Как построить общение с аутсорсинговыми компаниями?

О завышеных ожиданиях и бездействии. Делюсь своим мнением о наболевшем.

Как исполнительный директор компании, которая присутствует на рынке услуг удаленных помощников с 2012 года, скажу, что чаще всего мы сталкиваемся с проблемой отсутствия навыка делегирования. Каждый третий из обратившихся за помощью в Смартфилд возлагает неоправданно завышенные ожидания и каждый четвертый хочет получить результат, никак не принимая участия в процессе.

Поэтому, прежде чем начать общение с аутсорсинговыми компаниями, я однозначно советую изучить бизнес-процесс, который вы хотите делегировать. Во-первых, следует четко понимать, как устроены процессы в вашей компании - как на макро, так и на микроуровне. Если, например, вы отдаете на аутсорсинг отдел продаж, то изучите весь путь от обработки заявки до получения отзыва. Во-вторых, определите, какую часть этого процесса вы хотите отдать на аутсорс. Насколько делегируемая часть работы зависит от деятельности других отделов и на каком этапе возможны трудности. И, наконец, убедитесь, что вы от начала и до конца понимаете, какой результат хотите получить от аутсорсинговой компании. После этого создайте алгоритм работы и установите желаемые KPI.

Стоит отметить, что весь делегируемый процесс должен сопровождаться подробными инструкциями, где досконально разобран каждый шаг с возможными вариациями. Вы знаете этапы работы, так как собственноручно строили свой бизнес, но постарайтесь, чтобы механизм был понятен любому человеку, который возьмется за работу. Хорошая инструкция - это 80% успеха рабочего процесса, переданного на аутсорсинг.

Следующий этап - взаимодействие с аутсорсинговой компанией. Обсудите алгоритм действия с менеджером компании или непосредственно с исполнителем. Убедитесь, что задача понята верно и человек мыслит с вами в одном направлении. Есть вероятность, что первый результат разочарует, даже если все условия и алгоритмы были оговорены заранее. Исполнителю требуется время для погружения во внутренние процессы компании и подстройки под них. На первом этапе сотрудничества правок не избежать. Если после нескольких правок исполнитель продолжает делать одни и те же ошибки, то стоит задуматься о его смене. Мы в Смартфилд идем навстречу клиентам и обучаем замену за наш счет.

Поиск подходящей компании или человека требует времени, но очевидно, что шансов на успех при обращении в профильную компанию у вас все-таки больше, нежели при найме сотрудника в штат.

Начиная работу с аутсорсингом, важно всегда держать в голове, что если вы хотите построить взаимовыгодное сотрудничество, то вам тоже придется вложиться в процесс.