Как всем офисом перейти на удаленку и не перестать работать. Лайфхаки

С сегодняшнего дня наша организация, Платформа НТИ, как многие российские компании переходит в онлайн-режим. Чтобы оставаться эффективными даже дома, мы собрали лайфхаки по дистанционной работе и делимся ими со всеми.

Давайте по порядку. Что мы делали, пока продолжали полностью или частично работать в офисе?

Распространение коронавирусной инфекции особенно опасно для людей, попадающих в так называемую группу повышенного риска. К ней относятся люди старше 60 лет, пациенты с онкологическими и другими хроническими заболеваниями (сахарным диабетом, бронхиальной астмой, ишемической болезнью сердца, ВИЧ, гепатит и пр.), лица, перенесшие в течение последних 6 месяцев тяжелые легочные или вирусные заболевания. Сотрудников, входящих в эти группы или проживающих с людьми из групп риска, мы перевели на дистанционный режим работы в первую очередь.

Очевидно, что перевод всех бизнес-процессов в онлайн сложно спланировать и осуществить одним днем. У многих решение рабочих задач невозможно вне офиса. Поэтому мы сформировали дежурный отряд – так называемую «пожарную бригаду», которая продолжит работать в офисе, пока коллеги останутся дома тестировать удаленный режим.

Мы работаем в сетевом формате, с регионами. Поэтому мы составили рекомендации по организации и проведению мероприятий в целом и в сети. Подробнее о них можно прочитать тут.

Синхронизация

• Лидеру команды. Договоритесь о ритме синхронизации. Когда вы сидите с коллегами в одной комнате, вы легко можете записать общий список задач на стену, быстро обсудить проблему или задать вопрос. При переходе в online ваша близость рассыпается. Запустите ритуал синхронизации команды в течение дня и недели. Например, это могут быть общие созвоны раз в неделю и текстовая перекличка в чате утром и вечером каждый день.
• Лидеру команды. Настройте фоновую синхронизацию. Пока вы все физически вместе, вы параллельно с работой делитесь новостями, шутками, сплетнями и прочим фоновым шумом. Вам никто не говорил, но это тоже часть работы. Было бы грустным это ощущение коллектива потерять в дистанционном режиме. Настройте для команды чатик с оффтопами или группу в discord. Но следите за своим цифровым следом!
• Лидеру команды. Зафиксируйте общее окно доступности. В удаленном режиме вы не просто работаете из дома, отеля или еще какого-то места, отличного от вашего офиса. Режим каждого сотрудника приобретает еще больше индивидуальных зависимостей: кто-то теперь встает в 11, потому что засыпает в 2, кому-то днем надо позаниматься с ребенком, у кого-то сдвигается часовой пояс. Это нормально: просто договоритесь внутри команды о минимально необходимом общем пересечении календарей, когда все доступны online. В такие слоты будет удобно кидать синк-ап встречи.
• Индивидуально. Выделите слоты в своем календаре для других. Дистанционный режим работы легко скатывается в асинхронный. Здесь самое сложное — добиться своевременной реакции коллег на ваши запросы, а их возможность в любой момент стукнуться в чате, быстро начнет вас раздражать. Договоритесь о слоте в своем календаре, внутри которого любой коллега может запросить вашего фокусного внимания. Например, забронировать ваше время на просмотр своего документа.

Контроль над временем и задачами

• Индивидуально. Управляйте своим расписанием. Дистанционный режим создает ложное ощущение свободы и отсутствия контроля. Всем все равно, сидите вы в пижаме или в костюме. У вас появляется больше гибкости и новые отвлекающие факторы. Поэтому особенно важно выработать для себя новый рабочий график. Получится не сразу: начните с фиксации слотов на перерывы, ведите в блокнотике учет отвлекающих факторов и своих временных затрат. Через несколько дней оптимизации вы войдете в комфортный ритм.
• Лидеру команды. Ведите общий трекинг задач. В online не видно, кто чем занимается и с какой скоростью делает свои задачи. Это создает ощущение безделья коллег. Чтобы такого не было, заведите общий список задач команды и помогите коллегам разбить свои задачи на блоки по 1-2 часа (4-6 задач на день). Следуя ему, вы не только получите список достижений команды за день или неделю, но и ощущение вклада всех в общее дело.
• Лидеру команды. Контролируйте крайности. При работе в удаленном режиме можно уйти в одну из двух крайностей: если у вас нет задач, то вы ничего не делаете; а если задача вас увлекла, то вы забываете отдыхать и теряете счет времени. Чтобы избежать первого, обсудите с командой, какие у вас есть фоновые несрочные задачи, которые можно делать в любой момент: например, разобрать архив, причесать презентации, поправить тексты на сайте или узнать, как дела у партнеров. Чтобы избежать второго: доверьтесь своему календарю – в нем уже должно быть записано время, когда вы не работаете.

