Как сделать так, чтобы новичок на аутстафе не чувствовал себя «чужим среди своих»

HR-директор SkillStaff Анна Королева делится опытом и практиками, которые помогут специалисту быстро влиться в коллектив, расти и развиваться.

Последние несколько лет показали, что работать из любой точки мира легко и эффективно, а виртуальная адаптация стала нормой для большинства компаний. Количество сотрудников, работающих из дома, выросло на 159% с 2005 года. Люди держатся за свои места и чувствуют себя счастливее, если работают удаленно.

На удаленке, в основном, работают ИТ-специалисты на аутстафе — это программисты, тестировщики, дизайнеры и другие. Клиенты «арендует» их у ИТ-компаний, например, для разработки MVP, доработок и других задач.

Все то время, пока длится проект, арендованный специалист взаимодействует с командой клиента и может чувствовать себя оторванным от «родной» ИТ-компании, ее команды, корпоративной культуры и общего инфополя. Частая причина этому — недостаточно хороший онбординг.

Что делать, чтобы сотрудник вливался в коллектив ИТ-компании и не был «чужим среди своих»? Рассказываю на примере SkillStaff — B2B-маркетплейса по поиску ИТ-специалистов по модели аутстаффинга.

Если хотите, чтобы аутстаф-специалист быстро влился в коллектив — дайте ему наставника.

Новые сотрудники могут чувствовать себя потерянными в начале работы из-за незнакомой среды, процессов и ожиданий. Наставники помогают им ориентироваться, показывают, какие шаги нужно предпринять для успешной адаптации и интеграции в команду.

В SkillStaff аутстаф-специалистам помогают бизнес-партнеры по управлению персоналом — они чутко сопровождают специалистов на всех этапах работы и поддерживают их.

Первый день — день погружения в инфраструктуру компании. На этом этапе стоит представить новичку его наставника. Разумнее сделать это даже раньше созвона с командой клиента, чтобы человек узнал, к кому ему можно обращаться по всем вопросам.

Помочь в получении большей информации о компании помогает Welcome-встреча и памятка новичка, благодаря которым специалист узнает, как все устроено в компании и к кому можно обратиться, чтобы узнать об оформлении отпуска, больничного и так далее.

Бывает, что работы на новом проекте и первый день в компании у аутстаф-специалиста наступают одновременно. Огромный поток информации о процессах и командах наслаиваются друг на друга, от чего голова может закружиться.

Мы придерживаемся политики, что в приоритете всегда стоят задачи и встречи, назначенные заказчиком, и если возникают какие-либо накладки, то оперативно подстраиваемся под нового сотрудника, а он в свою очередь адаптируется к требованиям заказчика.

У каждой компании есть свой способ быстрой коммуникации. Чаще всего это Telegram или корпоративный мессенджер, где нового сотрудника добавляют во все чаты и представляют команде.

Мы общаемся в Telegram, здесь у нас есть общий чат, канал с новостями компании и чаты для аутстаф-специалистов. В первый день мы направляем сотруднику ссылку-приглашение, по которой он вступает в главный чат со всеми сотрудниками компании. Там HR пишет приветственное сообщение и отправляет заранее подготовленное сотрудником письмо о себе, написанное в свободной форме. Например:

Коллеги отвечают сотруднику, приветствуют, вовлекая в диалог-знакомство. Человек сразу чувствует себя частью команды.

В чате с новостями мы поздравляем сотрудников с днем рождения и с их годовщиной работы в компании.

Кроме этого, раз в месяц для новичков можно устраивать «обряды посвящения» — welcome-тренинги, где будут все новоприбывшие.

Мы проводим такие встречи вместе с владельцем компании, который открыто отвечает на вопросы, делится с аутстаф-специалистами интересными фактами о компании. Для новеньких это хорошая возможность расширить пул знакомств.

Неформальные чаты отлично работают на сплоченность, помогают найти единомышленников и, главное, реализуемы даже при удаленном формате.

Все ссылки на чаты можно скинуть списком и отправить после оформления сотрудника либо разослать их в памятке в первый рабочий день, чтобы специалист мог со всем ознакомиться сразу.

Например, мы с первого дня активно информируем и вовлекаем в наши чаты по увлечениям:

Хотя аутстаф-специалист проводит большую часть времени внутри команды клиента, для него по-прежнему важно создавать комфортную и мотивирующую рабочую среду, ощущение дома, куда всегда можно вернуться, пообщаться с коллегами, вдохновиться.

