Шесть маленьких советов по рабочей переписке

Окей, все уходят на удаленку. Теперь придется больше писать и читать. Давайте научимся делать это полезнее.

Все проблемы в коммуникациях — это микс асимметрии информации и обманутых ожиданий. Разность в знаниях и ожиданиях увеличивается, когда вместо курилки проект приходится обсуждать в Zoom, а эмоции считывать не по лицу, а по расшифровке стикеров и эмодзи.

Работать с одним информационным обвесом и сближать картину мира на удаленке помогают скайп-коллы, но основное общение все-таки происходит буквами — в чатах, системе документооборота, Trello. С письменной коммуникацией две проблемы: мысли просто формулируются хуже, а при чтении слишком большой простор для интерпретации. Я редактор в контент-бюро «Хорошая история» и могу подсказать, как это исправить.

В целом выстроенные процессы, мотивация, уважение к текущим делам собеседника, созвоны по важным вопросам, фиксация договоренностей и прочее, что обсуждали на vc вчера — по умолчанию.

Ключевой принцип — не просто швырнуть задачей, тезисом, просьбой или замечанием, а раскрыть его. Сделайте так, чтобы за деревом «Серега, срочно надо макет!» был виден лес всей важности задачи.

Ваши друзья — слова «чтобы» и «поэтому», но следите за причинно-следственной связью.

Объяснение — это упаковка идеи. Чем понятнее показать идею, тем меньше вопросов будет по ее исполнению. Особенно в условиях, когда ты сидишь в пяти метрах от холодильника.

Задачу в письменной коммуникации надо не просто ставить, а объяснять. Например, прописать ожидаемые действия, и всем сразу станет легче.

Если считаете, что криво сформулировали мысль, дайте контекста: объясните, зачем вы это написали и прямо напишите «как-то криво сформулировал, если что-то непонятно, спроси, я дополню».

Если читаете и не врубаетесь в то, что написано, уточните. Фраза «Я че-то не догоняю, а объясни, как ...» избавит от сотен недопониманий.

Детали, детальки и деталюшечки проектов могут казаться мелкими только вам. Для директора фраза «нет в кривых» не значит ничего, для дизайнера — два лишних часа на прорисовку логотипа.

Это касается не только постановки задач, но и других моментов в переписке, особенно когда в диалоге двух появляется дух третьего, и все превращается в испорченный телефон.

Все, что может как-то повлиять на проект, должно быть написано. Даже если вы думаете, что это к нему никак не относится.

Две галочки в телеграме — это не показатель. Ни того, что «ну я же написал», ни «ок, принято».

Когда вы ставите задачу письменно, вы не можете поиграть в доктора Лайтмана: скепсиса, пренебрежения и отвращения на лице не видно. Поэтому если от вас ждут какого-то ответа — дайте его, каким бы этот ответ ни был. Описывайте свои действия и планы, не пожалейте пары лишних предложений.

Вы хоть раз слышали или произносили вслух фразу «заранее спасибо»? Не превращайтесь в бюрократа в деловой переписке.

Контекст — это не манипуляция. Сравните.

Вот шесть, с виду простых пункта, помогут поддерживать нормальные отношения в компании, избегать разночтений и испорченного телефона. Если уходить глубже, читайте «Новые правила деловой переписки» от Ильяхова и Сарычевой и «Искусство объяснять» Ли ЛеФевера.

#самоизоляция