Как мы отказались от таск-менеджеров и перешли на Google Таблицу
И она работает эффективнее, чем любой канбан.
Меня зовут Женя Новаев, я проджект-менеджер в агентстве Influence’s Traffic. Мы привлекаем трафик для бьюти- и фитнес-студий. Осваиваем от N миллионов в месяц.
Но вот в чём загвоздка: мы ведём много проектов. Одновременно в работе у нас 155 городов.
Поэтому, когда я только пришёл в агентство, я долго “вкатывался” в работу. Не было какого-то централизованного списка задач. Не было базы знаний и понятной инструкции — что делать в той или иной ситуации? как отслеживать задачи?
Тогда у нас не было какого-то общего пространства, в котором мы могли бы удобно ставить задачи. Особенно сложно разобраться новому человеку в команде.
Поэтому мы начали искать сервис, в котором есть:
— возможность создать базу знаний
— удобный поиск по ней
— календарь задач
— возможность ставить регулярные задачи: например, каждую неделю или каждый месяц
Trello на тот момент уже не работал в России, и мы выбрали WEEEK. Там было всё, что нужно… Но одно мы не учли.
Мы ведём одновременно 155 городов. Таргетологи делят их между собой, и у каждого получается по 10-15 карточек. Но проджект-менеджеров у нас только двое.
Поэтому ежедневно у каждого менеджера было по 100 карточек. Просто чтобы поддерживать жизнеспособность этой системы и следить за акутальностью задач, я тратил по 2 часа времени каждый день.
Поэтому WEEEK подошёл нам во всём: там была и база знаний, и канбан для таргетологов… По для проджектов он оказался ужасно неудобным. Мы стали думать дальше.
Решили попробовать просто ставить задачи прямо в чате в Телеграме. Отвели планёрку — сразу же ставим задачу.
Но.
Во-первых, задачи терялись под слоем новых сообщений. Визуально это неудобно, очень легко пропустить что-то важное.
Во-вторых, было непонятно, как следить за актуальностью задач. Например, стоит задача — запросить анализ качества по 15 городам. Просто разослать сообщение — это 15 минут. Но задача считается выполненной только тогда, когда все клиенты ответили, и у них не осталось никаких возражений.
А отвечать они могут и по 2, и по 3 дня.
Спустя какое-то время сообщение в Телеграме уже нельзя редактировать. Поэтому задача теряется, и уже не получится отследить, выполнена ли она (и насколько).
В итоге ставить задачи в чате тоже оказалось неудобно.
Тогда я просто завёл гугл-документ, чтобы отслеживать хотя бы свои задачи. Всё было максимально просто: дата, список, актуальность. Если задача выполнена, я её “зачёркивал”. Если нет, то переносил на следующий день.
И я решил: а что, если всё это перенести в таблицу?
В первом столбце — список городов. В первой строке — даты.
Вот, как это выглядит:
Теперь в начале рабочего дня мы просто берём дату. Ставим фильтр, чтобы исключить пустые окошки.
И получаем, скажем, 15-20 задач на день. На обоих менеджеров.
Затем мы просто делим их пополам: мне десяток сверху, тебе десяток снизу. Между ними проводим жирную черту.
Выполнил — отмечаешь зелёным. Не выполнил — переносишь на следующий день.
В чём удобство?
Мы ввели эту таблицу как временное решение, но в итоге она оказалась настолько удобной, что её решили оставить.
Плюс, она позволила нам планировать задачи наперёд.
Например, в Наро-Фоминске выросла цена лида. Мы исправили настройки и креативы, и вроде бы всё — все довольны. Но важно понять, как эти правки повлияют на кампанию в целом.
Поэтому я ставлю задачу через неделю: запросить обратную связь по Наро-Фоминску. И уже неважно, буду ли я работать в этот день. Задача стоит в таблице, значит кто-то из проджектов в любом случае её возьмёт.
Не теряются ли задачи?
У нас есть правило: если задачу нельзя выполнить за 5 минут, то её нужно внести в таблицу. Но мы все люди, и все можем в моменте о чём-то забыть.
Поэтому каждый вечер мы назначаем одного “дежурного”. Он читает все чаты за день и смотрит, все ли задачи перенесены в таблицу. На это нужно всего 30 минут.
Но все же говорят, что нужно одно общее пространство для всей команды…
Да. И мы тоже пытались найти сервис, который бы устроил всех: и таргетологов, и менеджеров. Перепробовали много разных таск-менеджеров.
Но специфика работы таргетологов и проджектов слишком разная. Поэтому пришлось сделать выбор в пользу удобства.
Да, неидеально. Но эффективно и не смертельно.
Результат?
Система работает: задачи не теряются, мы выполняем их вовремя.
Менеджеры не сходят с ума от визуального нагромождения задач: всё чётко, понятно, запутаться невозможно.
Новичок в команде легко разберётся.
Мы не платим по 20-30 тысяч в год за обслуживание таск-менеджера.
И главное:
Нам часто говорят, что у нас отличный сервис в агентстве. Отвечаем быстрее всех.
В работе мы поддерживаем порядок всегда. Поэтому мы приводим гарантированно окупаемый трафик в любых объемах — хоть миллион, хоть десять.
Хотите попробовать?
Протестировать нашу команду можно бесплатно. Да, серьёзно, за 0 рублей. От вас только рекламный бюджет.
Работаем со студиями красоты: лазер, LPG, массаж, пилатес, фитнес, йога и т.д.
Если вы готовы вкладываться в проект и хотите выйти на всероссийский или даже международный уровень, то мы готовы вам помочь.
Чтобы узнать подробности, просто напишите в телеграм:
Расскажите, как вы трекаете задачи? Каким сервисом пользуетесь? Пишите в комментариях 👇