Внедряем HR-аналитику за 5 шагов: чек-лист для рекрутеров

Согласно недавнему исследованию hh.ru и Talantix, российский бизнес всё чаще обращает внимание на цифровые навыки при найме экспертов по подбору персонала. Как правило, в таких компаниях прогнозная аналитика влияет на бизнес-стратегию, помогает оптимизировать бюджет и достигать новых результатов. Есть и противоположные примеры: аналитика не ведётся, разве что ежеквартальные отчёты для галочки, а рекрутер просто подбирает персонал и страдает от невовлечённости коллег, которые «не ценят».

Этот гайд для тех, кто хочет раз и навсегда разобраться в HR-аналитике, перейти на новый уровень работы и поднять статус своего направления в компании.

HR-аналитика — это инструменты и методы исследования и оценки рекрутмент-процесса с целью найти слабые места и их улучшить. Помогает в планировании найма, распределении бюджета, управлении сроками и загрузкой. Поэтому «определить цель» аналитики — это обозначить проблемы, с которыми нужно разобраться эйчару и бизнесу.

Даже если бизнес согласен, что аналитике в рекрутменте быть, крайне важно понимать, что сейчас в фокусе у линейных руководителей и топ-менеджеров.

Одна история — бизнес хочет выходить на новые рынки и масштабировать команду. Другая — в условиях нестабильности он оптимизирует процессы и отслеживает все расходы. Кажется, требования к аналитике понятны в обоих случаях — и есть соблазн начать с ходу что-то делать. Но сначала лучше убедиться, что все говорят на одном языке и одинаково видят ценность проекта.

Вот какие вопросы полезно обсудить:

• Зачем руководителю аналитика? С решением каких задач она поможет?
• Есть ли у руководителя предложения, какой инструмент использовать для сбора и обработки данных? Какие есть пожелания к функционалу?
• Какой имеется бюджет на реализацию задачи? Какие сроки?
• С помощью каких метрик будете измерять эффективность внедрённого решения?

Ответы полезно записать — они станут базой, на которую вы будете опираться при внедрении аналитики. Файл с ответами полезно актуализировать на каждом из этапов внедрения. Помните, что HR-команда и бизнес — это тандем, и успех в решении поставленных бизнесом задач зависит от вашей синхронизированности на каждом этапе.

HR-метрики — это показатели, которые позволяют оценить эффективность всех HR-процессов в компании, не только подбора, но и адаптации, обучения, развития, оттока и удержания, корпоративной культуры, мотивации.

В числе базовых метрик обычно выделяют:

• срок или скорость найма
• количество закрываемых вакансий
• качество подбора
• процент выполнения плана по закрытию вакансий
• конверсию кандидатов из этапа в этап в воронке подбора

Через отслеживание этих метрик рекрутер понимает, как идут дела, и может оценить результаты изменений. Например, вы уточнили запрос со стороны бизнеса и получили такие ответы:

• При найме ИТ-специалистов есть проблема, что по итогам полного цикла подбора руководству никто из кандидатов не нравится, и приходится начинать поиск сначала. Компания при этом теряет время и деньги. Если оцифруем процесс, поймём, на каких этапах есть проблемы с воронкой, а значит — сможем эти проблемы решить.
• Пытались вносить данные вручную в Excel и строить там воронку, но это было трудоёмко и возникало много ошибок. Поэтому ищем рекрутинговое программное обеспечение с соответствующим функционалом. Основные требования к инструменту — скорость внедрения и простота в использовании, чтобы не пришлось ждать полгода, пока все научатся работать по-новому.
• Бюджет: важно, чтобы выгода от использования решения полностью перекрывала затраты на его внедрение, а в перспективе позволила выйти в плюс за счёт оптимизации процесса подбора.
• Метрики: объём найма, скорость закрытия вакансий, время кандидатов на разных этапах воронки, принятые офферы, анализ причин отказа, стоимость закрытия одной вакансии.

Когда вы выберете и внедрите программное обеспечение, то именно отслеживание обозначенных метрик поможет понять, насколько вы приблизились к решению первоначальных проблем.

На этом этапе вы приступаете к работе — извлекаете, обрабатываете и загружаете данные. Нужная информация может находиться в разных источниках: от Excel-таблиц и кабинета работодателя на hh.ru до ERP- и ATS-систем. Если вы не используете специальные системы, обратитесь за помощью к ИТ-отделу, бухгалтерии и другим подразделениям — они предоставят дополнительные данные, покажут, что и откуда брать, в каком формате выгрузить.

Если же вы используете специальную рекрутинговою систему, всё намного проще: проанализируйте накопившиеся данные, дополните их информацией из личного кабинета hh.ru и можете уже формулировать выводы.

Когда вы собрали данные, проанализировали их и сделали первые выводы, пора обсудить результаты с заказчиками и руководством. Ваша задача — показать, как обстоят дела, и предложить, что с этим делать.

Например:

1. Вы заметили, что ИТ-кандидаты на высокие позиции не хотят делать тестовое и отказываются рассматривать позицию, поэтому бюджет на закрытие позиций растёт.

2. Иногда линейные руководители не согласовывают кандидатов в обозначенные сроки и те уходят к конкурентам, и также растёт стоимость найма.

Предложите решения для каждой из ситуаций, выслушайте обратную связь. Не забудьте сделать акцент на работе HR-команды: сколько вакансий в процессе, какие результаты получены за отчётный период, почему именно такие.

Когда определитесь с решением текущих задач, обсудите планы на будущее:

• определите, какие данные важны для бизнеса, и сформируйте метрики, которые будете отслеживать;
• разбейте подбор на этапы, установите сроки для отчётности;
• ещё раз вернитесь к вопросу инструментов — всё ли устраивает HR-команду и всех вовлечённых в подбор коллег.

Если окажется, что в текущем процессе людям работать неудобно, впору задуматься о специализированной системе для рекрутмента. В нашем примере компания решает внедрить облачную CRM Тalantix.

CRM соответствует ожиданиям по бюджету и скорости внедрения и помогает отладить процесс так, чтобы не растягивать сроки. А ещё даёт возможность поработать с цифрами «руками», например, чтобы решить точечную задачу и детальнее проанализировать процесс — данные из Talantix можно выгрузить в формате четырёх Excel-отчётов:

• Процесс работы над вакансиями — для анализа воронки соискателей, источников подбора, причин отказов, скорости подбора за определённый период.
• Результат работы над вакансиями (выходы на работу) — для анализа успешности закрытия вакансии.
• Статус вакансий — для анализа ключевых параметров в работе над вакансией от заявки на подбор до выхода кандидата на работу.
• Кандидаты на вакансиях — для выгрузки детальной информации по каждому кандидату.