Операционная связность в рекламном бизнесе: опыт внедрения Битрикс24 в компании, которая специализируется на наружной рекламе

В любом растущем бизнесе накапливается скрытая фрагментарность: задачи ставятся и обсуждаются в разных каналах, а данные фиксируются в отдельных контурах. На первых стадиях развития это незаметно — объём небольшой, команда держит процессы усилием памяти. Но в дальнейшем неминуемо процессы теряют связность, участники действуют в разных версиях реальности, ошибки начинают возникать не из-за некомпетентности, а из-за рассыпавшейся архитектуры работы. В такой точке компания ищет систему, которая собирает контуры в единый операционный слой. В истории рекламного агентства Аффикс Групп эту функцию берёт на себя Битрикс24.

Аффикс Групп работает в рекламе с 2006 года. Основное направление — наружная реклама.

Внутри всё построено как производственный конвейер, который должен без срывов вести клиента от идеи до показа ролика на конкретной конструкции.

Работа строится вокруг двух крупных направлений.

Продажи и обслуживание клиентов.

Клиент общается с одним менеджером, через которого проходит полный цикл: адресная программа, договоры, акты, сверки, дополнительные форматы рекламы.

Развитие и эксплуатация рекламной сети.

Эти два направления опираются на общий бэк-офис: бухгалтерию, юристов, 1С-разработку, маркетинг и проектный офис. Маркетинг работает в тандеме с продажами и руководством, закрывая стратегию, медиапланирование, сайты и digital-кампании.

Важно уточнить, что агентство при работе с клиентом придерживается принципа «одного окна» или даже «одного человека»: один менеджер, через которого решаются и классические аутдор-задачи, и digital, и допуслуги. Внутри компании это приводит к длинной цепочке согласований и передач задач между отделами.

До внедрения Битрикс24 операционная среда Аффикс Групп была распределена по нескольким инструментам. Таблицы фиксировали клиентов и адресные программы, почта использовалась как универсальный канал согласований, 1С закрывала финансовый контур. Формальная структура процессов существовала, однако её удерживали люди: менеджеры сопровождали сделки в личных файлах, ассистенты собирали документы в отдельных реестрах, юристы работали в почте, дизайнеры получали задания через сообщения, технический отдел узнавал о сбоях по звонкам. Каждый участок выполнял свою часть работы, но данные двигались по разным траекториям, и единое поле системы не формировалось.

По мере роста агентства объём этого фрагментированного движения начал выходить за пределы ручного контроля. Увеличивалось число сотрудников, расширялась сеть цифровых поверхностей, усложнялись согласования. Любой разрыв в передаче информации мгновенно отражался на цепочке: задерживались проверки, терялись промежуточные файлы, нарушались сроки запусков. Руководству приходилось собирать картину бизнеса из разрозненных источников — от личных таблиц менеджеров до писем юристов и технических комментариев, что усложняло управление ритмом компании.

Внутренний запрос постепенно оформился в чёткое требование: нужна платформа, которая соединит разрознённые элементы в общую архитектуру, синхронизирует данные между отделами и удерживает качество исполнения на каждом этапе. Важным условием была связка с 1С и возможность выстраивать сложную ролевую модель, чтобы каждый участник видел свой участок процесса и понимал границы ответственности.

В основе решения лежала необходимость вернуть рабочему потоку целостность и создавать единый контур информации, на который можно опираться при росте нагрузки и числа участников.

Переход к Битрикс24 начался с задачи создать понятный маршрут сделки. Первым слоем внедрения стала CRM. Когда базовая архитектура заработала, команда начала усиливать её инструментами, которые фиксируют движение задач и уменьшают операционные потери. Первой стала система «следующих шагов» в CRM. Её задача — удерживать клиента в зоне внимания менеджера. Каждый важный этап сделки получает своё задание, встроенное в автоматизацию. Менеджеру не нужно держать в голове сроки или вручную вести напоминания: система возвращает его в актуальный диалог, помогает поддерживать ритм коммуникаций и не даёт сделке выпадать из процесса.

Юридический контур перешёл в смарт-процессы. Раньше договоры, макеты и проверка клиентов жили в почте и были распределены по цепочкам переписки. После переноса возникла устойчивая схема: документ проходит по предсказуемому маршруту, фиксируются сроки, статус всегда находится в общем поле. Менеджер видит, на каком этапе находится проверка, юрист получает прозрачный объём задач, история согласований сохраняется в связке со сделкой.

Ассистенты получили цифровое рабочее место для документооборота. В нём собраны операции, которые раньше существовали в виде отдельных файлов и папок: акты, допсоглашения, входящие и исходящие документы. Маршруты стали линейнее — нужный документ запускается из сделки, проходит свой цикл и фиксируется в единой точке. Благодаря этому исчезли разрывы между продажами и бэк-офисом: обе стороны видят один и тот же контекст и работают в одном информационном слое.

Креативный контур структурировался через заявки дизайнеру. Смарт-процесс позволяет задавать техническое задание, подключать юристов, учитывать нагрузку команды и отслеживать согласования. Здесь важна не столько автоматизация, сколько управляемость: руководитель видит распределение работы, менеджеры — этапы выполнения, дизайнеры — полный контекст. Это снижает количество пересмотренных макетов, уточнений по ТЗ и циклов согласований.

Технический отдел встроен через процессы для цифровых конструкций. Заявки на размещение роликов, корректировки и оперативные задачи фиксируются в системе и передаются по маршруту без потерь. Для Аффикс Групп это критично: качество показов на цифровых поверхностях зависит от точной и своевременной передачи задач. Когда весь технический контур виден в Битрикс24, SLA по показам становится управляемой величиной.

Кстати, доработку портала и сборку сложных процессов Аффикс передали интегратору БизнесПрофи. Команда партнера помогла адаптировать инструменты Битрикс24 под реальные запросы агентства.

***

Фрагментарность процессов всегда приводит к разрыву общей картины, и история Аффикс Групп хорошо показывает, как единая операционная среда возвращает бизнесу связность. Сейчас компания продолжает развивать портал. Следующий слой — HR-процессы: онбординг, обучение, личные кабинеты, кадровые документы.