Как BBDO Group перешли с SharePoint на Битрикс24

BBDO Group — один из крупнейших рекламных холдингов России. Под их началом создавались ролики, которые помнит вся страна — от «Рук-загребук» до «Можно всё». Холдинг объединяет несколько агентств, сотни специалистов и сложную внутреннюю экосистему.

Долгое время внутренние процессы поддерживал корпоративный портал на платформе SharePoint. Он помогал согласовывать договоры, оформлять командировки, подавать заявки на административные услуги. Со временем платформа перестала отвечать требованиям бизнеса: сложная архитектура тормозила развитие, обновления требовали участия внешних подрядчиков, а лицензирование становилось всё дороже. После приостановки поддержки иностранных решений встал вопрос перехода — оперативно и без потерь в функциональности.

Команда BBDO Group решила перенести весь контур внутренних сервисов на российскую систему. Новая среда должна была сохранить накопленные процессы, дать гибкость для доработок и возможность работать без ограничений. Так выбор пал на Битрикс24 и интегратора ИНТЕРВОЛГА.

После многих лет на SharePoint в BBDO Group накопилось больше тридцати внутренних процессов — от заявок в HR до обслуживания офисов. Все они должны были сохраниться при переходе и работать без сбоев. Новая система обязана была не только воспроизвести старый функционал, но и решить то, чего раньше не хватало: удобства, гибкости, визуальной ясности и доступности с телефона.

Команда сформулировала ключевые требования.

Работа началась со структуризации данных и интеграции с Active Directory при помощи интегратора Интерволга. Это позволило автоматически перенести все учётные записи, должности и связи между подразделениями. В Битрикс24 создали справочники, синхронизированные с кадровой системой, — обновления теперь происходят автоматически, без участия пользователей.

Затем команда приступила к основным процессам. Система должна была охватывать административные и HR-сервисы, включая подачу заявок, согласование и делегирование. Теперь сотрудник может заказать пропуск, вызвать такси или оформить отпуск за пару кликов. Если он запрашивает услугу от имени руководителя, система корректно передаёт запрос на согласование; если согласующий в отпуске, задача автоматически уходит его заместителю.

Центральным элементом портала стал модуль «Единое окно». Он объединил все внутренние услуги в одном интерфейсе. В разделе «Услуги» собраны заявки на открытие вакансий, бронирование парковки, вызов курьера и многое другое. Каждая операция имеет свой маршрут согласования и статус, который пользователь видит в реальном времени.

Отдельный блок был посвящён процессу согласования договоров. В Битрикс24 реализовали многоуровневую схему маршрутов, возможность оставлять комментарии и отслеживать историю документа. Каждый этап фиксируется, уведомления приходят автоматически, что устраняет задержки и хаос в переписке.

Ещё одно направление — корпоративное ДМС. Для него создали личный кабинет, где сотрудник видит действующие страховые программы, может изменить полис или добавить родственников. Все расчёты выполняются в реальном времени, а данные синхронизируются с HR и бухгалтерией.

Чтобы обеспечить безопасный и быстрый вход, внедрили авторизацию SSO через Keycloak. В локальной сети портал открывается мгновенно, а при подключении извне добавляется двухфакторная проверка. Это позволило сохранить привычный сценарий входа и при этом повысить уровень защиты.

После тестирования и миграции данных систему запустили в рабочей среде. Первые пользователи начали работу, одновременно шло обучение и настройка интерфейсов. Постепенно к порталу подключились все подразделения, и Битрикс24 стал единым пространством, где сосредоточены HR, сервисы и документы компании.

Для проекта выбрали версию Битрикс24 «Энтерпрайз» — решение, рассчитанное на крупные организации. Оно поддерживает тысячи пользователей, интегрируется с корпоративными системами и позволяет развивать функциональность под задачи бизнеса.

Один из простых, но показательных сценариев работы — оформление заявки от имени вышестоящего коллеги. Например, ассистент вызывает такси для руководителя. Раньше подобные мелочи требовали уточнений и ручных исправлений. Теперь достаточно выбрать нужного человека в выпадающем списке — система сама фиксирует, кто заказал услугу, и кому она предназначена.

Другой пример — управление гостевой парковкой. При подаче заявки на въезд автомобиль проверяется по внутренней базе: если номер ранее нарушал правила стоянки, система автоматически уведомляет администратора и блокирует запрос. Если всё корректно, охрана получает письмо с деталями въезда, и сотрудник не ждёт подтверждения вручную.

Схожим образом устроен процесс согласования договоров. Документ проходит по заранее заданной цепочке — от отдела к отделу, от менеджера к руководителю. Каждый участник видит статус, комментарии и сроки. Если кто-то отсутствует, согласование переходит заместителю, а инициатор получает уведомление о каждом изменении.

В разделе административных сервисов работает и менее очевидный, но популярный процесс — заказ букетов. Такая заявка требует утверждения бюджета: система автоматически определяет, кто отвечает за расход, и отправляет уведомление нужному человеку. После согласования данные уходят подрядчику, а финальная сумма фиксируется в отчёте.

Полностью автоматизирован и цикл закупки хозтоваров. Сотрудник формирует заявку, система сверяет её с лимитами подразделения и сообщает, если сумма превышает установленный порог. При успешной проверке запрос уходит на утверждение, после чего поставщик получает письмо с деталями заказа. Все шаги выполняются без ручных действий — от расчёта до списания средств с лимитов.

На реализацию проекта ушло 13 месяцев — от анализа прежнего портала до запуска решения. Экономия времени на оказании корпоративных услуг превысила 900 часов в год. Дополнительно около 1000 часов освобождается благодаря автоматизации управления полисами ДМС.

Портал поддерживает более тысячи пользователей, работает стабильно под высокой нагрузкой и интегрирован с системой авторизации Keycloak. Все данные синхронизируются с кадровыми справочниками и обновляются автоматически.

Чтобы подвести итог, стоит отметить, что компания получила живую, масштабируемую систему, которая развивается вместе с командой. В дальнейшем планируется расширить функциональность HR-портала, добавить обучение и инструменты оценки сотрудников — всё на той же платформе.

Для нас этот проект показателен тем, что крупные креативные группы, привыкшие к сложным системам, переходят на отечественные решения без потери скорости и качества работы. Когда технология подстраивается под людей, а не наоборот, цифровая среда действительно начинает помогать бизнесу.