Юридически значимый электронный документооборот: операторы ЭДО, не взлетевший рынок и особенности стороннего софта

Юридически значимый электронный документооборот «буксует» из года в год: несколько лет назад были приняты все необходимые законодательные акты, создана система операторов юридически значимого электронного документооборота, и, казалось бы, тема навсегда закрыта. Но на самом деле ЮЗ ЭДО развивается не так, как это планировалось и предсказывалось рынком. Какие возникли сложности и как на них отреагировали софтверные компании? На вопросы отвечает Валентин Солодилин, бизнес-архитектор компании «Логика Бизнеса».

Кажется, что с юридически значимым электронным документооборотом произошло тоже, что и с ERP-системами: рынок поделен, стабилен, кому надо было – все внедрили. Что происходит на самом деле? Оправдались ли ожидания экспертов по бурному росту сегмента?

Наш анализ показывает, что сложилась интересная ситуация: с одной стороны, ЮЗ ЭДО в тренде, на словах. Все о нем знают, так или иначе слышали и, в принципе, прекрасно понимают, что это повышает эффективность, позволяет экономить и так далее. Но с другой, если мы посмотрим на проникновение этого самого ЮЗ ЭДО в компании, то увидим, что оно составляет около 2%.

То есть, такие показатели означают, что рынок просто не взлетел. Почему?

Да, можно сказать, что рынок не взлетел. Но здесь много факторов. Я для себя определяю три основных. Первый – это то, что ЮЗ ЭДО ассоциировали с технологией. Хотя это бизнес-сервис в широком смысле именно для организации бизнес-процессов делопроизводства в компаниях. В связи с тем, что воспринимается ЮЗ ЭДО как технология, ее стремятся внедрять самым простым и дешевым способом, несмотря на то, что в конечном счете это приводит к дополнительным затратам во внутреннем документообороте. В итоге мы видим, что при внедрении ЮЗ ЭДО эффективность несравнима с психологическим отторжением этого решения — все равно остается бумажный документооборот и добавляется «новый» электронный, которые не понятно, как совместить.

Второй фактор, который я могу выделить, это то, что технологию неправильно продвигают. Ее предлагают не бизнесу, а стучатся в двери ИТ-отделов, просто потому, что это технология.

Ну и третье — операторы ЭДО имея возможность внедрять и продвигать ЮЗ ЭДО, придумывать интересные и нужные бизнесу кейсы, сосредоточились на самых понятных процессах и типах документов – финансовой первичке.

То есть, операторы ЭДО не стали драйверами процессов внедрения юридически значимого электронного документооборота, ограничившись самыми простыми функциями, самыми простыми видами документов?

Их можно понять. Они зарабатывают на этом, им главное – самые массовые, как им кажется, документы охватить и максимальное количество клиентов к себе подключить. Ну и оказывать довольно простую услугу транспорта документов между контрагентами.

Фактически можно сказать, что операторы ЮЗ ЭДО чем-то напоминают операторов телеком-услуг в начале их деятельности – вот розетка, провод, подключайтесь, даем простой сервис.

Да.

Хорошо, те цифры, которые Вы привели, показывают, что рынку недостаточно ни тех сервисов, ни тех подходов, которые использовались сегодня и вчера. Какое же решение нужно рынку, на Ваш взгляд?

Необходимо смотреть с точки зрения комплексного решения, потому что ЮЗ ЭДО не кончается исключительно на финансовой первичке. Если мы посмотрим на крупные компании, то подобная документация – это порядка 5% объема всего документооборота, который там есть.

При этом они порождают огромное количество рисков, связанных с хранением этих документов, их обработкой, с методологией перестроения процессов. Им приходится, так или иначе, менять процессы делопроизводства, регламенты.

Вы сказали, что финансовые документы составляют 5% от потенциального количества, которому необходим юридически значимый электронный документооборот. А какие другие документы еще могут включаться?

С учетом реальных потребностей и того, насколько крупная компания, ее специфики бизнес-направления, могут использоваться самые разные виды документооборота:

Производственный, управленческий, кадровый, складской, технический и проектный, а не только финансовый (бухгалтерский).

В крупных производственных компания все процессы переплетаются, одни порождают другие, имеют всевозможные сквозные сценарии. А документы, участвующие в этих процессах, имеют (должны иметь) в реальности большое количество перекрестных связей, проверок и контрольных данных.

Ну, то есть, спектр достаточно широк.

Да, он довольно широкий. У нас ни один процесс без документооборота в России не происходит.

Компании не должны вестись на предложения тех же операторов ЭДО о внедрении конкретных модулей для интеграции с учетными бухгалтерскими и налоговыми системами и остальной пул документов получается вообще не охваченным. А нужно смотреть исключительно комплексно на всю проблему и понимать, что в дальнейшем придется подключать остальные типы документов и интегрировать с другими процессами документооборота в компании.

