Как автоматизация в Битрикс24 помогла онлайн-караоке перестать терять клиентов на этапе регистрации

Иногда сбой в работе бизнеса начинается не с больших стратегий, а с мелочи, на которую просто не хватает внимания. Вот, например, в караоке пользователь приходит за возможностью спеть любимую песню, пока есть настроение. И любая задержка между регистрацией и выступлением разрушает настрой. Поэтому для команды сервиса онлайн-караоке вопрос мгновенного входа оказался не техническим, а бизнес-критическим.

На первый взгляд, проблема была простой — после регистрации система не отправляла логины и пароли автоматически. Это приводило к тому, что заявки копились, сотрудники рассылали данные вручную, письма уходили с задержкой, а пользователи покидали сервис. Воронка регистрации рассыпалась на финальном шаге, хотя продукт уже был выбран и интерес подтверждён.

В подобных продуктах нет запаса времени на раздумья — эмоция должна быть немедленно подкреплена действием. Так компания теряла не просто потенциальных клиентов, а эмоциональный импульс, на котором строится весь рынок развлечений.

Внутри команды это чувствовалось особенно остро. Поддержка тонула в запросах, менеджеры фиксировали жалобы, маркетинг видел, как снижается конверсия в активацию. Система работала, но не синхронно с поведением пользователей. Компания буквально не успевала за собственным трафиком — и это уже стало вопросом операционной устойчивости, а не только удобства.

Перед руководством стояла не столько техническая, сколько организационная задача — выстроить процесс, который работает без участия человека, но при этом остаётся под полным контролем. Сервис не мог позволить себе зависеть от скорости операторов или наличия свободного сотрудника в чате. Каждый новый пользователь должен был получать доступ к сервису за несколько минут.

Главная сложность заключалась в согласовании трёх уровней: клиентского, операционного и инфраструктурного. Нужно было соединить форму на сайте, внутреннюю базу с логинами и систему отправки писем в единый контур, где все действия происходят автоматически, фиксируются и могут быть проверены. Только так можно было снять нагрузку с поддержки.

Как уже подчеркивалось выше, в основе решения лежала идея соединить все точки контакта с пользователем в одну непрерывную цепочку. От момента, когда человек оставляет заявку, до письма с доступом должно пройти не больше пары секунд — и система должна справляться с этим без участия оператора. Для этого потребовалось собрать вокруг CRM чёткую архитектуру процессов.

В Битрикс24 была настроена логика, которая сама принимает данные с сайта, создаёт карточку клиента, назначает ему логин и пароль из внутреннего списка и сразу же запускает отправку письма через почтовый сервис. Все этапы связаны между собой: регистрация, проверка, рассылка, фиксация результата.

Отдельно решался вопрос хранения данных. Логины и пароли вынесли в структурированные списки, что исключило ошибки при отправке. На стороне сайта установили упрощённую CRM-форму с минимумом полей. Так получилось создать систему, которая не требует ни дополнительного обучения сотрудников, ни ручных проверок, но при этом полностью контролирует движение информации от клиента к сервису.

Проект реализовала команда интегратора АРТСОЛЮШН24, специализирующаяся на внедрении и настройке бизнес-процессов в Битрикс24. Именно они собрали архитектуру CRM, выстроили цепочку передачи данных и настроили автоматическую рассылку логинов и паролей.

После внедрения новой системы компания впервые получила полностью замкнутый и прозрачный цикл обслуживания — от регистрации до выдачи доступа. Пользователь заполняет форму, система мгновенно обрабатывает запрос, назначает логин и пароль, отправляет письмо. Всё это занимает секунды и не требует вмешательства оператора. Для клиента это выглядит естественно: пришёл, зарегистрировался, начал петь.

Команда поддержки больше не выступает в роли «бутылочного горлышка». Сотрудники перестали вручную рассылать доступы и переключились на задачи, где ценится человеческое участие — обратную связь, удержание, проработку клиентского опыта. Вместо бесконечных повторов — живое взаимодействие с пользователями и развитие продукта.

Централизация данных внутри CRM дала компании управляемость. В системе фиксируется каждая отправка: кому, когда и с каким результатом. Любой сбой или задержка теперь видны мгновенно, что устранило ситуацию «пользователь не получил письмо, и никто не понимает почему».

Бизнес-эффект не заставил себя ждать. Конверсия из регистрации в активацию выросла — пользователи не теряются на последнем шаге, а сразу входят в сервис. Сокращение ручных операций снизило издержки и освободило ресурс команды без расширения штата. При этом компания получила готовую инфраструктуру для роста — теперь можно подключать новые тарифы, запускать рассылки и тестировать сценарии без привлечения IT.

Автоматизация оказалась не просто способом сэкономить время, а шагом к зрелой модели управления. Компания выстроила систему, где технология не требует постоянного внимания, а работает как часть операционного цикла. Это качество, которого редко удаётся достичь с первого раза: когда бизнес-процесс не нужно контролировать вручную, но при этом он полностью прозрачен.