PMO в дизайне: как и зачем мы его построили в Авито

Привет, меня зовут Лёша Косилин, я руководитель проектного офиса в центре дизайна Авито. На английском это называется PMO — Project Management Office. Расскажу, что будет, если построить его внутри дизайн-функции, а не на уровне компании. Узнаете, как мы это сделали и какие задачи решает PMO: от системных процессов до культурных инициатив.

Статья будет полезна руководителям дизайн-функций, проджект-менеджерам и всем, кто строит культуру и процессы в больших продуктовых командах.

Зачем дизайнерам PMO и как он выглядит

Как мы оптимизируем процессы

Что у нас с культурой, обучением и Wellbeing-ом

Наши инструменты и инфраструктура

К чему всё это

Вся статья кратко

У дизайнеров особый тип работы: они находятся на стыке креатива и бизнеса. Разработчик решает задачу «как это сделать», продакт — «что нужно сделать», а дизайнер — «как это должно ощущаться и работать для человека». Такие задачи требуют системности и вдохновения: умения смотреть глазами пользователя, чувствовать эстетику и при этом мыслить терминами продукта и метриками.

Дизайнерам для работы нужна особая среда — с балансом между креативом и структурой. Поэтому в 2023 году мы создали собственный PMO внутри дизайн-функции, чтобы поддерживать и направлять творчество в системное русло. Проектный офис представлен в моём единственном лице, но под каждый стрим я собираю команду.

За два года работы я разложил деятельность PMO на три кластера: процессы, культура и инфраструктура. Всё вместе образует систему, которая работает по трём целям.

📌Создаёт прозрачность — кто чем занят, где затык, когда нужен найм.

📌Убирает фоновый шум — всё, что отвлекает сильных специалистов от сути.

📌Запускает то, что никто не успевает — инфраструктуру, обучение, культуру, поддержку.

Я называю это «организовать пространство для роста».

Мы создаём разные инструменты, покажу некоторые из них.

Онбординг и чек-листы. Во время адаптации на новичков сыпется слишком много информации. Чтобы отрегулировать нагрузку, мы порционно выдаём только то, что нужно именно сейчас.

В нашем департаменте работают специалисты разных функций: дизайнеры, редакторы, исследователи. У каждого направления свои процессы и материалы для обучения. Чтобы поддерживать их в актуальном виде, мы ввели роль «шерифа» — это ответственный сотрудник, который регулярно проверяет и обновляет контент своей команды и функции. Такой подход снижает нагрузку на новичков и значительно ускоряет погружение в рабочий процесс.

DACI. Это матрица ролей — таблица, по которой каждый участник проектной команды может посмотреть, за что он отвечает.

Мы собрали 75 процессов и распределили роли (Driver, Approver, Contributor, Informed). Теперь все знают свои зоны ответственности и понимают, что должны делать на каждом этапе проекта. Дополнительно сделали лендинг, постеры и стикерпаки, чтобы привлечь к таблице максимум внимания и распространить на весь дизайн-департамент.

Дашборды в Jira. Мы строим утопическую модель оценки эффективности, на которой видно загрузку каждого, можно отслеживать тренды по командам и собирать аргументы для найма. Мы хотим сделать её базой для ревью, чтобы оценить человека и сравнить с ожидаемым уровнем. А ещё выделять бейзлайн и смотреть, какие команды перегружены, чтобы идти в дополнительный найм.

А главное — мы действительно используем аналитику для принятия решений и планирования.

Команда быстрого реагирования. Если есть горящая задача и нет ресурса — всегда можно и нужно прийти к нам. А мы найдём исполнителя и снимем блокер.

Стажировка (буткемп). Изначально к нам приходили совсем зелёные ребята, а потом мы нанимали их в штат как джуниоров. Мы перестроили программу, чтобы буткемперы вырастали сразу в мидлов. А ещё научились проверять тестовые задания через чат-бота, что сэкономило нам уйму денег и времени.

Обучение планированию. На базе собственного опыта в продюсировании и прикладных примеров я провожу внутренние тренинги, где мы учимся планировать загрузку.

Периодически мы проводим wellbeing-опросы и конвертируем ответы в реальные действия. Таким образом за два года запустили больше 15 стримов. Каждый из них — это проекты и десятки участников, которые решают актуальные боли команды. Мы запускали только те проекты, в которых есть изюминка, чтобы растить счастье, удовлетворение работой, а также ради вдохновения и общения между командами и функциями. Вот несколько примеров.

Сансад. Это большой созвон, на котором команды хвастаются масштабными результатами и смотрят на достижения коллег. Так мы решаем сразу несколько задач:
✔ делимся контекстом о том, что происходит в компании,
✔ перенимаем лучшие практики,
✔ вдохновляемся успехами и красивыми презентациями.

