Споры о том, отдавать ли часть функций бизнеса на аутсорсинг, долгое время не утихавшие в деловой среде, принципиально разрешены. В ценности и реальной значимости аутсорсинга вне зависимости от бизнес-модели сегодня мало кто сомневается. Более того, у малого и начинающего бизнеса есть функции, эффективно реализовать которые без аутсорсинга, конечно, можно, но это сильно повысит организационные, временные и финансовые издержки.
Выгода
Аутсорсинг интересен в трех случаях: все процессы у компании выстроены, но перевод на аутсорсинг может повысить их эффективность; компания внедряет новый процесс, но не основной для ее деятельности; компания отдает на аутсорсинг все, кроме бизнес-процессов, составляющих ее конкурентное преимущество. Если бизнес только начинается, то внешним подрядчикам можно отдать все функции, не участвующие в развитии дела.
Что может дать аутсорсинг? Первое, на что очевидно обращают внимание предприниматели, это экономия на фиксированных затратах как-то зарплаты персонала или неосновные бизнес-процессы, которые переводятся на сторонних подрядчиков. Но выгода может быть и операционной — здесь уместно провести аналогию с офисом, в котором собирается работать компания. Она может офис купить, оснастить компьютерами, интернетом, кулерами, нанять уборщицу и пр., можно офис арендовать (но все расходы на него ложатся на компанию) или же снимать рабочее пространство в смарт-офисе, переложив всю головную боль по уходу за ним на арендодателя. Последнее экономически особенно выгодно для малых компаний с персоналом численностью менее 40-50 человек, для которых традиционная аренда окажется дороже в пересчете на одного сотрудника.
Логика аутсорсинга здесь такая же. Внешним специалистам можно передать функции IT-разработки, рекламы, маркетинга, бухгалтерии (если финансы ведутся вбелую), HR-отбора, рассчета зарплат, колл-центров, курьеров, ведения интернет-магазинов. «У нас нет сложных бизнес-процессов, но мы в компании по продаже косметики отдали на аутсорсинг ведение (без продвижения) небольшого интернет-магазина, - говорит представитель производителя натуральной косметики Nairian Мария Соболева. – Либо мне нужно было брать еще двух людей в штат, а на аутсорсе я экономлю деньги». Экономия — если сравнивать с оплатой труда этих двух гипотетических сотрудников — в два с лишним раза, прикидывает предприниматель. Плюс экспертный уровень внешних специалистов выше, так как это не один-два человека, а три-четыре, и у каждого своя специализация, что покрывает все потребности в ведении интернет-магазина. А продвижением магазина занимается сама компания.
Когда выигрыш не в деньгах
Даже если финансово выгода не очевидна, аутсорсинг позволяет не отвлекаться на второстепенные операции, как это происходит, например, в Universa. Компания, разрабатывающая блокчейн платформу, передала на аутсорсинг неосновные IT-решения: разработку мобильных приложений для IOS и Android, рекламу, маркетинг, пиар и коммьюнити-менеджмент — работу с большим, порядка 60 тыс. человек, сообществом в официальных блогах компании, соцсетях, чатах, рассказывает Александр Бородич, основатель Universa: «Мы выносим на аутсорс непрофильные функции: то, что сложно быстро масштабировать». При этом в компании есть специалисты, которые ведут соответствующие направления или проекты.
У Universa есть программисты, специалисты по криптографии, шифрованию — они занимаются разработкой основного технически сложного продукта. «Продуктовая команда должна быть своя, нужно обеспечить безопасность ноу-хау, программного кода», — уверен Бородич. Выбор отдать разработку мобильных приложений на аутсорсинг был обоснован тем, что это разовая работа на 3-4 месяца. Если программистов брать в штат, то потом придется их увольнять, на что они не согласятся — это конкурентные профессии. Поэтому решение это во многом вынужденное, и своя команда, возможно, обошлась бы дешевле, но с учетом времени и затрат на поиск разработчиков расходы были бы в целом сопоставимы. В итоге выигрывают обе стороны.
