От обучения бариста до аттестации кофеен: как «Правда Кофе» настроила ключевые процессы в Pyrus

«Правда Кофе» — сеть из 160+ кофеен в Москве, МО и Санкт-Петербурге. Компания управляет своими заведениями и продает франшизу, консультирует владельцев кофеен, обжаривает и продает зерно, а также обучает бариста в собственном тренинг-центре. Рассказываем, как Pyrus помог выстроить все эти процессы на единой платформе.

В «Правда Кофе» используют Pyrus с 2019 года. До этого все рабочие коммуникации вели в электронной почте и мессенджерах, а формы хранили на Google Drive. Выбор на Pyrus пал, в первую очередь, из-за интуитивно понятного интерфейса, простого и удобного функционала, а также скорости работы. Кроме того, системой уже пользовались успешные франшизы — включая Dodo Pizza.

«Нашей главной задачей было систематизировать все в одном месте. Pyrus для нас — это большой агрегатор всех бизнес-процессов: ничего не теряется и не удаляется, все процессы оставляют свой цифровой след.»

Андрей Андросов, ведущий тренинг-менеджер Школы Бариста Coffee Workshop и «Правда Кофе»

Сейчас Pyrus используют, в первую очередь, как бизнес-мессенджер для рабочих коммуникаций и систему управления задачами. Здесь также взаимодействуют с франчайзи, собирают заявки на оплату и закрывающие документы для финансового отдела, ведут процесс подбора и онбординга сотрудников, принимают аттестации бариста, проводят аудиты кофеен по чек-листу. Вот как это выглядит.

Один из секретов успеха франшизы «Правда Кофе» — комплексный подход к организации и управлению бизнесом: от обжарки зерна и приготовления напитков до подбора и обучения персонала. В компании продают партнерам не только стабильный бизнес, но и корпоративную кофейную культуру и стандарты качества.

Для этого важно, чтобы на каждом этапе применялись единые стандарты. Поэтому в Pyrus наладили контроль за работой кофеен по чек-листам.

«Мы формализовали весь процесс контроля кофеен на местах. У нас есть команда территориальных управляющих, которые приезжают на точку и смотрят, насколько эффективно работает бизнес».

Андрей Андросов

В специальной форме в Pyrus управляющие оценивают по 100-балльной шкале, насколько кофейня соответствует внутренним стандартам: по уровню сервиса, приготовлению напитков, состоянию витрины, а также прикладывают фото. По итогам аудита кофейне автоматически присваивается статус — желтый, зеленый или красный, в зависимости от набранных баллов.

Если кофейня попала в «красную» зону (то есть набрала меньше 80 баллов), значит, ей нужно помочь: проконсультировать управляющего и провести тренинг для бариста.

У «Правда Кофе» есть свой тренинг-центр — Школа Бариста, через которую ежегодно проходят более 200 специалистов. В нем готовят персонал для собственных точек, франшиз и других кофеен. Это помогает поддерживать единые стандарты во всех точках: время приготовления, помол и количество зерна, температура, давление, подача напитка.

Для аттестации тоже используют готовые формы, которые заполняют по итогам обучения. Тренер фиксирует каждый шаг: от помола до молочной пенки на латте, и тоже прикладывает фото

По итогам заполнения система автоматически считает баллы, с помощью привязанного к форме Excel-файла. Чтобы пройти аттестацию, бариста должен набрать не меньше 75 баллов.

Рекрутинг в «Правда Кофе» — это два параллельных процесса: подбор сотрудников для корпоративных кофеен и франчайзи (они же — Бизнес-партнеры). В обоих случаях все начинается с заявки на подбор, где есть стандартные поля: регион, позиция, требования к соискателю.

«Всех партнеров мы сразу подключаем в Pyrus, где им доступны все необходимые формы. В том числе — заявка на поиск персонала»

Андрей Андросов

Под каждого соискателя HR-менеджеры заполняют форму «Кандидат», которая привязана к «Заявке на подбор».

Туда же попадают данные из анкеты, которую заполняют соискатели при отклике на вакансию на HeadHunter. Также к форме «Кандидат» привязана форма для собеседования, которую заполняют по итогам интервью.

Когда одного из кандидатов приняли на работу, его форму можно связать с welcome-тренингом и формой для выставления счетов бизнес-партнерам за услуги рекрутинга. По результатам онбординга новые сотрудники заполняют анкету. Если процесс прошел успешно, бариста начинает обучение с последующей аттестацией. На этом же этапе создается карточка сотрудника, где фиксируют все пройденные курсы и их результаты.

Сейчас Pyrus используют во всех партнерских кофейнях и франчайзинговых — их 14 и 150 соответственно.

«Я сам занимался автоматизацией наших процессов. Мы внедряем Pyrus постепенно и автоматизировали пока не все. В планах ввести больше форм, потому что они заметно упрощают работу».

Андрей Андросов

Для «Правда Кофе» платформа стала удобным инструментом контроля над выполнением задач, обеспечила структурированную коммуникацию «в одном окне» и минимизировала переписку по электронной почте. Но главное — Pyrus помогает отслеживать загруженность команды и видеть, как распределяются задачи и где узкие места. Например, благодаря аналитике по проведенным тренингам, аттестациям и аудитам кофеен стало понятно, что нужно расширять штат тренеров и территориальных управляющих.

Хотите автоматизировать задачи и документооборот у себя в компании? Заполните заявку, чтобы наш эксперт связался с вами и провел демонстрацию.

Присоединяйтесь к сообществу Pyrus в Telegram: следите за новостями, задавайте вопросы и получайте поддержку комьюнити.