Что такое продуктовый портфель и какие боли продакта он закрывает

Привет! Это Денис Дудоров и команда Офиса управления продуктом Авито. У продактов в больших компаниях могут возникать примерно одинаковые вопросы. Как предложить идею нового продукта? Как донести ценность стейкхолдерам? Как узнавать об инициативах коллег и переиспользовать наработки? Что делать, если нужно получить больше ресурсов или приоритеты бизнеса изменились?

В Авито отвечать на такие вопросы нам помогает специальный внутренний инструмент — Продуктовый портфель. В статье мы собрали разные потребности продакт-менеджеров из корпораций и рассказали, как Продуктовый портфель Авито помогает их закрывать.

Статья будет полезна продакт-менеджерам любого уровня, а также владельцам компаний, которые хотят внедрить подобный инструмент у себя.

Что такое продуктовый портфель и как он устроен в Авито

1. Хочу понимать вклад моего продукта в общий бизнес компании, его значимость

2. Хочу знать, как принято управлять продуктом в этой компании, какие этапы нужно пройти, с кем и как взаимодействовать по дороге

3. Хочу быть в курсе работы соседей-продактов, чтобы не делать лишней работы и переиспользовать их наработки

4. Хочу дёшево вовлекать в ход работы всех необходимых участников и информировать заинтересованных в моём продукте

5. Не понимаю, как просить ресурсы под свой продукт

6. Не понимаю, как следить за ресурсами и бюджетом

Вся статья коротко

Обычно продуктовым или проектным портфелем называют специальный инструмент для топ-менеджмента. Портфель позволяет достигать стратегических целей бизнеса путём оптимального распределения ограниченных ресурсов между инициативами, на основе доступной информации о них.

В Авито Продуктовый портфель — это целая серия инструментов с разными целевыми аудиториями и пользовательскими сценариями. В него входит:

Портфельное управление — инструмент для топ-менеджеров, описанный выше.

Управление отдельным продуктом — инструмент для продуктовых менеджеров, который сопровождает их на протяжении всего процесса работы над инициативой.

В этом инструменте продакт фиксирует важные характеристики, артефакты и события продукта, а взамен получает подсказки по следующим шагам и автоматизацию взаимодействия с другими командами, чье вовлечение нужно для успешного вывода продукта на рынок.

Управление трекшен-моделью. Трекшеном называется финансово-операционная модель, которая описывает влияние продукта на метрики бизнеса, а также отражает стоимость реализации продукта в динамике по прошедшим и будущим периодам времени.

В дальнейшем инструмент управления трекшен-моделью смогут использовать продуктовые аналитики и менеджеры:

— Аналитики с помощью него будут создавать, модифицировать и актуализировать трекшен-модели, опираясь на базу моделей, метрик и их значений.

— Менеджеры смогут использовать данные из моделей в различных сценариях и управленческих процессах, не нагружая продуктовую команду лишней коммуникацией.

Часть портфельных сценариев интегрирована в Trisigma — самописную платформу, которую создали специалисты из Avito Tech. Изначально Trisigma предназначалась для автоматизации А/B-тестирования и аналитики цифровых сервисов, а сейчас ей пользуются продакты и другие специалисты для управления продуктами в рамках Портфеля.

Мы в компании считаем, что реализация всех этих инструментов в рамках одной системы позволит повысить их ценность и одновременно снизить стоимость использования для целевых аудиторий. Снизить стоимость возможно, благодаря переиспользованию: собираем данные в одном сценарии и переиспользуем их в другом.

Теперь, когда мы разобрались с концепцией продуктового Портфеля в Авито, обсудим типичные потребности продуктового менеджера и расскажем, как можно закрыть их с помощью нашего инструмента.

Продуктовый портфель позволяет выстроить иерархию, которая связывает разные уровни управления продуктом. В Авито они выглядят так:

— Продуктовые стратегии — большой системный документ, описывающий все сегменты пользователей, с которыми мы работаем, а также бизнес и продуктовые метрики высокого уровня, наши цели и пути к их достижению. Каждая продуктовая стратегия опирается на несколько продуктовых ставок, которыми владеют юниты — организации размером в несколько десятков человек.

— Продуктовые ставки (product bets) — крупные инициативы, направленные на определённый сегмент пользователей, которые включают в себя несколько продуктов поменьше. Продуктовая ставка обычно состоит из нескольких инициатив.

