Как распределённая команда перешла с ручной подписи на кадровый документооборот в Битрикс24

Компания может за день запустить рекламу, за час пересчитать показатели, но оформление сотрудника по-прежнему может длиться неделями из-за бесконечной пересылки и сканирования документов. Эта статья — о том, как одна распределённая команда навела порядок в кадровом документообороте и перевела все подписи в единый контур Битрикс24, сократив процесс оформления с недель до двадцати минут.

Компания работает на стыке интеграции и автоматизации. За три года команда из восьми специалистов выстроила устойчивую практику внедрения цифровых инструментов для бизнеса — от CRM-систем до внутренних сервисов и приложений. Основной фокус — комплексные внедрения Битрикс24, где решаются не отдельные задачи, а перестраивается логика работы всей компании: от продаж и маркетинга до документооборота и сервисных процессов.

Все сотрудники распределены по регионам России и Беларуси, но процессы организованы так, будто команда сидит в одном офисе. Удалённая структура требует высокой технологической дисциплины, поэтому вся работа строится через единый цифровой контур. В нем ведётся всё: планирование, коммуникация, контроль сроков, отчётность и поддержка клиентов. Такой подход позволяет вести несколько сложных проектов одновременно, сохраняя прозрачность и управляемость на всех этапах.

Клиенты приходят за автоматизацией не на уровне отдельных отделов, а с запросом на перестройку процессов целиком. Команда анализирует операции, выстраивает логику сквозных сценариев, создаёт смарт-процессы, интеграции с внешними системами и адаптирует инструменты под специфику бизнеса. Такой формат внедрения превращает корпоративный портал в центральную операционную платформу компании.

Кадровые документы оставались единственной зоной, где процессы буксовали. При полностью цифровом управлении проектами оформление сотрудника по-прежнему требовало печати, подписи, сканирования и пересылки. Любое кадровое действие — от приёма до увольнения — превращалось в цепочку мелких задач, которые растягивались на недели.

Компания вела электронный учёт в СБИС, но этот инструмент решал лишь часть задачи. Документы формировались корректно, однако подписание оставалось за пределами системы. Бумаги всё равно приходилось отправлять почтой или дожидаться сканов с подписью. Для распределённой команды с сотрудниками в в разных точках страны и за ее пределами такая схема означала потерю времени, риски ошибок и отсутствие юридической определённости.

Руководителю приходилось вручную контролировать, кто и что подписал, где застрял документ и в каком виде он вернётся. Каждый новый сотрудник увеличивал нагрузку на процесс, а не на результат. Компания искала решение, которое позволит полностью замкнуть цикл — от формирования до хранения документов — в едином рабочем контуре, без отдельного ЭДО, без оплаты за каждую подпись и без необходимости дублировать действия в разных системах.

Решение оказалось внутри той же системы, в которой уже жила вся операционная работа. Компания подключила кадровый документооборот в Битрикс24 и перевела оформление сотрудников на квалифицированную электронную подпись через Госключ. Теперь каждый документ проходит полный цикл внутри одного контура — от формирования до архивации.

Бухгалтер формирует пакет документов, загружает его в Битрикс24, где обе стороны подписывают файлы онлайн. На подписание уходит не больше нескольких минут, а статус каждого документа виден сразу. Система автоматически уведомляет участников о новых задачах, напоминания приходят через HR-бота и в интерфейс Госключа.

Подписанные документы хранятся в Сейфе компании. Архив формируется с отметками о подписях и сохраняет юридическую значимость всех файлов. Сотрудники могут в любой момент открыть свои документы, скачать их или проверить данные в Госключе — даже после завершения работы в компании.

До перехода на КЭДО компания использовала СБИС — инструмент для ведения кадрового учёта, но не для подписания документов. Бумаги формировались корректно, однако процесс заканчивался на этапе печати и пересылки. Электронная подпись требовала отдельного подключения и оплаты, что делало использование системы громоздким и экономически неоправданным.

При выборе нового решения ключевым стало не только удобство, но и единый контур. Битрикс24 уже был центральной рабочей платформой команды, поэтому переход на встроенный кадровый документооборот не требовал интеграций, внешних сервисов и дополнительных лицензий.

После перехода на КЭДО компания зафиксировала конкретные результаты, измеримые по времени и по затратам. Подписание документов, которое раньше занимало от двух до четырёх недель (с учетом пересылки по почте), теперь происходит в среднем за 20 минут. Даже при разнице во времени между регионами большинство документов подписываются в течение часа, а отдельные случаи — за пять минут после отправки.

Полностью переведены в электронный формат все кадровые сценарии: приём на работу, отпуск, заявление за свой счёт, увольнение, расчётные листы, справки и формы для ПФР. Каждое действие фиксируется системой автоматически, а уведомления HR-бота гарантируют, что ни один документ не «зависнет» без подписи.

С точки зрения расходов эффект оказался не менее ощутимым. Компания отказалась от платных функций СБИС, которые требовали оплаты за каждого сотрудника, и перенесла весь документооборот в Битрикс24 без дополнительных тарифов.

Экономия на ЭДО и пересылке бумаг исчисляется десятками тысяч рублей в год, при этом все операции проходят в едином интерфейсе без ручного контроля.