Важно знать: какие документы выдаются на руки сотрудникам
Специалист кадрового делопроизводства Scloud Наталья Подорожная рассказывает, какие документы и в какие сроки нужно выдавать сотрудникам на руки
«Одна из повседневных задач кадрового специалиста — выдача документов сотрудникам по их запросу или при увольнении. Причём обстоятельства и сроки выдачи в каждом конкретном случае отличаются.»
Какие документы выдаются в период трудоустройства сотрудника
Согласно ст. 62 ТК РФ сотрудник может запросить:
- Трудовую книжку.
- Копии документов, связанных с кадровыми событиями: приёмом на работу, переводом или увольнением.
- Справки о зарплате.
- Справки об уплаченных за работника страховых взносах.
- Справки о периоде работы сотрудника в компании и другие кадровые документы.
Такие документы выдаются на руки на основании письменного заявления от работника. Если же сотрудник уволился, то список документов, которые нужно выдать ему на руки, расширяется.
Какие документы выдаются при увольнении
Неважно, уволился ли сотрудник по собственному желанию или «по статье», на руки уволенному работнику нужно выдать:
- Трудовую книжку. Если бумажной трудовой книжки у сотрудника нет, то бухгалтеру нужно в обязательном порядке выдать бывшему работнику СТД-Р. Документ также может выдаваться по желанию сотрудника или работодателя, если бумажная книжка у сотрудника есть.
- Персонифицированные сведения о физлицах за месяц увольнения. В документе нужно указать ФИО, ИНН, СНИЛС сотрудника и общую сумму выплат за месяц увольнения. О тонкостях составления персонифицированных сведений о физлицах мы рассказывали ранее.
- Документы о стаже уволенного сотрудника — подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1. Информацию о стаже нужно заполнить за текущий год.
- Подраздел 3 раздела 1 формы ЕФС-1 со сведениями о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию сотрудника.
- Раздел 3 Расчета по страховым взносам с личными данными уволенного сотрудника, указанием суммы выплат и суммы начисленных страховых взносов за текущий квартал.
Также по требованию сотрудника кадровый работник может выдать записку-расчет с данными об отработанных в месяц увольнения днях, выплаченной зарплате и компенсации за неиспользованный отпуск. Записку составляют по утвержденной форме Т-61.
Какие-то дополнительные бумаги или копии документов могут быть выданы сотруднику только после предварительного согласования. Это, например, части штатного расписания и локальных актов, касающихся непосредственной деятельности работника.
«Стоит отметить, что все указанные документы выдаются сотруднику только под роспись. Бухгалтер может составить расписку с указанием всех документов, в которой сотрудник расписывается при увольнении.»
В каком виде и в какие сроки выдавать документы
На руки сотруднику всегда выдаются копии документов, причем под «копией» документа понимается ксерокопия оригинала с печатью юридического лица и подписями ответственных лиц. В любом другом случае копия юридической силы не имеет.
«Что касается сроков, по ТК РФ документы выдаются не позднее 3-х рабочих дней с момента запроса или непосредственно в день увольнения.»
Ниже приведем перечень справок и выписок, а также информацию о том, не позднее какого времени они должны быть переданы сотруднику:
- Копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу; копия трудовой книжки; справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ); справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца; копии любой записи, содержащей персональные данные работника — выдаются не позднее 3-х рабочих дней с момента обращения.
- Приказ об увольнении можно выдать в последний рабочий день сотрудника или в те же сроки — не позднее 3-х рабочих дней.
- Экземпляр о приеме на работу тоже выдаётся не позднее 3-х рабочих дней с момента обращения, но лучше выдать документ непосредственно в день приема на работу.
- Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за справкой, выдается в последний день работы или после увольнения — не позднее 3-х рабочих дней со дня получения заявления работника.
- Записку-расчет; персонифицированные сведения о работнике; раздел 3 РСВ с данными о сотруднике; а также сведения о его стаже и дополнительных взносах выдаются непосредственно в день увольнения.
Другие документы, неупомянутые выше, выдаются не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи работником заявления на их выдачу.
Нужно ли выдавать документы бывшим сотрудникам
В судебной практике есть разбирательства, в которых уволенные сотрудники не могут добиться от своего бывшего работодателя такие документы, как положение об оплате труда, коллективный договор, акты о несчастном случае и другую документацию. Можно предположить, что владельцы бизнеса не хотят распространять локальные акты компании третьим лицам. Но суд считает, что компания обязана предоставлять документы бывшим сотрудникам по их запросу. Однако можно выдавать сотруднику только те документы или части документов, где речь идёт непосредственно об обратившемся работнике.
Если же сотрудник запрашивает локальный акт, который напрямую не касается его деятельности, такой документ бывший работодатель выдавать не обязан. В этом случае нужно объяснить новому работодателю, что текущее требование не отвечает предписаниям ТК РФ.
Заключение
Работодатели обязаны выдавать работникам запрашиваемые ими документы, но только те, которые относятся к сотруднику или его деятельности в компании. Это относится не только к действующим, но и к бывшим сотрудникам организации. Такое предписание ТК РФ обусловлено тем, что полученные от работодателя документы нужны для трудоустройства на другую работу, для того, чтобы взять кредит в банке или же отправить ребенка в детский сад.