Инструмент для лидеров рынка: Внедрение BI-системы

В статье приводим примеры реального использования BI-систем

Современные компании сталкиваются с растущим объемом данных и с большим количеством источников данных. Умение извлекать значимую информацию из этого потока становится ключевым фактором успеха. Внедрение системы Business Intelligence (BI) становится стратегическим шагом для оптимизации бизнес-процессов и повышения конкурентоспособности.

BI-система — это комплекс программных и аппаратных решений, нацеленных на сбор, анализ, визуализацию данных. Основная задача BI — помочь компаниям в выработке стратегических и тактических решений: от выявления трендов до мониторинга ключевых показателей производительности. BI-система представляет собой мощный инструмент для принятия управленческих решений на основе данных.

• Автоматизация отчетности и экономия времени

  BI-система автоматизирует рутинные задачи по сбору и анализу данных, освобождает время специалистов компании для стратегических задач. Это приводит к повышению эффективности работы всей компании

• Увеличение прозрачности и снижение рисков

  BI-система дает компаниям возможность создать прозрачную и доступную информацию для участников всех бизнес-процессов. Это снижает риски, связанные с возможностью ошибок при ручной обработке большого объема информации, и обеспечивает наглядность данных в отчетах и диаграммах.

• Принятие решений на основе данных

  Анализ данных в BI-системе, позволяет понимать текущую ситуацию, выявлять тренды и принимать эффективные решения для изменения ситуации.

• Обеспечение безопасности данных

  В BI-системах возможна настройка разграничения прав доступа пользователей к данным, что позволяет защитить важную информацию от несогласованных действий.

1. Создание отчетов и дашбордов для визуализации информации

Наглядные динамические отчеты облегчают мониторинг ключевых показателей производительности и предоставляют возможность принимать решения на основе актуальных данных.

2. Прогнозирование и планирование на основе исторических данных

Сбор, хранение и анализ исторических данных помогает выявить скрытые зависимости и строить более точные прогнозы и планы.

3. Мониторинг бизнес-показателей в режиме реального времени

Быстрый анализ и реакция на изменения в бизнес-среде становятся возможными благодаря BI-системе. Актуальная информация позволяет руководителю оперативно реагировать на изменения и грамотно распределять ресурсы.

4. Управление ресурсами

BI-система позволяет использовать данные для прогнозирования будущих тенденций спроса и планирование запасов, предотвращать дефициты или излишки. Также с BI становится возможным прогнозирование потребностей в ресурсах на основе данных о продажах.

5. Проверка гипотез и выявление трендов

Объединение всех источников данных в одной BI-системе позволяет проверять различные гипотезы и находить нетривиальные закономерности, которые влияют на значимые бизнес-показатели.

О проекте: Рассмотрим пример международной компании, у которой в каждой стране существует представительство и своя языковая версия сайта. На сайте у посетителей есть возможность оставить заявку на приобретение продукции компании. Заявки собираются в единую базу данных и обрабатываются отделом продаж в специальной системе с учетом географической принадлежности заявки и менеджера по продажам.

Для управления этим сложным процессом менеджменту компании необходимо постоянно быть в курсе динамики процессов сбора и обработки заявок. Для этого из системы раз в месяц выгружались файлы с “сырыми” данными и средствами Excel строился отчет, где рассчитывались все необходимые метрики.

Проблема: Такой подход имел ряд недостатков и проблем: каждый раз необходимо было вручную обрабатывать исходные данные и в итоге получался статичный отчет в excel, который показывал ситуацию на конец периода, но не показывал динамику. Низкая частота выпусков отчетов (раз в месяц) тоже не позволяла увидеть проблему в самом начале ее появления, что не давало данных для оперативного принятия нужных решений, исследования проблемных ситуаций и прогнозирования.

Решение: Менеджмент компании понимал, что необходимо было внедрить BI-систему в качестве инструмента для решения сложившейся ситуации. Это позволило бизнесу получить такие преимущества как:

- единый инструмент для отчетности и анализа;

- объединение данных из нескольких источников;

- автоматизация составления отчетов — оптимизация трудоемкости и исключения ошибок;

- оперативность получения данных и как результат — актуальность на каждый день;

- согласие внутри команды относительно основных показателей бизнес-процессов в компании.

Была создана серия дашбордов отражающих процесс получения и обработки заявок с сайта и его региональных представительств — на основе импортируемых в BI-систему данных реализован ряд отчетов с основными метриками этих процессов.

О проекте: У заказчика онлайн-магазины и проекты по различным направлениям деятельности. По каждому проекту ведется маркетинговая стратегия, настраиваются рекламные каналы, по-разному считается рентабельность.

Проблема: Бизнес-модель заказчика не формировала единую базу отчетности компании:

• большое количество источников данных — связи не настроены, сложное сопоставление, затрудненный доступ;
• большой объем данных, который необходимо подвергнуть обработке;
• отчеты в Excel, 1С, веб-интерфейсы — статичная картинка, низкая частота выпусков отчетов;
• не было единого видения и согласия по ряду процессов и показателей в бизнес-процессах компании.

Отсутствие понятной и удобной методологии составления отчетов по процессам в компании не давало возможности проводить исследования проблемных ситуаций, строить гипотезы, принимать оперативные решения на основе данных.

Решение: Внедрена BI-система в существующую IT-архитектуру в соответствии с запросом заказчика. Новый инструмент помогает анализировать закономерности, выявлять причины позитивных и негативных тенденций в процессах, проверять гипотезы.

Автоматизирован и систематизирован сбор данных в гибко управляемый формат и выстроена аналитическая система, охватывающая бизнес-процессы компании.

Сокращено время на обработку рутинных задач, оптимизирован процесс управления, повышена эффективность принимаемых решений.

Внедрение комплекса отчетов положительно сказалось на развитии проектов компании:

- выявлены удачные маркетинговые каналы и кампании, что позволило оптимизировать рекламный бюджет;

- сформированы тенденции продаж и зависимости от различных факторов, что помогло скорректировать бизнес-процессы для увеличения рентабельности проектов;

- появилась возможность оперативно реагировать на проблемные ситуации, выявляя их на ранних стадиях.