— Продуктовые инициативы — более мелкая сущность, которая адресует конкретную потребность в рамках пользовательского сегмента. Инициативой владеет кросс-функциональная команда из 5–10 человек

— А/Б-тесты и релизы — запуск отдельных фичей внутри продуктовой инициативы. Их проводят на том же уровне организации, что и инициативы.

Схематично эта иерархия будет выглядеть так:

Портфель позволяет отследить вложенность этих элементов и осознать, как работа каждого продакта отражается на успехе всего бизнеса. Здесь же можно отследить, с какими ещё продуктами связана инициатива. Например, все инициативы в рамках одной ставки зачастую направлены на решение схожих потребностей пользователей.

Кроме того, можно отследить влияние и на уровне конкретных метрик. Управляя продуктом, мы строим трекшен-модель и прогнозируем его влияние на ряд важных для компании показателей. Портфель даёт нам видеть остальные инициативы, «бьющие» в ту же метрику, и сравнивать их совокупный эффект с целями компании. Так можно понять, насколько значим вклад каждого продукта.

В Авито используется Stage-Gate процесс, в рамках которого продукт проходит ряд стандартных этапов жизненного цикла: Idea → Problem discovery → Solution discovery → MVP → Scaling → Maintenance.

Между соседними этапами проходят «гейты». На этих встречах продакты «защищают» свои продукты — готовят материалы по стандартным шаблонам, которые позволяют ёмко описать результаты работы на прошлом этапе и рассказать о планах или ожиданиях от работы на следующем. А лидеры функций Развития бизнеса, Продукта и Теха принимают решение о готовности дальше работать над продуктом.

Мы используем Stage-Gate процесс, чтобы снизить риски и отложить самые ресурсоёмкие этапы. Риски снижаются, так как мы смещаем самые дорогие стадии в правую часть жизненного цикла, то есть после проверки основных гипотез. А благодаря автоматизации стандартного процесса в системе Портфеля, продакты чётче понимают, что нужно делать на каждом из этапов.

В шаблонах документов для гейтов также есть указания на конкретные команды, с которыми нужно синхронизироваться на текущей стадии. Например, в определённый момент нужно вовлекать команды Trust & Safety и Юридическую службу, чтобы продумать возможные риски и способы их митигации.

На момент написания статьи команда Продуктового офиса работает над «гайдбуком» продуктового менеджера. Мы хотим добавить интерактивные подсказки для продактов, чтобы дополнительно упростить прохождение всех этапов и спрятать как можно больше шагов под капот системы Продуктового портфеля в Trisigma.

В большой компании неизбежно сталкиваешься с тем, что другие команды или твои предшественники работали над десятками и сотнями продуктов, похожих на твой или взаимосвязанных с ним. Возможность «дёшево» находить информацию об этих продуктах существенно упрощает работу продакта.

Портфель выступает как единое хранилище важной информации о продуктах — в нём можно найти описание, контакты владельцев продуктов, ссылки на документы и трекшен-модели.

Безусловно, можно найти более детальные описания продуктов в локальных информационных пространствах конкретных кластеров, но Портфель — отличная стартовая точка для поиска.

Кроме того, у нас есть постоянно развивающаяся система подписок на новости о продуктах. Продакт может добавить себя в список Informed на уровне продуктовой инициативы и получать приглашения на её гейты. Или подписаться на конкретный профиль экспериментов и, к примеру, быстро узнавать обо всех, которые затрагивают метрику его продукта.

За счёт таких механизмов мы стараемся повысить плотность конструктивного взаимодействия между продактами и сокращать дублирующую работу.

В больших компаниях продактам приходится тратить много времени на информирование всех заинтересованных сторон о происходящем в продукте. И чем больше компания, тем больше команд, которым нужно рассказать о запуске эксперимента или других доработках: юристы, поддержка, маркетинг, PR, аккаунт-менеджеры, релиз-ноутс, внутренние коммуникации. Список можно продолжать долго.

Также постоянно появляются новые заинтересованные люди, и чтобы повысить вероятность успешного запуска, продакту нужно следить за тем, кого ещё нужно уведомлять о новостях по продукту. Это требует дополнительных усилий по поддержанию общего информационного поля, особенно когда речь идёт о запуске тестов, затрагивающих многочисленные бизнес-юниты.

Писать всем заинтересованным лицам и командами самостоятельно — очень сложно. В какой-то момент можно забыть добавить в переписку важного контрагента, и тем самым создать риск для реализации своего продукта.