Операторы ЮЗ ЭДО, которые, в общем-то, стояли у истоков этого рынка, сегодня не совсем оправдывают себя как основные драйверы. Что, на ваш взгляд, может открыть новое дыхание для развития?

Мы видим, что операторы ЭДО работают исключительно как, так скажем, торговый бизнес, оказывая услугу транспортировки. В принципе, они не сильно хотят развиваться, занимая свою нишу. Поэтому крупным предприятиям надо предлагать не просто внедрение ЮЗ ЭДО, но и решение, которое может послужить платформой для собственного оператора ЭДО. Это первое. Потому что мы считаем, что, чем больше операторов, тем выше конкуренция между ними. А это даст толчок к развитию полезных бизнес-сервисов.

Да, и это должны быть, как я понимаю, не все операторы с одним набором услуг.

Да, будут конкурировать удобством и наличием сервисов, предоставляемых поверх технологий транспорта.

Второй момент, на наш взгляд, банки могли бы стать лидерами внедрения ЮЗ ЭДО как бизнес-сервиса. И если они создадут симбиоз документооборота и денежного оборота, к тому же автоматизированный, с применением модели интеллектуальной SMART-предобработки и маршрутизации электронных документов, они могли бы создать очень удобный бизнес-сервис для компаний, которые будут подключаться к ним как клиенты банка.

Банк может предоставлять и свои услуги в электронном виде, без необходимости личного бумажного визита. И при этом совместить их таким образом, чтобы пользователю было комфортно. И вот это, мы считаем, дало бы колоссальный толчок развитию ЮЗ ЭДО.

Цифровые банки – это правильно!

Если кратко подвести итоги, то, мне кажется, выводы можно сделать такие. Первое, рынок не развивается так быстро, как было предсказано несколько лет назад, когда вводилась система ЮЗ ЭДО. Второе, рынок, потребности предприятий гораздо шире, чем обмен юридически значимыми только финансовыми документами. Третье, рынок ЭДО не только и даже не столько технология, сколько необходимость наличия бизнес-решения, которое было бы интегрировано с различными информационными системами предприятия.

Но мы упускаем важный момент: зачем нужны отдельные продукты, например ваш «Логика: ЮЗ ЭДО», если есть возможность пересылать документы через личный кабинет оператора?

«Логика: ЮЗ ЭДО» суммировала весь наш опыт в рамках решений автоматизации делопроизводства, имеет коннекторы и механизмы тесной интеграции к самым используемым ИС на средних и крупных предприятиях. И, что очень важно, наше решение имеет довольно большое количество моделей сценариев предобработки документов. Мы называем их «Smart – ЭДО», когда пользователь может быть меньше вовлечен в сам процесс документооборота, а быть контролирующим звеном. То есть, он просто подтверждает те или иные операции, а система практически все делает за него: формирование документов, проверки данных документов по данным смежных ИС, выбор маршрутов и операций над документами, необходимые выгрузки и преобразование, обогащение данных по внешним источникам и т.д. Такие сценарии легко алгоритмизируются, потому что в обработке участвуют именно электронные документы. Это хороший способ снять рутинную нагрузку со специалистов.

Хорошо. Связанный с ЭДО важный вопрос: электронная подпись имеет срок годности. Как решается проблема с подтверждением в сторонних системах в этом контексте?

Наше решение поддерживает как локальный способ подписания, так и облачные решения ЭП, предоставляемые удостоверяющими центрами.

Возможно ли в рамках компании использовать негосударственную электронную подпись для подписания документов? Будет ли она иметь юридическую силу?

Наверное, имеется в виду неквалифицированный сертификат ЭП. В соответствии с 63 ФЗ – да, если у вас при этом существует, например, соглашение об ЭДО с участниками, или ЭДО внедряется внутри холдинга, тогда нужен приказ головной компании о том, что внедряется таким-то образом по таким-то правилам… Так что да — легитимно, но при условиях.

Что же касается финансовой первички, финансового документооборота, в тех же счетах-фактурах все равно потребуется квалифицированный сертификат и передача через оператора ЭДО в соответствии с приказами Минфина и ФНС РФ.

Обмениваться договорами или строительной документацией внутри холдинга можно?

Да, более того, например, используя «Логику: ЮЗ ЭДО» вы можете пустить к себе ваших контрагентов – внутрихолдинговые компании и сами выпускать для их пользователей неквалифицированные сертификаты ЭП. Это не потребует и с их стороны дополнительных затрат, а соглашения об ЭДО будут вестись и контролироваться «Логикой: ЮЗ ЭДО».