Порядок, доведенный до автоматизма: как сделать склад двигателем торговли
Пропускная способность играет в сфере ритейла едва ли не решающую роль, тем более в гипермаркетах формата DIY. С одной стороны, большой и постоянный поток клиентов – один из драйверов развития, с другой – настроены ли действующие бизнес-процессы под резкий скачок покупательской активности? Этот вопрос встал для компании «К-Раута» наиболее остро, когда гипермаркет решил провести в тестовом режиме масштабную акцию. Спрос вырос, но предложение затерялось на верхних полках складских зон. Бизнес-аналитик сети строительных гипермаркетов "К-Раута" Александр Скоробогатов – о том, как навести порядок на складе.
Экзамен на скорость
Для склада и логистической схемы гипермаркета первая масштабная акция на товары оказалась серьезной проверкой. И хотя сам процесс был стандартным — сотрудникам нужно было, как и всегда, комплектовать товары для доставки и непосредственной передачи клиентам в торговом зале — устоявшаяся система оказалась не готова к резкому росту заказов и активным онлайн-продажам. Скорость комплектации и отгрузки товаров снизилась до недопустимых значений. Покупатели ждали своих заказов дольше обычного, а сотрудникам торгового зала приходилось принимать на себя весь гнев «не дождавшихся».Тогда стало понятно – логистическая схема явно устарела.
Хотя предпосылки к этому, конечно, были. Складская программа, в которой мы вели учет товаров, уже не соответствовала масштабам гипермаркета: медленная работа и необходимость вносить и корректировать данные на стационарном компьютере значительно усложняли процесс. Страшно вспомнить, сколько времени они тратили на хождения от склада к компьютеру и обратно… Конечно, это сказывалась на скорости работы. Что может быть ужаснее для клиента, чем долгое ожидание товара? Или когда товар на складе вообще не могут найти? Бывало, что люди покидали магазин ни с чем. Хотя нет, у них наверняка оставались неприятные воспоминания о гипермаркете. И скорее всего, они больше не придут.
Нужно было все менять. Мы понимали, что кроме реорганизации складских зон понадобится и новая программа, которая будет отвечать разработанным правилам логистики. Старый софт был написан сторонними разработчиками специально под наши требования, но эти требования отвечали логистике далекого 2008 года и канули в лету вместе с его разработчиками, но это совсем другая история…
Всему свое место
Итак, с чего мы начали. Анализ оборачиваемости и структуры склада привел к промежуточным выводам и действиям:
- Закон Парето еще никто не отменял: 20% нашего ассортимента давали 80% оборота. Чтобы сотрудники имели доступ к самым высокооборачиваемым товарам без использования погрузочной техники, мы выделили на складе специальные места на нижних ярусах. Одна ячейка – один товар. Менее популярные товары разместили на верхних ярусах. В одной ячейке хранятся товары разных габаритов.
- Путем анализа поставок мы вывели идеальную формулу заказов высокооборачиваемых товаров – они должны быть всегда в наличии, именно в том количестве, которого хватает до следующей поставки. Параллельно определили правила выделения необходимой площади под хранение каждого товара.
- После каждой поставки мы стали анализировать запросы на доставку от клиентов и сразу комплектовать товар, минуя зону складирования (исключение – товары, имеющие сроки годности).
- Мы сформулировали требования к инструменту для ведения адресного хранения: он должен не только позволять вести корректный учет реорганизованного склада, но и быть удобным в использовании, чтобы сотрудники могли работать как на стационарном компьютере, так и на мобильном устройстве.
Так были определены требования к продукту. Надо сказать, что в сторону кастомных решений мы даже не смотрели, потому что имели негативный опыт с разработчиками прежней версии – в какой-то момент остались без техподдержки, обслуживали программу своими силами и были сильно ограничены в возможностях. Поэтому решили однозначно — только готовый продукт.
Кто ищет, тот всегда найдет
Начался поиск… долгий и мучительный. Череда встреч, презентаций, оценок работ с компаниями, предоставляющих готовые складские решения. Но идеальный вариант на горизонте все не появлялся.
Проблема в том, что типовые складские программы обычно заточены под логистику распределительных центров. На хранение определяются либо паллеты с монотоваром, либо уже скомплектованные паллеты, которые будут отгружаться целиком. Точечная выемка и пополнение уже занятых ячеек с разносортным товаром организованы сложно, не интуитивно, поскольку не являются основным потоком операций распределительных центров. Зато есть множество функций, которые нам не нужны.
Заплатить мы должны были дважды – за коробочный функционал, большая часть которого нам никогда не потребуется, и за доработку части функционала, но не под наши потребности, а на ограничениях бизнес-логики существующей программы.
