Вместо 80 ежедневных задач и тревожности +20% рост выручки и спокойствие: как систематизация может помочь бизнесу

Часто бывает так, что на изменения в бизнесе не хватает сил — их забирает операционка, да ещё и сотрудники не хотят перемен и саботируют решения. Такое случилось с героем статьи Николаем Аникиным.

Попробовав разные системы управления, он все же нашел решение, которое помогло ему освободить голову от лишних задач.

После этого уровень его тревожности снизился, а компания выросла в доходах на 20%. Плюсом один из его сотрудников полностью взял на себя запуск нового направления.

Николай — руководитель группы компаний Фабрика «Вкусно» в Томске, которая занимается производством готовой еды для магазинов и служб доставки. В 2021 году в компании было 140 сотрудников.

Ежедневно у Николая было 30 личных задач и ещё около 50 на контроле. Чаще всего предприниматель ставил задачи устно и затем устанавливал напоминания в телефоне. После он звонил сотрудникам, чтобы проконтролировать выполнение задач.

Установка напоминания в телефоне занимала примерно 1–2 минуты. Кроме того, сотрудникам часто приходилось долго объяснять суть задачи. Учитывая, что таких задач в день было около 50, на их постановку и контроль уходило более 4 часов рабочего времени ежедневно. При этом эффективность была низкой. Многие задачи упускалась из вида и подвисали.

Чтобы как-то навести порядок в делах, Николай стал тестировать разные инструменты для систематизации задач. Он пробовал внедрить Битрикс24 и Trello, но сотрудники их не приняли:

• настройки программ казались им слишком сложными, они не хотели в них разбираться;
• интерфейсы казались многим непонятными и запутанными.

Как итог — задачи просто копились в бэклоге, а сотрудники общались устно или через мессенджеры.

Нужно было найти такой инструмент, который мог бы избавить Николая от постоянного контроля бизнес-процессов. Также предприниматель хотел, чтобы команда пользовалась новой программой и не саботировала задачи.

В процессе поиска такого инструмента он узнал о Кванте.

Параллельно Николай решил пройти обучение по систематизации, где попробовал Квант в деле. Он понял, что Квант ему подходит, и стал внедрять его в своей компании. Это вызвало небольшое отторжение у сотрудников.

Частая ошибка предпринимателей — внедрить какой-то инструмент, но не объяснить команде, как с ним работать. Сотрудники привыкли к определенному процессу, а тут внезапно надо полностью перестроиться и вникнуть во что-то незнакомое. Здесь возникает конфликт — люди не любят изменения, даже если они к лучшему.

В Кванте мы придерживаемся принципа — все как раньше, только лучше. Чтобы команда легче адаптировалась к новому процессу, мы проводим презентацию для собственника компании, рассказываем ему как работать с платформой, а он обучает своих сотрудников. После этого все готовы к работе и можно сразу начинать.

Внутри компании договорились, что с руководителями теперь все коммуникации будут проходить в Кванте, а остальные могут продолжать ставить задачи устно, если, например, сидят в одном офисе.

Обучение новеньких в компании стало проходить в 2–3 раза быстрее. Раньше нужно было держать в голове все процессы, чтобы в точности пересказать их новому работнику. Естественно, так не получалось: какие-то детали забывались, и у сотрудников было много вопросов.

Чтобы сотруднику было проще вникнуть в новый процесс, Николай стал записывать видеоинструкции — в Кванте можно делать регламенты полностью из видеороликов.

Получается своеобразный мини-курс для сотрудников, к которому они могут вернуться в любое время, чтобы что-то вспомнить или уточнить. Для руководителя это тоже удобно: часто бывает легче записать скринкаст процесса, чем описывать его вручную.

Компаниям проще достигать результатов, когда все сотрудники «горят» большой идеей. Для этого нужно сформулировать миссию своего бизнеса.

«Возможно, я сначала и сам не верил до конца и ребята не сильно верили в лозунги “мы стремимся к лучшему”, “мы растем”, “мы развиваемся”», — говорит Николай. Но эффект от введения миссии компании все равно был видимым: сотрудники стали более самостоятельными, стали брать на себя сложные задачи и даже полноценные проекты.

Например, новое для компании направление «умные холодильники» полностью взял на себя один из сотрудников. Теперь компания устанавливает микромаркеты с готовой едой в учебных заведениях или офисах.

За три года вместе с Николаем мы внесли много изменений в Квант.

Например, мы сделали удобный формат для проверки крупных задач, в которых требуется добавление скриншотов или фотографий. Раньше, чтобы посмотреть файлы, нужно было открывать каждую задачу отдельно.

По совету Николая мы сделали единое окно для задач, в котором приложены все фото в большом размере. Как говорит предприниматель, эта функция ускорила контроль выполнения задач.

Еще одно большое нововведение — расширенные функции коммуникатора. Это специальный человек, который помогает не пропустить важные задачи. Он следит за процессами и напоминает сотрудникам о дедлайнах, например, звонит по телефону или пишет в мессенджере. Раньше коммуникатор только следил за задачами, а сейчас он может сам внести их в таск-лист.

После того, как в компании появилась система управления, Николай стал гораздо спокойнее, ведь больше не нужно было держать все задачи в голове.

Как говорит Николай, Квант оказался для него незаменимым сервисом, ведь он постоянно держал на контроле до 80 задач, большая часть из которых, естественно, забывалась.

Так как времени стало больше, Николай начал заниматься развитием сотрудников и своим развитием как предпринимателя. Он начал фокусироваться на новых направлениях в бизнесе, например на развитии микромаркетов.

Эти эффекты стали проявляться с первого года работы с Квантом, а со временем только укреплялись. Результатом стал рост выручки и прибыли компании на 15–20%.

В планах у Николая развиваться как инвестору, а также пробовать себя в новых бизнесах. Сейчас они с партнёром вышли на WB, начали закупать товары в Китае и продавать.

Вы можете записаться на бесплатную экскурсию в системную компанию Квант – это созвон с экспертом по систематизации в Zoom, на котором он расскажет о нашей системе управления. Владелец бизнеса сможет сделать вывод, подходит она ему или нет. Также всем позвонившим мы даём 3 бонуса:

• пошаговый план по выходу из операционки,
• несколько ключевых регламентов,
• таблицу определения потери времени и денег.

Если вы больше 50% времени тратите на операционку, тратите время на задачи, которые вам не нравятся, и несколько лет уже не можете пробить свой максимум в доходе — подпишитесь на соцсети Кванта.

Канал Дмитрия Калашникова → сооснователь бизнеса с капитализацией в 1,5 млрд, создатель системы Квант. Он постоянно учится, находит новые инструменты управления и делится успешным опытом.

Канал Кванта → канал компании, где мы делимся кейсами предпринимателей, у которых реально получилось упростить свой бизнес и избавиться от рутины. Если тоже так хотите — подпишитесь и сфокусируйтесь на управлении.