От найма до увольнения: как создать полную автоматизацию кадрового процесса с Битрикс24. Кейс Bridge Group
Вы всё ещё ловите сотрудников в коридорах, чтобы подписать документы? Или тонете в бесконечных отправках бумажек курьерами? Остановитесь, надо что-то с этим делать. Что именно – в статье.
Автоматизация HR-процессов — это не просто тренд, а необходимость в текущих условиях рынка. В Bridge Group раньше все кадровые документы велись вручную: бумажные договора, подписи, отправка документов. Это тормозило работу, увеличивало затраты и создавало ненужные сложности. Но с переходом на Битрикс24 и внедрением КЭДО ситуация изменилась кардинально.
Теперь процесс оформления сотрудников, их адаптация и увольнение происходят в «одном окне». Дальше разберем, как компания автоматизировала полный цикл управления персоналом и какую роль в этом играет КЭДО.
О компании
Bridge Group – лидер в аутсорсинге и консалтинге
- Основана в 2008 году, входит в ТОП-10 компаний в сфере бухгалтерии и налогового учета (RAEX).
- Специализация: бухгалтерский и налоговый учет, кадровое делопроизводство, охрана труда, юридический консалтинг.
Цифры и факты:
- 2500+ реализованных проектов
- 200+ специалистов
- Офисы в Москве, Санкт-Петербурге, Туле, Чебоксарах и Белгороде
- Международный стандарт безопасности ISO 27001
- Одни из первых в отрасли внедрили digital-решения в учетные процессы
Digital Bridge – ключевое подразделение группы компаний, занимается IT-решениями в области автоматизации бизнеса. Именно сотрудники Digital Bridge взяли на себя реализацию проекта по развитию Битрикс24 и внедрению КЭДО на уровне группы компаний.
Почему Bridge Group выбрала Битрикс24 и КЭДО
Компания уже активно использовала Битрикс24 как корпоративный портал для общения, постановки задач и бизнес-процессов – 100% сотрудников компании пользуются им ежедневно для совместной работы. Внедрение отдельной системы для электронного документооборота добавило бы лишние сложности, поэтому выбор был очевиден — использовать встроенные возможности Битрикс24.
КЭДО позволил:
- Избавиться от бумажных документов, ускорив процессы оформления.
- Снизить затраты на печать и курьерскую отправку документов в подразделения по стране.
- Обеспечить безопасное хранение кадровых документов в единой системе.
- Упростить подписание всех необходимых бумаг для сотрудников.
- Повысить уровень безопасности, исключив необходимость использования сторонних мессенджеров для передачи документов. В компании Bridge Group официально запрещены WhatsApp и Telegram для рабочих коммуникаций, что минимизирует риск утраты важных данных при увольнении сотрудников. Мессенджер Битрикс24 обеспечивает безопасность данных компании.
Полный цикл жизни сотрудника: автоматизация от найма до увольнения
Давайте посмотрим, какие этапы кадрового процесса удалось настроить в Битрикс24 и как это всё работает.
1. Подбор кандидатов
- Руководитель создает заявку на нового сотрудника прямо в Битрикс24.
- Запрос автоматически попадает в HR-воронку.
- Интеграция с HH.ru позволяет загружать отклики прямо в систему, где они автоматически структурируются и распределяются по соответствующим категориям.
- HR-специалисты оценивают кандидатов, проводят собеседования и согласовывают их с руководством.
- В системе предусмотрены автоматизированные фильтры, которые помогают HR-команде работать только с релевантными кандидатами, исключая ручную сортировку.
- Все этапы фиксируются в Битрикс24, а система автоматически распределяет задачи на каждом этапе, помогая избежать потерю информации.
2. Оформление нового сотрудника
- После успешного отбора создается карточка сотрудника.
- HR, IT-отдел и офис-менеджер получают автоматические задачи на подготовку рабочего места.
- Задачи на оформление документов тоже формируются автоматически. Далее документы загружаются в КЭДО, и сотрудник подписывает их в цифровом формате за считанные минуты.
3. Онбординг и адаптация
- Сотруднику автоматически назначаются задачи на знакомство с командой и обучение.
- Уведомления, которые приходят ответственным за адаптацию, помогают контролировать процесс.
- Руководитель видит прогресс сотрудника и может оперативно помочь при необходимости.
4. Испытательный срок и оценка сотрудника
- Испытательный срок сопровождается автоматизированными задачами и контрольными встречами.
- Система фиксирует результаты работы сотрудника.
- После испытательного срока принимается решение о дальнейшем сотрудничестве, и все данные остаются в системе.
5. Кадровые процессы в период работы
- Вся внутренняя коммуникация ведется в Битрикс24 — компания отказалась от сторонних мессенджеров и полноценно использует корпоративный портал для общения, обмена данными и ведения проектов.
- КЭДО используется для подписания приказов, заявлений и других документов.
6. Увольнение и кадровый резерв
- При увольнении сотрудника все документы оформляются в КЭДО.
- Вся информация о сотруднике остается в системе, что позволяет при необходимости легко восстановить его данные.
- Кадровый резерв дает возможность быстро возвращать ценных сотрудников при необходимости.
Внедрение Битрикс24 и КЭДО: как это изменило работу компании
Bridge Group получила ощутимые результаты:
- Автоматизация позволила сократить рутинные задачи кадрового отдела.
- 90% сотрудников перешли на КЭДО — особенно это оценили удаленные работники из разных городов. Остальные 10% работают в главном офисе, поэтому им проще подписывать документы лично.
- Экономия на бумаге, принтерах и курьерской доставке — компания сократила ненужные расходы.
- Процессы стали быстрее — теперь подписание документов занимает минуты вместо дней.
- Безопасность — документы больше не теряются, а вся история хранится в системе.
- Время на поиск и найм сотрудника сократился на 30%, благодаря автоматизации рутинных действий.
- Скорость закрытия вакансий во втором полугодии увеличилась на 18%.
- Время онбординга нового сотрудника сократилось с 2 месяцев до 2 недель.
Полный обмен данными между Битрикс24 и 1C. Коннектор с 1C:ЗУП
Можно ли сделать кадровый процесс ещё более эффективным? Да!
Недавнее обновление Битрикс24 – коннектор с 1C:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) позволяет настроить двусторонний обмен данными, благодаря которому не нужно будет загружать документы вручную в 1C и Битрикс24. При формировании документов в одной системе, они автоматически подтянутся во вторую.
Bridge Group начала тестировать интеграцию КЭДО с 1С:ЗУП через новый коннектор – это сделает автоматизацию кадрового процесса завершённой. Процесс автоматизации карточки сотрудника уже идет — можно будет смотреть расчетные листки и остаток отпуска.