведущую статистику продаж, работу со скидками. Терминалы «Эвотор» пошли еще дальше – на них можно скачать различное ПО из собственного магазина приложений, которое помогает терминалу подстраиваться под разные виды бизнеса и решать разные задачи, от учета товаров до контроля работы персонала. Магазин приложений работает так же, как в привычном смартфоне. Таким образом можно добавить любые функции: например, интеграцию с 1С или «Моим делом», рекомендации кассиру, карты лояльности, приложения для работы с кафе, управление ассортиментом и остатками, продажу алкоголя в системе ЕГАИС, контроль работы персонала и многое другое. Владелец кассы получает доступ в личный кабинет, через который может управлять терминалом.

Стоимость смарт-терминала – 20-50 тыс. рублей в зависимости от модели. Цена обслуживания в центре техподдержки 350-500 р. в месяц, дополнительное ПО может быть как платным, так и бесплатным.

Смарт-терминал подойдет для розничных торговых точек, будь то небольшая сеть магазинов, магазин или торговая палатка «у дома», для кафе и ресторанов, для выездной торговли, например, на рынках или ярмарках. Он поможет максимально автоматизировать бизнес и получить все преимущества, которые сегодня дают технологические решения – возможность лучше управлять торговой точкой и в итоге зарабатывать больше. Такая «умная» касса всегда будет предлагать новое и развиваться вместе с бизнесом. Безусловно, за такими кассами будущее, так как вся розничная торговля движется в сторону автоматизации всех процессов.

Такие «умные» кассы сегодня предлагают «Эвотор», «Дримкас», «Альфа-проект». Магазин приложений на данный момент есть только у «Эвотора», сейчас в нем размещены уже более 200 разных приложений.

Обратите внимание: выбирать кассовые аппараты нужно только из перечня моделей, утверждённых ФНС. И не забыть зарегистрировать кассу в налоговой до 1 июля 2018 года, это можно сделать бесплатно на сайте www.nalog.ru при наличии электронной подписи.