Как компания автоматизировала работу с договорами и встроила ИИ в их согласование

Возможности человеческой памяти ограничены, поэтому рано или поздно любая компания ищет инструмент, который был бы способен объединить и задачи, и коммуникацию (как внутреннюю, так и с клиентами) в единый контур. Это статья о том, как крупный дистрибьютор электронных компонентов объединил CRM, документы, интеграцию с ERP и нейросетевой слой в Битрикс24.

Компания работает на рынке поставок электронной компонентной базы и обслуживает производителей бытовой техники, светотехники и промышленной электроники. В её каталоге — реле, кнопки, проводники и множество позиций, которые становятся частью конечных устройств. География широкая: несколько крупных филиалов в разных регионах и распределённые команды, работающие с локальными клиентами.

За десятилетия компания сформировала устойчивую операционную среду с развитой внутренней IT-командой и сложной ERP, через которую проходят запасы, финансы и производственные процессы. Продажи при этом существуют в двух плоскостях. Потоковые сделки идут по типовым договорам и стандартным маршрутам. Проектные — многолетние, с особыми условиями, графиками, спецификациями и большим количеством версий документов. Такой контур требует аккуратного сопровождения и строгой дисциплины в работе с договорной частью.

До внедрения Битрикс24 компания опиралась на ERP как на единственный цифровой контур. Система управляла запасами и финансами, но не покрывала коммуникации и работу с клиентами.

Внутренняя IT-команда пыталась навести порядок собственными силами, затем пригласили подрядчиков и подготовили большое техническое задание на корпоративный портал. Платформа Битрикс24 к тому моменту уже была куплена и установлена, но оставалась невостребованной — без понятных процессов запуск был невозможен.

Проект начался с полного пересмотра бизнес-процессов. Вместо того чтобы настраивать интерфейсы «поверх» старых привычек, команда вместе с партнером-интегратором Бестранк описала реальные сценарии работы: как создаётся контрагент, как запускается сделка, как проходит согласование договора, какие решения принимает руководитель. Это дало основу, на которой уже можно строить систему.

Первым шагом запустили базовую CRM и интеграцию с ERP. Контрагенты теперь создавались в Битрикс24 и синхронизировались через шину данных с MS Dynamics Axapta. ERP перестали использовать как точку ввода — карточки клиентов получили единый источник правды. Воронка продаж стала прозрачной, а сделки — наблюдаемыми.

Дальше компания вывела в отдельный контур проектные сделки — длинные, многослойные кейсы, которые раньше существовали как «особые случаи». Для них настроили свой тип сделки и этапы, чтобы видеть динамику и не смешивать потоковые процессы с крупными проектами.

В этой компании согласование договоров — часть производственного цикла. От корректности условий зависит срок поставки, финансовая модель сделки и обязательства сторон. Любая неточность превращается в цепочку операционных сдвигов: бухгалтерия ждёт уточнённый документ, логистика приостанавливает заказ, клиент получает задержку. Поэтому договорной контур должен работать предсказуемо и одинаково для всех.

До внедрения процесс согласования существовал как набор личных практик. Каждый руководитель принимал решение по маршруту договора исходя из опыта и текущей ситуации. Формальных критериев мало, потому что проектные сделки слишком разнообразны: один клиент требует спецусловий, другой — долгосрочного графика поставок, третий — нестандартного набора комплектующих. Из-за этого стандартизировать процесс напрямую было невозможно — формальные признаки (сумма, регион, тип клиента) не отражали реальной логики согласований.

Первым шагом стало выявление скрытой экспертизы. В момент разбора процесса, стало видно, что именно руководитель отдела продаж определяет путь договора: смотрит на контекст сделки, оценивает изменения, понимает, к каким рискам они ведут. Этот экспертный выбор нельзя заменить формулой, но можно превратить в явный этап процесса. В системе появился чёткий шаг: договор поступает руководителю, он принимает решение по маршруту, система фиксирует это как управляемое действие.

Поверх этой логики собрали надстройку, в рамках которой договоры получили собственный реестр и карточку с понятной структурой: статус, ответственные, журнал операций, версии документов. История действий стала видимой: кто запустил согласование, кто принял документ в работу, какое решение принято, когда передали на печать. Вместо технического лога появилась человеческая хроника, которая позволяет быстро восстановить картину без переписки в мессенджерах.

Следующий шаг — нейросетевая подсветка отличий. ИИ сравнивает договор с эталонным шаблоном компании и показывает все отклонения: изменённые пункты, дополнительные условия, скрытые правки. Если документ пришёл от контрагента через ЭДО или в виде отсканированного оригинала, система распознаёт текст и анализирует его так же. Руководитель получает объект с выделенными зонами внимания. Это резко сокращает время проверки и снижает риск пропустить важную деталь.

Примечательно, что надстройка также позволяет выбрать модель ИИ, в зависимости от запросов команды.

После запуска ключевых процессов компания продолжает расширять архитектуру вокруг Битрикс24. В планах — углубление интеграции с ERP, чтобы в CRM попадали не только сведения о контрагенте, но и операционные данные по поставкам и отгрузкам.

Ещё один вектор — автоматизация межфилиальных процессов. В компании три крупных офиса, и в ближайшее время планируется привести их практики к единой модели: одинаковые правила запуска сделок, одинаковые статусы договоров, единый справочник решений.

Нейросетевой слой тоже будет развиваться. Компания уже тестирует расширенный разбор документов: анализ сопроводительных писем, контекстных условий, технических спецификаций. ИИ должен не только подсветить отличия, но и классифицировать их по уровню риска, передавая руководителю более структурированную картину.