Как организовать эффективную работу коммуникационного агентства в период карантина

В связи с угрозой распространения коронавируса SARS-CoV-2 в России, агентство Pro-Vision Communications, как и многие другие компании, перешло на дистанционную работу. «Удаленка» стала самым рациональным решением для организаций, ставящих безопасность и здоровье команды на первое место. О том, как быстро и эффективно выстроить деятельность online, рассказывает руководитель отдела по работе с персоналом Кира Донская.

Очевидное преимущество работы из дома – это возможность выполнять задачи в более расслабленной обстановке. Не важно, сидите ли вы в большом кресле в гостиной, прилегли на кровать с ноутбуком или расположились на подоконнике с кофе и домашним питомцем – главное, чтобы вам было комфортно и просторно. Однако для продуктивной деятельности стоит обустроить отдельное место, которое на время заменит офисные атрибуты.

Лучше организовать пространство так, чтобы оно настраивало на эффективную работу: пусть вне поля зрения останутся телевизор, холодильник, мягкая постель и прочие отвлекающие факторы. Отличное решение – сразу положить рядом необходимые девайсы (исключительно для коммуникации с коллегами), блокнот, ручку, папку с документами и зарядное устройство, а также бутылку воды или чашку чая. Постарайтесь минимизировать шум вокруг, периодически проветривать помещение и проводить уборку, чтобы находиться в чистоте. Как говорится, порядок дома – порядок в голове. Привычные ритуалы, например, подъем в определенное время, утренний душ, зарядка, хороший завтрак, повысят продуктивность.

Казалось бы, что может быть приятнее и проще, чем работа из дома, когда под рукой вкусная еда и любимые вещи? Отчасти это иллюзия и заблуждение. Удаленный формат порой создает ощущение полной свободы и бесконтрольности. На самом деле, количество задач нисколько не уменьшается, а концентрироваться на их выполнении в разы труднее, тем более с непривычки. Лайфхак: фиксируйте на бумаге или в будильнике смартфона мини-перерывы через час активной деятельности, выделите конкретный слот на обед, а еще письменно обозначьте время на каждое задание и пробуйте не сильно выходить за рамки.

Первая крайность подразумевает отсутствие срочных задач, когда сотрудник на связи, но ничем не занят. Конечно, это позволяет ему собраться с мыслями, отдохнуть, привести в порядок окружающее пространство или почитать полезную литературу, послушать интересный вебинар. Но важно, чтобы такой «энергосберегающий режим» не затягивался и не становился нормой. Выход из ситуации – предложить помощь коллегам или обсудить с руководством, какие фоновые задачи можно начать «разгребать» уже сейчас. К их числу относится подготовка, вычитка презентаций, коммуникация с партнерами, сортировка и архивирование рабочих фалов и смет, «погружение» в клиента, для которого предстоит писать материал через пару недель или месяцев.

Вторая крайность настигает сотрудников, которые игнорируют потребность в отдыхе. Часто мы настолько увлечены задачей, что не замечаем, как прошло 3, 4 и больше часов без перерыва. Из-за переутомления показатель эффективности и качество работы резко снижаются, сотрудник чувствует себя подавленно, а времени на полноценный досуг потом может не быть, ведь «горящие» дела никто не отменял. Действенное решение для всей команды со стороны ее лидера – контролировать в переписке по почте или в мессенджерах статус работы над задачей и предотвращать системный характер сверхнагрузок. Каждый час советую делать мини-перерыв на физическую активность – 20-30 приседаний или 1 минута в планке.

Работая с коллегами в офисе, у вас всегда есть возможность совместно составить список задач, уточнить необходимые моменты или оперативно собраться, чтобы обсудить актуальные вопросы. На «удаленке» же не обойтись без синхронизации команды через определенный промежуток времени: к примеру, условьтесь об общих звонках или ежедневной перекличке в чате.

В агентстве Pro-Vision Communications эта идея реализована так: каждое утро руководители подразделений формируют список задач на день, который затем отправляется на групповой ящик отдела. В отличие от индивидуально разосланных KPI’s, такой формат служит призывом к дискуссии. Коллеги разбирают поставленные задачи, вместе с руководителем распределяют их внутри команды, задают уточняющие вопросы. В конце дня формируются отчеты о проделанной работе. Такая форма контроля стала альтернативой планеркам. Что насчет конференций, сейчас мы проводим их только при обсуждении новых проектов.

Кроме того, для поддержания позитивного командного духа мы ведем привычную коммуникацию: поздравляем коллег с Днем рождения, собираем забавные фотографии на тему «home office» и в целом стараемся делать все, чтобы сотрудники не чувствовали себя изолированно.

Переключиться после трудового дня в домашней обстановке проблематично, так как отсутствуют сигнализирующие «ритуалы». Но их можно выполнять и в квартире. Допустим, обычно вы выходите из офиса в 19 часов. Попробуйте в это время закрыть почту, мессенджеры, привести в порядок пространство вокруг, отключить гаджеты и сказать близким дома, что вы свободны.

Развеяться и восстановиться поможет вечерняя прогулка в немноголюдном месте. Помимо этого, не забывайте о положительных эмоциях, саморазвитии и хобби, наполняющих жизнь яркими красками, в которых мы особенно нуждаемся в условиях изоляции. И главное- без паники и не болейте!)