Конвейер оптовых закупок в Google Таблицах: заявки с сайта, партии в один клик и прозрачная аналитика за 38 000 ₽ без подписок

Привет, VC! Сегодня покажу систему, которую мы сделали для проекта Marmalade Express — прямого импорта мармелада из Турции. Главная задача — объединять заказы розничных магазинов и селлеров, чтобы набрать заводской минимум 3 тонны на артикул и получить цену 400 ₽/кг вместо рыночных 520.

Раньше всё держалось на ручном труде и памяти, а теперь это единый конвейер, где клиенты сами оформляют заказы через сайт, менеджер одним кликом формирует партии для производства, а сводные отчёты собираются автоматически. И всё это — в Google Sheets без тяжёлых CRM.

Мы не просто «настроили таблицу», а создали форму заказа на лендинге заказчика и связали ключевые точки бизнес-процесса так, чтобы информация текла от клиента до финальной отгрузки сама, а менеджер только принимал решения.

На сайте размещена форма заказа (можно встроить на Tilda или любой лендинг). Она сверстана как полноценный каталог:

Когда клиент заполнил реквизиты, выбрал позиции и нажал «Отправить заявку», форма собирает JSON и улетает POST-запросом в Google Apps Script Web App. Скрипт, в свою очередь, за секунду делает вот что:

Менеджеру не нужно переносить заявки руками. Он открывает таблицу и видит: всё уже разложено по строкам, суммы посчитаны, клиенты не дублируются.

Внутренний лист «Витрина» — это не публичная страница, а дашборд для команды Marmalade Express. Здесь по каждому артикулу в реальном времени отображается:

Все цифры обновляются автоматически при поступлении новых заказов или создании партий. Менеджер в любой момент видит, какие позиции «горят», а какие уже близки к отправке на производство. Больше никакого ручного суммирования и вопросов «а не пора ли?».

Когда по артикулу набрался достаточный объём, менеджер переходит на лист «Артикулы», выбирает нужную строку и нажимает в меню «Создать партию из артикула». Система делает всё сама:

Затем, когда несколько партий готовы к отгрузке и едут в одном контейнере, менеджер переходит на лист «Поставки», вводит номер поставки и в столбце «Партии» указывает номера через запятую (например, «ПР-001, ПР-002»). Нажимает «Привязать партии к поставке» — и все связанные заказы получают номер поставки, а статусы партий меняются на «В поставке».

Вся иерархия «Заказ → Партия → Поставка» теперь прозрачна и управляется двумя командами меню. Никаких ручных пометок в сотнях строк.

В каждой строке заказа есть поля для ввода предоплаты и даты, а остаток считается автоматически. Чтобы увидеть сводку по любой поставке, менеджер открывает лист «Отчёт по поставке», выбирает номер из выпадающего списка и получает:

Аналогично работает «Отчёт по партии» — детальная информация по отдельной партии со списком всех входящих заказов.

Больше не нужно рыться в строках и сводить цифры вручную. Перед тем как позвонить клиенту или отгрузить товар, менеджер открывает один лист и владеет всей картиной.

Внедрение заняло 3 дня.

Менеджеры Marmalade Express теперь работают в едином окне, где:

Это позволило сократить операционку с нескольких часов до 30 минут в день и полностью исключить ошибки в учёте заказов и оплат.

Если вы тоже собираете пул оптовых заказчиков и управляете закупками — возможно, вам нужен такой же конвейер, а не дорогая CRM.

Пишите - обсудим.

Что думаете о таком подходе? Обсудим в комментариях 👇