Рабочее место

• Индивидуально. Выделите рабочее пространство. Дома можно работать из кресла, из кровати, из ванны, на подоконнике, на балконе и даже на иголках акупунктуры. Разнообразие возможностей может вас долго удивлять. Но чтобы работать продуктивно, найдите или оформите одно место, которое будет вам комфортно и станет для вас привычным рабочим пространством.
• Индивидуально. Подберите оборудование. В дистанционной работе критичными оказываются мелочи: качество наушников и микрофона на звонке, наличие бумажки или стикера под рукой, чтобы записать идею, подставка под кофе, чтобы не залить ноутбук. Позаботьтесь о мелочах.
• Лидеру команды. Синхронизируйте софт в команде. Удаленный режим работы способствует поиску более эффективных инструментов для решения традиционных задач. Это хорошая новость. А вот плохая: если вовремя не договориться об общих инструментах коммуникации и работы (в т.ч. об общих правилах работы с календарем, почтой и мессенджерами), то вы будете терять на пограничных издержках. Например, планируя встречу, проще ориентироваться на календари коллег (если они актуальны и открыты), чем опрашивать каждого индивидуально. Встреча, занесенная в календарь, сама напомнит о себе.
• Лидеру команды. Создайте общее виртуальное пространство. Физический офис обладает неоспоримым преимуществом: общим пространством, в котором циркулируют идеи, образы, обсуждения, документы и другие артефакты. Важно перенести это свойство общего доступа в online-среду. Сделайте для своей команды виртуальное рабочее пространство: для небольших команд можно бесплатно использовать Slack, Microsoft Teams или их аналоги. Вариант минимум: общее хранилище файлов.

Эффективность коммуникаций

• Индивидуально. Сжимайте время встреч. Часто кажется, что созвонившись, мы договоримся быстрее, чем переписываясь в чатике. Но потом оказывается, что плановое обсуждение на 10 минут занимает полчаса: сначала вы всех ждали, потом у кого-то пропал звук, потом у кого-то в фоне лает пёсик, потом вы заодно обсуждаете что-то еще. Делите плановое время таких встреч на два — и вместо блокера на 30 минут, кидайте встречу на 15. На короткую встречу меньше хочется опаздывать, а обсуждение получается более сфокусированным. Если звонок выходит за плановое время, лучше вынести оставшиеся вопросы в отдельное обсуждение и назначить новую встречу.
• Индивидуально. Экономьте общее время. Кажется, что теперь, когда мы все ушли в online, нас можно легко собрать на общую встречу — намного проще, чем в физическом офисе. Поэтому делаем одну большую встречу и зовем всех причастных. Не надо так. В online вы никогда не знаете, что делают ваши коллеги, ожидая своей очереди в повестке. Бич каждой такой встречи: «Ой, повторите вопрос, связь пропала». Лучше разбить большую встречу на несколько маленьких узким составом, после чего прислать всем общее резюме.
• Индивидуально. Покажите лицо. В дистанционном общении самый большой недостаток — это человеческие эмоции. Самый живой online-звонок проходит с живыми лицами, когда вы видите собеседника, его мимику, эмоции и внимание на диалог. Убедитесь, что вы готовы к звонку лицом, а если у вас плохая камера на ноутбуке, используйте камеру мобильного телефона.
  
• Лидеру команды. Подводите итоги дня. В отличие от физического офиса, в дистанционном режиме вы теряете ощущение сборки ситуации. Поэтому важно намеренно уделять свое время подведению промежуточных итогов: просмотрите список выполненных задач, выпишите ключевые находки и провалы удаленного режима за день, продумайте основные задачи на следующий день. В идеале такое резюме разослать на всех участников команды.
  

