Эффективный рекрутинг: как автоматизировать массовый подбор с помощью HR-бота

Дефицит на рынке труда в России по итогам 2023 года составил почти 5 млн человек. Особенно остро нехватка кадров проявляется в массовом подборе. Согласно оценкам Head Hunter, дефицит в этом сегменте укоренился в соотношении 1,6, в среднем же на одну вакансию на портале приходится 3-3,5 резюме. В этом контексте внедрение HR Tech-решений в процесс рекрутинга становится насущной необходимостью. Один из таких инструментов – голосовые HR-боты на базе ИИ, которые помогают автоматизировать воронку найма.

Как показывает исследование Ventra Go!, чуть более чем половине соискателей (52%), интересующихся линейными вакансиями, важно выходить на работу день в день или на следующий. Этот профессиональный запрос делает для рекрутеров критически важными оперативный просмотр резюме на сайтах для поиска работы и моментальную реакцию на отклики. Иначе велик риск потери перспективного кандидата, которого могут перехватить более опытные и технологически продвинутые HR-специалисты других компаний.

Еще одна сложность – непроизводительные трудозатраты на обработку нерелевантных откликов. Зачастую существенный процент соискателей, проявивших интерес к вакансии, не соответствует предъявляемым к ней требованиям. Правда, рекрутер узнает об этом только после звонка кандидатам, а это еще один ресурсоемкий процесс.

Слабый отклик на фоне дефицита кадров и высокая конкуренция за кандидата – ключевые причины недостаточно наполненной воронки найма и длительного периода по закрытию вакансий. Поэтому многие рекрутеры в качестве лидогенерации используют обзвон «холодной» или «теплой» базы, например, посетителей конкретных сайтов или ранее откликавшихся на схожие вакансии. В таких условиях автоматизация первичного отбора и отсев нецелевых соискателей становятся необходимостью.

Значительная доля звонков кандидатам не дает ожидаемого результата: абонент занят, не берет трубку или, приняв вызов, просит связаться с ним в другое время и так далее. Приходится предпринимать множество попыток дозвона, чтобы все-таки установить контакт с соискателем. Когда это все же удалось, а кандидат соответствует требованиям позиции, есть первый результат – согласованное собеседование. Однако необходимо обеспечить явку кандидата на встречу.

Таким образом, рекрутеры регулярно пребывают в стрессовой ситуации: бизнес требует закрытия вакансий в минимальные сроки, а объективные трудности не дают возможности сформировать воронку подбора в нужном объеме, успешно отработать ее и выдать результат. Увязнув в рутине, HR-менеджер находится в постоянном цейтноте и не имеет возможности повлиять на ситуацию

С помощью HR-бота рекрутеры могут комплексно подойти к решению проблем.

В первую очередь, боту можно делегировать дозвон, тем самым повысив скорость обработки базы и конверсию этого этапа воронки. Возможно настроить количество звонков и их периодичность, время ожидания ботом на линии, а главное – он способен совершить одновременно более 1 тысячи вызовов.

Таким образом HR-бот может обзванивать любую базу в сжатые сроки, учитывая наиболее конверсионное время в течение дня. Эти интервалы выявляются в процессе тестовых запусков по конкретной вакансии и для определенной аудитории соискателей. Анализируя паттерны и выявляя периоды с наивысшей конверсией в диалог, система фиксирует оптимальные временные интервалы для звонков. Как правило, это утренние часы, 20-30 минут перед обедом, а также период с шести до восьми вечера.

Очевидно, что рекрутер не может прозвонить всю запланированную на день базу в течение двух часов. Попытки дозвонов неизбежно влекут непроизводительные затраты. Вторичная выгода от использования бота – актуализация контактной базы: проверяется возможность дальнейшей коммуникации с соискателями по указанному номеру, а неактуальные данные исключаются.

После дозвона кандидату бот может презентовать вакансию и ответить на часто задаваемые вопросы о ней или о компании. Следующий шаг – экспресс-интервью, чтобы проверить, соответствует ли соискатель критериям позиции. Бот способен уточнить наличие водительского удостоверения определенной категории или медицинской книжки, стаж работы и множество других параметров. Если кандидат не отвечает требованиям, бот фиксирует результат и прощается с соискателем. В ином, положительном, случае – переходит к согласованию даты и времени собеседования. По итогам диалога бот продублирует информацию по СМС, а также забронирует встречу в расписании HR-менеджера.

Чтобы обеспечить явку кандидата, накануне или в день собеседования HR-бот звонит кандидату для напоминания и подтверждения договоренностей. Если у соискателя поменялись планы, бот может сразу же в разговоре перенести дату и время.

Еще один важный этап – обзвон «недошедших» кандидатов, которые по каким-либо причинам пропустили встречу. Бот уточнит причину и предложит выбрать новое время для собеседования.

То есть HR-бот берет на себя трудозатратные и рутинные операции, позволяя HR-менеджеру в полной мере фокусироваться на иных задачах – общении с людьми, оценке, насколько компания и кандидат подходят друг другу, и обеспечении дополнительной ценности каждой из сторон.

Для легкого запуска HR-бота у Robovoice от компании SL Soft созданы шаблонный сценарий, который можно быстро адаптировать под вакансии компании, и пользовательский инструментарий платформы.