С коммьюнити-менеджментом ситуация сложнее — компания хотела бы перевести этот участок работы в штат, так как общение с потребителями чувствительно для бизнеса. Качество внутри всегда будет выше. Весь вопрос в том, насколько это важно сейчас, рассуждает Александр Бородич. На стадии развития бизнеса передача этой функции на аутсорсинг — лучший вариант, считает он. У компании — сотни вопросов в день, своими силами такой объем информации они не смогли бы обрабатывать. Внешняя команда полностью взяла на себя общение с сообществом на четырех основных для Universa языках: английский, русский, испанский и китайский. Занимается этим подразделение в рекламном агентстве, которое предоставляет Universa услуги полного цикла. В агентстве налажены внутренние связи, поэтому когда у компании случаются события, подготовленная редакторами информация передается команде коммьюнити-менеджмента. Переводить эти функции внутрь компании сейчас экономически не оправдано: в команде на аутсорсинге работают порядка 20 человек, в 2-3 смены, многие — на парт-тайм. Агентство платит такому человеку во Владивостоке 15 тыс. рублей в месяц, перевод его к себе в штат экономии на расходах не даст, плюс нужно будет потратиться на HR-отбор и организационные издержки при работе в разных часовых поясах. «У нас в штате сейчас только человек, который все это курирует. Как и с разработкой приложений», - объясняет Бородич.
Как отбирать
Отбору аутсорсинговых команд важно уделить особое внимание. Правило номер один при поиске: быстро, качественно и дешево не бывает. Или быстро, или качественно, или дешево, уверен Александр Бородич. У внешней команды должны быть адекватные сроки исполнения заказа, хорошее портфолио, которое нужно обязательно проверить, также нужно получить сторонние рекомендации, собрать реноме контрагента и дальше сравнить его с другими.
Высокая цена при этом - не гарантия качества, так как крупные игроки могут завышать сметы, что бьет по средним подрядчикам, которых могут отсеивать с подозрением на демпинг. Также нужно обратить внимание на договор, где должны быть прописаны штрафные санкции за некачественные услуги. «Мы работаем с проверенными исполнителями, у нас подписаны все необходимые документы — соглашения о конфиденциальности, приложения, в котором четко прописано техническое задание, сроки исполнения - поэтому рисков мы не видим», - говорит Бородич. Самое важное, по его мнению, это правильно прописать то, что в итоге хочешь получить. Кроме того, важно иметь с контрагентом общее представление о процессах, над которыми он будет работать, и о результате. «В первую очередь нужно смотреть на команду подрядчика и ее опыт», - считает Мария Соболева. У нее небольшой бизнес, и для нее предпочтительнее работать также с небольшой компанией. Для больших аутсорсинговых фирм ее бизнес слишком мал, рассуждает Соболева, - они не будут им заниматься так, как маленькие. «На другой стороне мне нужен человек, который понимает мои потребности, быстро реагирует на мои изменения, а не говорит, мол, у тебя что-то объемы не растут как мы рассчитывали, поэтому мы не будем тобой заниматься как это делали на начальном этапе», - объясняет Соболева.
Другой важный вопрос — кто отбирает аутсорсинговую команду? Проблема больших компаний, что это могли делать финансовые менеджеры, ориентирующиеся на стоимость. Лучше всего, если отбором занимается тот, кто в дальнейшем будет нести ответственность за результат, качество выполненной работы: проектный менеджер (если аутсорсинг берется для проекта) либо продакт-менеджер (если это долгосрочная история). Начать можно с некритичных для бизнеса процессов, чтобы в течение нескольких месяцев протестировать и аутсорсинговую компанию, эффективность модели, результаты. Если по каким-то причинам услуги не подходят, надо найти в себе силы отказаться от не устроившей компании и найти новую.
Крупные компании — если это только не гиганты, где бизнес на 100% прозрачен - не склонны активно пользоваться аутсорсингом, стремясь замкнуть на себе все процессы. Для средних и маленьких фирм аутсорсинг гораздо интереснее и предоставляет хорошие возможности. Этот рынок сейчас в России растет и ярковыраженно сегментируется, отмечают его пользователи. Появились услуги облачных технологий, высокотехнологичных колл-центров, бизнес-девеломпента, разработки стратегий развития, качественный видео-продакшн, консалтинг. Если поискать, то на аутсорсинге можно закрыть любые потребности небольших фирм.