Портфель автоматизирует апдейты по проекту и снимает нагрузку с продактов. При заведении эксперимента система автоматически уведомляет коллег из смежных подразделений — службу поддержки, юристов, команду модерации. Это освобождает сотрудника от рутинной работы.

Кроме того, мы в компании работаем над системой уведомлений, которая будет оповещать представителей бизнес-юнитов о горизонтальных, то есть затрагивающих все или многие бизнес-юниты, продуктовых экспериментах. Это поможет упростить жизнь владельцев таких продуктов — избавит их от необходимости держать в головах десятки стейкхолдеров, от которых нужно получить согласование для раскатки.

Разработка любого продукта требует инвестиций — прежде всего ресурса команд, самого драгоценного, что есть у IT-компании. Если продакт принёс новую идею и сумел валидировать гипотезу ценности, то сразу же возникает вопрос — откуда взять команду?

Ответ на вопрос выше — настроить регулярную приоритизацию всех инициатив на уровне крупных блоков организации. В Авито — на уровне кластеров.

По итогу этого упражнения менеджмент принимает решение, куда инвестировать доступные ему ресурсы. Важно отметить, что речь может идти как об уже существующих командах, так и о доступных к найму с рынка, если это финансово целесообразно.

Если в компании есть подобные механизмы — продакт может «трезво» оценивать приоритет своего продукта и запрашивать ресурсы в рамках понятного для всех процесса. Ресурсы можно получить в одном из нескольких случаев:

— Другая инициатива в портфеле прошла по жизненному циклу и завершилась, ресурсы высвободились.

— Инициатива выиграла по приоритету у других инициатив, претендующих на новые ресурсы — команды, которые наймут с рынка.

— Инициатива значимо обходит по приоритету самые низкоэффективные инициативы в Портфеле. Настолько, что менеджмент принимает решение о переброске ресурсов с учётом всех рисков и снижения перформанса от смены фокуса существующей команды.

В итоге наша задача — обеспечить внутри Портфеля честную и конструктивную конкуренцию, в рамках которой лучшие идеи будут оперативно получать ресурсы для реализации.

Чаще всего продакты отвечают за P&L своего продукта. Важная часть расходов — зарплаты сотрудников. Их довольно просто учесть, если над продуктом работает только твоя feature team — кросс-функциональная команда разработки. Но что делать, если вам помогают другие команды? Как правильно рассчитать их стоимость, чтобы бизнес мог осознанно управлять своими финансами?

Здесь нам вновь приходит на помощь Продуктовый портфель. Его система интегрирована с порталом, в котором хранятся данные обо всех сотрудниках и командах Авито.

Раз в месяц тимлиды заходят на портал и записывают, какую примерно долю времени их команда потратила на ту или иную инициативу из Портфеля.

В итоге продуктовый менеджмент всегда может увидеть распределение времени команд по своим инициативам, а отдел финансов автоматически получает данные о стоимости инициатив, чтобы закрывать ежемесячную финансовую отчётность.

Со временем появляется всё больше возможностей для автоматического или полуавтоматического учёта затрат. Например, на момент написания статьи, мы работаем над интеграцией с Портфелем системы, в которой хранится информация об открытых вакансиях.

Это позволит оценивать не только стоимость текущих команд, но и прогнозировать расходы в будущем или отображать информацию о размере и наполненности команд в продуктовой отчётности.

Также мы учимся аллоцировать на инициативы и наши сервера — они тоже составляют значительную часть стоимости управления продуктом.

Продуктовый портфель Авито — многофункциональная система, позволяющая связать сценарии управления отдельным продуктом с управлением огромным бизнесом. С помощью него можно:

👉 Выстроить иерархию уровней управления продуктом, отследить вложенность этих сущностей и осознать, как работа каждого продакта отражается на успехе всего бизнеса.

👉 Проходить Stage-Gate процесс. А для компании Портфель — возможность снизить риски во время принятия решений о финансировании инициатив.

👉 Быстро находить информацию о наработках других продактов компании и переиспользовать их решения.

👉 Автоматически определять подходящих стейкхолдеров и уведомлять их о важных событиях, связанных с инициативами или тестами.

👉 Приоритизировать все инициативы таким образом, чтобы каждый продакт понимал, когда и как он может просить ресурсы под свой проект.

👉 Автоматизировать и упрощать учёт финансовых затрат на проекты.