Переход в цифру

• Индивидуально. Расставьте маяки. Online-режим упрощает «мгновенную» коммуникацию: нет ничего проще, чем написать коллеге в чатик и ждать сиюминутного ответа. А если ответа нет, написать еще раз. Дзынь. «Я же вижу, что ты прочитала». Дзынь. Дистанционный режим прячет от коллег вашу занятость и погруженность в поток: то, что вживую легко заметить, в интернете легко проигнорировать. Поэтому важно управлять своим статусом загруженности и доступности для диалога: от свободных слотов в календаре до статуса в чате. Во многих мессенджерах в настройках приватности вы можете указать, показывать ли статус прочтения и присутствия.
• Лидеру команды. Избегайте цифровых аналогов бумаги. Нет ничего утомительнее в своей бессмысленности, чем переслать документ коллегам в почте или телеграмме, чтобы потом собрать индивидуальные правки и самостоятельно интегрировать их в общий документ. Если схему проще нарисовать и обсуждать сразу в Miro, зачем вставлять ее картинкой в PowerPoint и рассылать презентацию коллегам для сбора обратной связи? Переходя к цифровым инструментам, выбирайте средства с поддержкой коллективной работы.
• Индивидуально. Сделайте очные встречи online-встречами. Если вам нужно работать удаленно, это не повод откладывать внутренние встречи с коллегами или внешние с партнерами, потенциальным сотрудниками и клиентами. Просто перенесите их в online, используя соответствующие инструменты (Zoom, Skype и т. п.). Это сэкономит всем время на транспорт, а использование видео при звонке существенно компенсирует отсутствие личного контакта.
• Индивидуально. Следите за поверхностью цифровых угроз. В дистанционном режиме ваши рабочее и личное пространство смешиваются еще больше, чем они перемешаны сейчас, повышая риски для утечки внутренней информации, взломов рабочих аккаунтов и т. п. Проверьте, что ваши компьютеры и смартфоны защищены, интернет-соединение надежно (в идеале, используйте всегда VPN), а приложения обновлены. При экспериментировании с новыми инструментами online-работы, не размещайте в них персональную и другую чувствительную информацию, пока не получили на это одобрение от ИТ-службы и службы безопасности.

Момент возможностей

• Индивидуально. Совместно повышайте цифровую грамотность. Раз вы уже в online, вам и флаг в руки — используйте online-курсы для развития своих компетенций. Договоритесь с руководителем, какой курс вам будет наиболее полезным и вставьте его в план своих работ. Наибольшего эффекта вы достигните, если будете проходить один курс одновременно со своими коллегами, обсуждая задания и свои наблюдения.
• Индивидуально. Делитесь открытиями. В интернете и магазинах мобильных приложений каждый день появляются и обновляются новые цифровые инструменты. Если вы нашли классное средство, научились по-новому использовать возможности текущих или объединять сильные стороны нескольких инструментов, расскажите об этом коллегам. Но прежде, чем предлагать их внедрять, проведите эксперимент на безопасном для компании проекте.

Изоляция

• Останьтесь дома. При любых сомнениях в своем состоянии здоровья –– останьтесь в вашем текущем месте (дома, в отеле). Дистанционная работа в этих условиях абсолютно допустима и предпочтительна. Сузьте круг лиц, имеющих доступ в вашу квартиру, в т.ч. наемных работников (например, сотрудников службы доставки, клининговых служб и ремонтных бригад), кроме сотрудников медицинских и других специальных служб, имеющих средства защиты. Если вы собираетесь дойти до своей поликлиники, сначала позвоните в нее и уточните целесообразность.
• Придерживайтесь самоизоляции. Важно не посещать не только рабочее место (офис), но и другие места скопления людей. Вместо похода на обед в кафе лучше закажите продукты на дом и приготовьте сами. Избегайте не только тех мест, где вы можете подцепить инфекцию, но и тех, где вы сами можете заразить людей в зоне риска (отделения Сбербанка, Почты России, сетевых магазинов и т. п.).
• Удерживайте социальную дистанцию. Откажитесь от совместных празднований дней рождений и других событий, семейных походов в гости к друзьям, вечерних посиделок в баре и утренних завтраков в кафе. Особенно сложным это будет для семей с детьми. Каждый такой контакт является потенциальным вектором передачи инфекции, даже если по ощущениям человек не болеет. Замените личное общение удаленным, например, в Китае начали проводить online-дискотеки, а родственникам в зоне риска лучше позвонить.

Гигиена

• Соблюдайте общую и личную гигиену. Не употребляйте еду из общих упаковок или посуды. Очищайте поверхности и устройства, к которым вы прикасаетесь. При переходе к режиму самоизоляции в квартире, вы резко увеличиваете число физических контактов, а в случае заболевания — и концентрации инфекции в воздухе. Поэтому первым делом уберитесь в квартире. Чаще проветривайте помещение и проводите влажную уборку.
• Уменьшите физический контакт. Вирус в основном распространяется воздушно-капельным путем: через капли влаги при кашле, чихании или просто в разговоре. Минимальная рекомендуемая дистанция при общении с людьми с симптомами заболевания — 1 метр. Второй вектор распространения — загрязненные поверхности: например, дверные ручки, кнопки лифта, поручни в общественном транспорте, деньги и интерфейсы банкоматов и терминалов оплаты, витринные образцы в магазинах одежды, обуви, техники и косметики.
• Мойте руки. Самое важное, что можно сделать для защиты — это поддерживать чистоту рук и рабочих поверхностей. Часто мойте руки водой с мылом или используйте дезинфицирующее средство, старайтесь не касаться рта, носа или глаз руками. Минимально рекомендуемое время мытья рук с мылом — 30 секунд. Если после мытья рук вы схватили телефон, который до этого трогали грязными, пора снова мыть руки.

Психологический комфорт

• Позаботьтесь о своих близких. Обратите внимание своих родственников, особенно пожилых, на необходимые меры предосторожности. Люди преклонного возраста ввиду ослабленного иммунитета имеют более высокий риск получить тяжелые осложнения, которыми характеризуется вирус. Договоритесь о плане действий в случае наступления симптомов заболевания.
• Продумайте досуг. В режиме самоизоляции вы оказываетесь резко отрезанными от внешних развлечений и личного общения. Если с вами изолировано ещё несколько людей, то вам предстоит научиться проводить все это время вместе. Спланируйте собственный или совместный досуг: выделите время на просмотр кино или сериалов, трансляций концертов или постановок, настольные или компьютерные игры. Например, посмотрите пятичасовое путешествие по Эрмитажу или лекции Островов.
• Поддерживайте физический тонус. Находясь в замкнутом пространстве, вы резко сокращаете пространство для перемещения. Поэтому обратите особое внимание на сохранение подвижности и минимальной физической нагрузки. Попробуйте какое-то время работать стоя (например, когда вам надо подумать или во время колла), делайте разминку или зарядку чаще, чем обычно. Если вы мечтали попробовать йогу или медитацию, это ваш шанс.
• Закупите продукты и расходные материалы. Ключевые непортящиеся продукты и расходные материалы лучше купить заранее. Составьте список таких товаров — и бегом в online- или оптовый магазин (не скупайте весь соседний продуктовый магазин). Вот, например, рекомендованный список продуктов от органов защиты Германии (на одного человека на 10 дней): 20 литров питьевой воды, 3,5 килограмма какой-либо крупы, хлеба, картошки, макарон и риса, 2,5 килограмма консервированных овощей и орехов, 4 килограмма сухофруктов и консервированных фруктов, 2,6 килограмма молока и молочных продуктов, 1,5 килограмма мяса, рыбы, яиц или яичного порошка, 0,4 килограмма жиров и растительного масла. Кроме того, понадобятся также сахар, мед, мука, бульонные кубики, сухое печенье, шоколад. Добавьте средства гигиены и базовые медикаменты.
• Мойте факты перед едой. Важно следить за развитием событий: от принятых мер по предотвращению распространения инфекции в вашем регионе до появления новых сведений о вирусе. Однако поступающую информацию надо чистить: ориентируйтесь на надежные и официальные источники, СМИ, делающие проверку фактов перед подачей, а также прямые рекомендации вирусологов; подвергайте сомнению пересказы фактов и гипотез и публикации с фотографиями как из фильмов про конец света.

Надежные источники рекомендаций:

• ВОЗ
• Визуализация распространения коронавируса в мире от Университета Джона Хопкинса
• Европейский центр профилактики и контроля заболеваний
  
• Центры по контролю и профилактике заболеваний США
  

Действия на случай подтверждения заболевания у сотрудника

Немедленно обращайтесь к врачу при признаках заболевания:

• Повышение температуры тела в >90% случаев
• Кашель (сухой или с небольшим количеством мокроты) в 80% случаев
• Одышка в 55% случаях
• Ощущение сдавленности в грудной клетке в >20% случаев

Оцените риск. Особое внимание следует уделять данной симптоматике в случае, если вы посещали в последние две недели в зоны повышенного риска (КНР, Южная Корея, Италия, Иран, Франция, Германия и Испания) или были в контакте с кем-то, кто посещал эти зоны в последние две недели.

Избегайте самолечения. Вирусную пневмонию –основное и самое опасное осложнение коронавирусной инфекции, нельзя вылечить антибиотиками и другими антибактериальными препаратами. В случае развития пневмонии лечение в стационаре направлено в основном на поддержание функции легких при помощи профессиональных аппаратов ИВЛ.