Месяц, два, шесть. Результатов нет. За время поисков мы начали по-другому смотреть на кастомные решениям. Как ни крути, ПО с нуля под наши требования. И раз мы однажды уже прокололись на этом, важно было найти надежного разработчика, готового не только принять наши требования, но и поддерживать продукт. Вздохнули, перекрестились, начали поиск.
Еще один месяц, несколько контактов, зацепка - Деасофт. Встреча. Общаемся. Смотрим недоверчиво – смогут или нет? Нам демонстрируют портфолио разработанных продуктов, рассказывают об особенностях взаимодействия. Лед тает. Мне понравился подход: невыполнимых задач нет, бывают непрозрачные требования. Передаем наши требования, прощаемся. Ждем коммерческое предложение и сроки. Ожидания оправданы. В бой!
На самом деле лед таял около полугода. Именно столько длились переговоры с “К-Раута”. Заказчик тщательно нас проверял, запрашивал документы, интересовался архитектурой системы, возможностями и ограничениями. Было заметно, что неудачный опыт работы с прежними разработчиками породил у компании недоверие к программам с нуля. Зато на этапе переговоров заказчик грамотно формулировал вопросы и требования. Так что из своего не совсем удачного опыта “К-Раута” что-то полезное тоже извлекла.
Создание продукта
Работа по проекту шла продуктивно, на «притирку» потратили не более двух недель, а далее плотное взаимодействие, еженедельные отчеты, и главное, не пустые обещания, а промежуточный результат! Визуализация ПО, рабочие интерфейсы и функциональные клавиши, подробное ТЗ на разработку и т.д. Поэтапно мы создавали каждый блок уже работающего функционала – базовое взаимодействие, форматы поиска, отчетность. Тут надо отметить, что мы стремились впихнуть как можно больше «хотелок», поскольку гибкий подход Деасофт к разработке позволял это делать – гулять, так гулять! Но ребята из Деасофт помогли структурировать наши запросы, что-то отсеивали и оставляли только то, что делало наш продукт простым в использовании и одновременно функциональным. За это команде разработчиков отдельное спасибо.
У нас четкая структура взаимодействия с заказчиком. Мы сами ведем его по проекту, этапам и итерациям. От него только требуется знать собственные бизнес-процессы и отвечать на вопросы наших аналитиков. Уже на основе полученных данных мы выстраиваем структуру приложения, создаем прототипы, пишем ТЗ с подробным описанием функционала и бизнес-логики. Сама же разработка идет итерациями по две недели, мы собираем задачи и в конце отчитываемся о работающем функционале.
При создании продукта мы изменили порядок нумерации ячеек, формат внесения и корректировки данных, прорабатывали сценарии использования, анализировали, насколько конечным пользователям будет удобно работать с программой. Закладывали логику, чтобы сама система подсказывала специалисту склада, в каких ячейках и в каком объеме лучше разместить товар.
Мы даже немного по-детски обрадовались, когда поняли, что больше не нужно носить с собой распечатанные списки товаров к сборке. Вся информация – на экране мобильного устройства. Номера ячеек получили штрих-коды, при сканировании которых сотрудник без ручного ввода сразу переходит к необходимому функционалу. Там же можно отслеживать товары, имеющие сроки годности или партийность. Все это значительно сократило время на обработку приходов товаров.
Время
На разработку мы закладывали шесть месяцев, но уже к четвертому получили боевой функционал и приняли решение запустить пилотную версию. Так проще обкатать все возможности и выявить баги.
Удается экономить время еще и потому, что мы не пишем функционал с нуля, используем уже готовые модули, которые в силу опыта были разработаны на других проектах. За счет этого на отстройку процессов уходит гораздо меньше времени.
При внедрении софта протестных настроений у сотрудников не возникало. Сложности, конечно, были: реструктуризация склада и перераспределение мест хранения всего товарного запаса рядовому сотруднику видится, как бесцельное перекладывание товаров с одного места на другое. Но функционал новой программы персонал явно воодушевил. Пилотный запуск прошел успешно!
Итоги
По сути, мы получили пульт управления складами, еще и созданный по нашим пожеланиям.
- Мощный апгрейд операционной деятельности: оптимизация цепочки поставок, сокращение времени на обработку приходов товаров на 15%, сокращение времени распределения товаров на складе на 20%, использование погрузочно-разгрузочной техники свелось к минимуму, что привело к сокращению парка (техника находится в аренде).
- В 80% случаев клиент получает товар со склада уже через пару минут (раньше каждая отгрузка занимала от 10 до 30 минут, так как требовала привлечения погрузочной техники и перекладывания товара на поддоне).
- Увеличение пропускной способности гипермаркета позволило проводить масштабные акции и привлекать значительный клиентский поток без риска невыполнения обязательств по отгрузке.
Что дальше? Мы продолжили работать с компанией Деасофт не только по линии технической поддержки логистической программы, но и по созданию нового софта для службы доставки. Нового, заточенного под наш бизнес.