Корпоративные мероприятия в этом помогают, способствуют укреплению командного духа, повышению мотивации сотрудников и развитию корпоративной культуры.

Дважды в год каждый из наших сотрудников получает приглашение на традиционные корпоративные выезды, чтобы пообщаться в неформальной обстановке, отдохнуть от рабочих будней, зарядиться позитивной энергией и, конечно же, добиться новых успехов в нашей совместной работе.

Также мы приглашаем на все остальные мероприятия.

Одна из ценностей SkillStaff, которую мы транслируем — это развитие и рост.

Учебные программы, семинары и доступ к учебным ресурсам — вот несколько способов, с помощью которых можно расширить возможности сотрудников для повышения их навыков, знаний, квалификации.

Сотрудникам на аутстафе это также помогает оставаться на связи с компанией, ее целями и отраслью в целом.

Мы стремимся к непрерывному развитию профессиональных навыков наших специалистов. Они имеют возможность активно участвовать в написании статей, конференциях, проведении собственных вебинаров и даже обучении других сотрудников.

Здесь наши сотрудники действительно проявляют высокую активность. На этот год мы запланировали значительное количество мероприятий, статей и другого интересного контента.

Бывает, что на проекте заказчика появляются трудности и нужно скорректировать работу специалиста, «прощупывать» почву: всё ли у него в порядке, не выгорает ли он.

Синхронизируемся с заказчиком, когда появляются трудности. Пример: обычно мы обеспечиваем сотрудника всем необходимым оборудованием и проверяем, что к первому рабочему дню все уже готово. Но иногда бывает так, что ребята на стороне заказчика могут задержаться с предоставлением доступов.

Так как повлиять на внутренние процессы заказчика мы не можем, наша цель в этой ситуации — успокоить нового сотрудника и связаться с его руководителем, чтобы получить задачи на первые часы-дни.

Собираем обратную связь на регулярной основе. Это происходит в разные моменты: в конце первого рабочего дня, недели, месяца и трех месяцев. Мы ведем регулярную переписку, в которой спрашиваем о том, как идут дела, и интересуемся, все ли в порядке.

Мы общаемся с сотрудником и его руководителем со стороны заказчика, задаем вопросы об удовлетворенности работой, оцениваем эффективность и мотивацию. Если возникают какие-то вопросы, мы оперативно на них отвечаем и решаем проблемы.

Например: сотруднику на аутстафе не хватает обратной связи от руководителя. Мы идем к руководителю с комментарием и для получения полного представления о ситуации узнаем у него, действительно ли есть проблемы с коммуникацией. Затем предлагаем ему обратить внимание на то, что для сотрудника важно получать отклик на результаты своей работы. Просим руководителя встречаться с сотрудником почаще и, таким образом, помогаем им наладить коммуникацию.

Одна из самых важных компетенций, или мягкий навык, который стоит прокачивать в современном мире — эмоциональный интеллект (EQ).

По словам эксперта в области организации труда Джуди Белл, коллективы, в которых EQ высок, имеют более высокую производительность, потому что специалисты лучше взаимодействуют между собой. В компаниях, где этот показатель низкий, отмечают более высокую текучесть, низкую производительность и снижение продаж.

Во взаимодействии с сотрудниками важно:

– умение слушать и понимать чувства и эмоции других людей;

— способность управлять своими эмоциями и не позволять им влиять на принятие решений;

— умение находить компромиссы и решать конфликты мирным путем;

— развитие навыков самоанализа и самоконтроля, чтобы понимать свои эмоции и управлять ими.

Также рекомендуем эти две книги по управлению персоналом:

В книге написано простыми словами об управлении в стиле коучинга, даны практические рекомендации, которые можно сразу же брать и применять при работе и общении с сотрудниками.

Будет интересна для менеджеров и владельцев бизнеса. Каждый, кто занимал руководящий пост, сталкивался с необходимостью полностью раскрыть потенциал своих сотрудников. Но поскольку условия в бизнесе далеки от идеальных, сделать это удается далеко не всегда. Книга Брайана Трейси научит вас вовлекать, мотивировать и вдохновлять свою команду.

Какие практики используете в работы вы? Интересно почитать, ждем ваших комментариев.

Больше об ИТ-аутстаффинге в нашем TG-канале: