Матрица ответственности или как перестать работать за своих сотрудников

До того как в моей жизни появился лондонский startup проект, много лет я работала в IT корпорациях. В последней из них я отвечала за довольно большой регион и обширный круг задач. В какой-то момент я почувствовала себя совершенно без сил от того, что не видела конца и края работе, закрепленным за мной и моей командой. У меня не было понимания как перестать делать за своих сотрудников то, что делать должны они. Решение пришло со стороны и оказалось очень эффективным. Мой товарищ, который специализируется в бизнес-консалтинге, посоветовал мне сделать матрицу ответственности. Я использую ее и по сей день. О ней я и хочу рассказать. Матрицу я переделала под себя, в оригинальном виде она выглядела немного иначе. И вот что у меня получилось.

Все задачи конечны. Когда кажется, что список дел бесконечный, но это не так. Просто у страха глаза велики. Нужно выдохнуть, сесть и написать все, чем вы занимаетесь. Написать очень подробно. Пишите как вам удобно. Например, все из разных областей в кучу. А потом сортируйте по категориям. Либо сначала по категориям, а в категориях уже подробно. Мне было удобно сначала обозначить все задачи в целом, за которые я отвечаю, а потом в категориях прописать подробно все подзадачи. Чтобы не быть голословной, покажу на примерах. Рассмотрим одну небольшую задачу, которая входила в зону моей ответственности в отделе маркетинга – организация партнерских рассылок для 7 регионов, говорящих на разных языках.

В этой задаче есть: контент-план, сбор материала, написание контента, локализация контента, подготовка списка рассылки, верстка, оценка результатов и т.д.

И вот так по каждой задаче, за которую вы отвечаете надо подробно описать все-все, что вы делаете для ее выполнения. Это не только полезно для составления матрицы ответственности, а также поможет систематизировать вашу работу и покажет «свет в конце туннеля».

После того как список готов, делаем таблицу, в которой должны быть следующие заголовки:

· Название задачи

· Имена сотрудников, которые вовлечены в выполнение данной задачи

И теперь задача распределить ответственность и степень вовлеченности вашей команды в каждую из задач. По каким-то задачам вы определите, что здесь решение 100% принимаете вы, делаете задачу только вы и никто другой. По другой задаче вы отдаете 100% ответственности сотруднику и только контролируете результат. По третьей задаче сотрудник делает для вас подготовительную работу, а самые ответственные моменты делаете сами.

Снова рассмотрим на примерах. Возьмем мой пример выше с партнерскими рассылками. Например, подготовка контент-плана – того, о чем будем писать. В этот вовлечен сотрудник А, задача которого подготовить план, а задача руководителя этот план откорректировать и утвердить. Следующая задача – сбор материала и написание контента. Здесь 100% ответственность сотрудника А, менеджер не вмешивается и не учит уму разуму сотрудника где брать контент и как писать, раз задача делегирована.

Контент собрали. Теперь верстка. За это отвечает сотрудник Б. И взаимодействует с ним сотрудник А, который ставит задачу как верстать, на чем расставлять акценты и т.д. И так проходимся по каждой из задач в списке.

Таким образом у вас получится таблица, в которой расписаны все задачи, все сотрудники и их зоны ответственности. Дальше эту матрицу нужно обсудить со всеми, кто вписан в нее. Не ознакомить в приказном порядке, а обсудить и наделить ответственностью за каждую задачу, делегированную данному человеку. И тут я позволю себе немного отступления. Почему люди не делают то, что должны делать? Из собственного же опыта скажу, потому что часто мы делаем «маленькими» своих сотрудников. Ест очень хорошая книга Марии Колосовой «Вырастить гения», это книга про детскую психологию. Я ее рекомендую всем читать. Так вот, там Мария приводит отличный пример про ответственность. Если вы наделили ответственностью ребенка, то не нужно делать за него его работу! Если вы купили ему собаку, то гулять и убирай за ней должен ребенок. И нужно перетерпеть и не кидаться вытирать лужи в квартире и позволить скулить собаке, которой нужно срочно гулять, до тех пор, пока ребенок не поймет, что кроме него никто это не сделает. Убирать за собакой лужи и кучи, и делать все остальное, что идет обратной медалью к исполнению желания «хочу собаку!» - это ответственность ребенка. То же самое и сотрудниками. Дав задачу, обсудив как ее надо делать, ни в коем случае нельзя ее делать за сотрудника. Иначе вы сделаете человека «маленьким». Он не будет отвечать за результат, в который вы вмешались, т.к. вы сняли с него ответственность сами своим «Я лучше знаю, сейчас тебе покажу как надо».

Обсудим матрицу ответственности, ее стоит повесить на стену, если вы работаете вы офисе. Это нужно для того, чтобы каждый видел и помнил за что он отвечает. Если вы работаете в удаленной команде, положите матрицу туда, где хранятся ваши общие документы, на самое видное место.

Матрица будет переделываться много раз, задачи меняются, нужно быстро подстраиваться под изменения ситуации. Но если вы будете своевременно вносить изменения в матрицу и следовать тому, что там написали, у вас появится больше времени как у руководителя на выполнение стратегических задач, контроль, обучение персонала и анализ деятельности. И это то, что и должен делать руководитель, на мой взгляд. Сотрудники – это ресурс. И пользоваться ресурсом нужно эффективно. А этому стоит учиться.