История поставщика. Как мы зашли в госзакупки, пересчитали все и вылезли из минуса

С этой фразы началась наша беседа с поставщиком из Кемеровской области. Читайте историю строительной компании: как они пытались найти заказы, вышли в 44‑ФЗ, наломали дров, а потом — переосмыслили всю модель работы, от смет до внутренних ролей. А мы просто записали кейс.

Кто мы

Мы — небольшая подрядная организация, работаем с 2021 года. Специализация — строительные и ремонтные работы: кровля, электрика, капремонт. Штат — 43 человека. Из них — две бригады монтажников, снабжение, бухгалтерия, два инженера и я — человек, который держит весь внешний контур: от поиска заказов до общения с заказчиками.

До выхода в закупки наш основной бизнес шёл через сарафанное радио, небольшие коммерческие заказы и субподряды. Сайт не вели, CRM не было, заявки по-старинке шли через WhatsApp. Жили от сезона к сезону. Не богато, но стабильно, вообще не жаловались. А потом стало тревожно.

Перелом: минус клиент, минус доход

В середине 2023 года один крупный подрядчик, с которым мы работали на субподряде, внезапно потерял основной контракт. Мы лишились до 60% входящего объёма.

Две бригады остались на холостом ходу. Начались простои.

Мы пробовали выйти в частный сектор, искали заявки через маркетплейсы, связывались с администрациями напрямую. Результат — ноль. Тогда начали смотреть в сторону госзакупок. Сначала — скептически. Боялись, что туда «просто так не войдёшь». Но потом на форуме поставщиков наткнулись на обсуждение витрины производителей и поставщиков нашего региона.

Оказалось, это вроде каталога, где не только подрядчики ищут клиентов, но и заказчики сами ищут подрядчиков. Без сложных тендеров, а в привычном формате покупки в интернет-магазине. Подкупило. Зарегистрировались.

Витрина как вход. Но с граблями

Профиль в Витрине собрали быстро. Добавили коды ОКПД2, описание из старого коммерческого предложения, пару фоток, галочку на «ремонтные работы» и вперёд.

Через пару недель — первый отклик. Заказчик из Прокопьевска, детский сад, крыша под ключ, с материалами. Казалось бы — идеальный проект. Направили свое предложение.

Через 3 дня получили отказ. Причина — невнимательно изучили описание, завысили объёмы демонтажа.

Следом две похожие истории – промахнулись с графиком и ценой.

Где реально была проблема

Только после трёх отказов мы провели «разбор полётов». Стало очевидно:

• Заявки готовил один человек (я). И я же их проверял. Ни одной внешней сверки.

• Расчёты делались на глаз. Мы использовали «усреднённую» смету, взятую из предыдущих коммерческих объектов.

• Профиль в Витрине был «мертвым». Без конкретики, без кейсов, без понятных описаний.

Формально — мы были на площадке. Фактически — мы не были готовы к тому уровню видимости, который нужен для продаж через витрину.

Что мы сделали

В декабре 2023 сели и под елочку пересобрали весь процесс.

1. Разделили роли. Теперь один человек у нас ищет закупки, второй — оформляет заявки, третий (бухгалтер) проверяет расчёты и сопоставляет с налоговым режимом.

2. Ввели шаблоны. У нас появилось четыре рабочих шаблона заявок — под разные типы работ. Отдельно — модуль с ТЗ и отдельный — календарный план.

3. Построили таблицу себестоимости. Раньше мы считали: «Работа стоит 500 тыс., материалы — 300, накинули сверху 15% - живём». А потом посмотрели реальную раскладку.

Где на самом деле деньги

До выхода в закупки мы оценивали проекты «на глаз»: брали старые сметы, накручивали 15-20% сверху и считали это маржой. На деле эти 15% были недоучтёнными расходами. И как показал первый опыт в 44‑ФЗ, мы не знали свою реальную себестоимость.

После срыва двух заявок мы собрали простую таблицу издержек. Пример — по одному из контрактов:

А контракт был на 776к. Чистая прибыль после всех вычетов — 155к, из которых 90% мы пустили на выплату премий бригаде и закрытие долгов перед поставщиками.

А что было ДО

Когда пересчитали старые заказы (те самые «по знакомству»), оказалось, что мы несколько месяцев работали в лучшем случае в ноль, в худшем — в минус 4–6%.

Один показательный случай до выхода на витрину:

• Заказ на 980 000 ₽

• Фактические затраты (с учётом перерасхода материалов, простоев и доезда за 160 км) — 1 033 000 ₽

• Убыток — 53 000 ₽

Это мы поняли только когда начали готовить первую закупочную заявку, где требовалось расписать всё до последнего винта. То есть, чтобы работать по 44‑ФЗ, мы были вынуждены навести порядок в собственной экономике. Без тендеров мы бы туда просто не полезли.

Что теперь по доходам

Сейчас у нас:

• 38% выручки — это закупки по 44‑ФЗ (стандартные тендеры и малые закупки через витрину)

• 22% — субподряды у тех, кто выиграл

• 31% — частные заказы и коммерция

• 9% — «плавающее» (экстренные выезды, мелкие заявки, консалт по проектам, которого раньше не было вообще)

Наша цель — дотянуть долю закупок до 50%, но только при соблюдении маржинальности от 12% и выше. Контрольная точка — маржа по каждому контракту. Если проект несёт <10%, мы его не берём, даже если «легко выиграть».

Первый контракт: не идеально, но в плюс

Первый контракт, который мы подписали — капремонт инженерных систем в Новокузнецке. Не торги — отклик по профилю в Витрине.

Контракт отыграли за 42 дня. Были правки, было недовольство заказчика по срокам доставки щитов — но мы справились. Итог — объект принят, приглашение на следующий контракт. Это был первый раз, когда мы честно посчитали экономику и вышли в плюс, не по ощущениям, а по факту.

Что бы мы сделали иначе

1. Сначала научились бы считать. Не в процентах от контракта, а в реальной себестоимости — с налогами, логистикой, командировками и амортизацией.

2. Не делали бы заявки в одиночку. Два человека — это минимум, чтобы избежать слепоты.

3. Сразу бы вложились в профиль. Профиль в Витрине — это не анкета, а витрина. Отсюда и название. Если он «пустой» — шансов нет.

4. Сразу бы отказались от невыгодных видов работ. Например, мы временно убрали фасады — там не держится маржа.

5. И ещё — дали бы себе время. Первые два месяца мы воспринимали каждый отказ как провал. Сейчас понимаем: это просто процесс. Главное — учиться.

Итог

Госзакупки — не магия. Но если у тебя проседает поток, ты не умеешь считать, не можешь объяснить заказчику, чем хорош — закупки тебя этому научат. Жёстко, но эффективно.

Мы в это вошли, потому что не было выбора. А остались — потому что стало получаться.