Как избежать ошибок в системе учёта доставки еды: настраиваем FrontPad правильно с нуля

Всем привет. Сегодня вместе с разбираемся в очень важной теме для общепита: как правильно настроить CRM-систему, чтобы не попасть в кассовый разрыв. Наш топ систем учёта ищи в статье, и отдельно остановимся на настройке FrontPad. Старший руководитель проектов Делай SMM Арсений Иванченко покажет на примерах, как грамотно вести учёт склада. Подробное видео уже вышло в нашем ютуб-канале.

Буквально два слова о том, что такое FrontPad. Это:

«Почему система? Потому что она подразумевает регулярные действия. Просто вбить ТТК в систему, и чтобы дальше она работала автоматически, к сожалению, не получится. В любом случае нам нужно регулярно вводить туда накладные, обновлять цену закупки, чтобы у нас актуализировалась себестоимость», - объясняет Арсений.

Учёт начинается с базовых вещей: с сырья, полуфабрикатов и товаров.

Сырьё - это, например, икра масаго, которая просто приходит к тебе на склад, и дальнейшая обработка этого продукта не требуется. Также сырьём могут выступать и другие товары, например, авокадо. Когда ты его закупаешь, оно является сырьём. Потом ты с него счищаешь кожуру, убираешь кость - в этот момент продукт становится полуфабрикатом. Конечная его точка - когда продукт находится в товаре.

Есть полуфабрикаты другого формата, как например, наггетсы или картофель фри - то есть, они к тебе на склад уже приходят в виде полуфабрикатов. С ними нужны дальнейшие действия для того, чтобы преобразовать их в товар. Это либо фритюр, либо еще какие-то минимальные манипуляции, то есть, у них нет какой-либо ужарки, уварки или т.д.

И соответственно, сами товары - то, что ты закупил, и оно сразу готово к реализации. Например, банка кока-колы. Ты её купил и тут же готов реализовать и получить с неё свою маржу.

«Бывают исключения: есть такое сырьё, как сыр, ты его закупил 500 г и реализуешь 500 г, он не подлежит обработке и стадии полуфабриката. Это готовое сырьё для реализации. Есть продукты, которые ты уже закупаешь в формате полуфабриката: наггетсы, картошка фри. Они подлежат только температурной обработке. Это почти готовый товар. И собственно, сам готовый товар - то, что ты купил и просто реализовал», - делится Арсений.

Специально для этого экспресс-обучения Арсений завёл нулевую систему учёта фронтпад.

Здесь есть функция «Новый заказ» - для администраторов - когда они принимают заказ по телефону, вбивают его сюда руками.

Вкладка «Заказы» - общая статистика по заказам и их статусы (в пути, произведён или в производстве), здесь можно видеть сумму выручки, адреса для доставки, чтобы администратор мог логистически распределять пути курьеров, виден формат оплаты (уже оплачен заказ или требуется оплата, чтобы не происходило хаоса в момент передачи заказа между администратором и курьером).

Вкладка «Справочники» - самый интересный пункт для нас, где есть два самых важных подпункта - «Товары» и «Компоненты (сырьё)».

В “Сырье” можно создавать различные категории - морепродукты, напитки, овощи, соусы.

Разберём на примере лосося. Создаём «новое сырьё» - лосось - и делаем его отдельным полуфабрикатом.

Здесь единица измерения - важный пункт, у многих на этом моменте сбивается себестоимость. Нужно понимать, что если ставишь единицу измерения «килограммы», то дальнейшее оприходование должно быть в килограммах.

Эту категорию полуфабрикаты лучше сделать «скрытой», чтобы администраторы не напутали и не добавили компоненты отсюда в заказ клиенту.

Таким же способом добавляем рис, нори, огурец - и теперь нам известна себестоимость ролла «Филадельфия».

«Вот так при помощи простых манипуляций ты можешь настроить учёт на складе, в целом видеть динамику по закупке и на основе этого принимать корректные решения по развитию бизнеса», - делится Арсений.

И помни, что команда Делай SMM поможет тебе настроить CRM-систему конкретно под твою доставку. Обращайся!