По сути, это форум успехов для всех команд и функций Центра Дизайна.

Мы проводим Сансад онлайн раз в две недели — на нём выступают три команды, а зрители ставят сердечки в чате. Это не обязательное мероприятие, но явка стабильно превышает 60%.

Авито в собственном соку. Это шоу в стиле «Вечернего Урганта» с музыкальной группой и разговорами о дизайне, которое я организовал как автор идеи, продюсер и соведущий. Такой формат подошёл нам лучше, чем скучные повторяющиеся лекции. Всего мы выпустили 4 серии. Если хотите больше серий — пишите в комментариях.

→ Посмотреть шоу в ВК

Кубок Дизайн Систем. Это не митап, а настоящее соревнование. Дизайнеры из Авито, Озона, Сбера, МТС и других компаний встретились в батутном центре, чтобы пройти через физические испытания и дизайн-задания. Кубок собрал 140 000 просмотров на YouTube и ВК.

→ Посмотреть Кубок в ВК

Плейграунд. Запустили внутренний телеграм-канал с креативными заданиями для дизайнеров, редакторов и исследователей. Он помогает не закисать в задачах и тренировать креативную мышцу.

Лекции и обучение. Организуем встречи с топовыми экспертами и делаем разнообразные воркшопы. Такие события расширяют кругозор и вдохновляют на новые свершения. Когда на лекцию приходит 70+ человек, а вопросы звучат дольше, чем монолог лектора, становится понятно, что это действительно нужная инициатива.

Корпоративные мероприятия. Организуем разные активности, например: летние вечеринки с ванной со льдом, Хэллоуин в лофте, DJ-сеты, бары, киновечера, выезды. Это важная часть культуры: доверие строится и в рабочих процессах, и в неформальной обстановке.

Figma: админка, план Б и Ц. Я администрирую доступы, контролирую косты и безопасность. Когда понадобилось подготовить резерв на случай отключений, я составил план Б. А ещё план Ц — переход на Pixso с гайдом и командой поддержки.

Софт и лицензии. Закупаем доступы в ChatGPT, Mobbin, Lottie, Loom, а также Crea, Recraft и другие AI-решения. Это помогает не отставать от индустрии и экспериментировать.

Гаджеты. Мы используем Nothing phone, Figma-клавиатуру и караоке-станцию (да, редакция очень любит петь). Такие гаджеты вдохновляют и дают возможность тестировать и презентовать продукт.

Бейджи. Наши дизайнеры делают классный дизайн для всей компании, потому что им самим это нравится. Однажды мы смогли захватить процесс производства бейджей. Дело было так: мы нарисовали несколько разных креативных бейджиков, а затем организовали конкурс и выбрали лучший вариант. Потом собрали бота, который создавал файл с шаблонным дизайном для печати, и раскатили решение на всю компанию. Так кастомные бейджи стали нашим корпоративным стандартом.

Догфудинг в Услугах. Запустили бота для тестов: заказываешь услугу на Авито, оставляешь фидбэк и получаешь компенсацию, если предложил годное улучшение. Бот сделал фидбэк живым и массовым.

У меня есть простая идея, которую я выращиваю в своём старшем сыне: ты не обязан быть отличником во всём. Можешь делегировать задачи, которые получаются плохо, при этом развивать свои сильные навыки, чтобы делать крутые штуки.

Я считаю, что лучше быть сильным в чём-то одном, чем середнячком везде. Но сильные задачи требуют фокуса, а он появляется там, где снят шум, понятна структура и нет ощущения, что ты в одиночку держишь всю систему. Именно ради такого фокуса мы и создали PMO.

Проектный офис в дизайне — это возможность для сильных людей заниматься серьёзными задачами, не отвлекаясь на фон.

Именно так возникает комфортное пространство для роста и это мой вклад в команду. Если вы строите большую дизайн-функцию, возможно, вам пора искать PMO. А если вы PMO и чувствуете себя одиноко, напишите — я расскажу, как выжить.

👉 PMO — это проектный центр внутри дизайнерского департамента Авито. Он помогает сотрудникам чувствовать себя комфортнее.

👉 Чтобы оптимизировать процессы, мы разработали несколько инструментов, например, матрицу DACI, дашборды и бережный онбординг. Так получается работать быстрее, но спокойнее.

👉 Помимо рабочих задач, мы стремимся организовывать неформальные и креативные мероприятия. Это сплачивает коллектив и качает креативность.

👉 Подобрали оптимальный набор инструментов, чтобы сделать работу удобнее и эффективнее.

👉 В целом PMO помогает дизайнерам и другим специалистам департамента спокойнее работать, глубже погружаться в задачи и находить для них лучшие решения.