Как организовать и контролировать работу сотрудников в условиях удаленной работы?

С развитием технологий и изменением рабочих процессов все больше компаний переходят на гибкий график работы или удаленку. Однако, для эффективной организации и контроля процесса руководителям необходимо учитывать ряд важных аспектов. В этой статье я расскажу, как правильно организовать и контролировать работу сотрудников в условиях удаленки.

Откуда растут ноги у «удаленки» и столько трудностей у руководителей?

То, что удаленная работа уже давно тренд — факт. Это подтверждает и исследование за 2023 года от «Работа.ру». По их данным, около 28% россиян сейчас работают из дома, либо частично, либо полностью. Почти треть опрошенных предпочитают работать удаленно, причем 11% вовсе не посещают офис, а еще 17% чередуют удаленную работу с походами в офис. Многие опрошенные оценили комфорт работы из дома на максимальные пять баллов — это подтвердили 52% респондентов. Еще 21% выставили удобству своего домашнего офиса оценку «четверку», а 17% — «тройку».

С 2020 года, когда все сотрудники (а не только фрилансеры) оказались вынуждены работать из дома, возникла потребность в контроле за людьми, которые впервые столкнулись с таким режимом работы. Быстрое перестроение управления казалось невозможным, а использование ПО для контроля рабочего интерфейса казалось привлекательным и простым решением для данной ситуации. И многие руководители решились его использовать. Так, около четверти российских работодателей (27%) применяют программные средства для контроля деятельности своих сотрудников во время рабочего времени на их компьютерах, как указывает исследование сервиса HeadHunter, заказанное изданием «Ведомости».

Вот основные функции данных систем, которые могут вызывать у работников негативные эмоции:

1. Отслеживание рабочего времени, нажатий клавиш, создание скриншотов экрана и запись информации о документах, которые печатаются.

2. При установке на мобильные устройства — контроль местоположения сотрудников с помощью GPS, перехват звонков и сообщений.

3. Анализ посещаемых работником веб-сайтов, построение графиков активности и формирование рейтинга производительности сотрудников.

Мониторинг производительности сотрудников является важным аспектом работы компании. Это помогает обеспечить ее успешное будущее и рост. Контроль за безопасностью внутренних данных также необходим, чтобы предотвратить утечки информации. Однако, излишнее следить за тем, сколько раз сотрудник пьет чай, является неразумным и неэффективным вниманием со стороны руководителя.

Почему такое ПО — не таблетка от всех бед?

Здорово, когда есть какая-то дорожная карта для топ-менеджеров компаний о том, что делать с командой. Однако, как и с обувью, не всегда подходит один размер всем, то же самое можно сказать и об организационных аспектах.

Я общалась со многими руководителями и с их подчиненными, в том числе от государственных организаций до ИТ-стартапов на тему тотального контроля, и тут мнения разошлись. Некоторые из них считают, что такое метод свидетельствует о недостатках навыков управления руководителя, неспособности эффективно организовать рабочие процессы и стремлении ускорить труд. Другие же отмечают, что такой контроль имеет свои преимущества — подробная статистика по каждому сотруднику приносит большую пользу.

Первые считают, что лучше всего мотивировать сотрудников, создавать упорядоченную и открытую корпоративную культуру и стремиться к результату. Главное — достигнуть поставленной цели и не важно, как именно это произошло. Не имеет значения, днем или ночью происходил рабочий процесс, сколько раз сотрудник отвлекался. Важно, чтобы все было завершено к установленному сроку.

Как руководителю выстроить прозрачную систему отслеживания результатов?

На мой взгляд, использование ПО для контроля за работниками является неэффективным подходом: такое поведение может вызвать стресс у сотрудников и привести к выгоранию. Более того, ничего не мешает работнику поставить рядом с рабочим компьютером личный ноутбук и смотреть на нем видео на YouTube, при этом оставляя рабочий компьютер открытым только для начальства.

Оптимальным способом контроля за выполнением задач является работа с таск-менеджерами. Необходимо организовать пространство в таком сервисе наглядным образом как для сотрудников, так и для руководства. Следует минимизировать количество этапов выполнения задачи, определить способы классификации задач и установить сроки выполнения: либо только конечную дату, либо и промежуточные.

Поэтому важно разработать четкую систему распределения задач и контроля их выполнения. Каждому сотруднику должно быть ясно, какие задачи ему поручены, какие сроки выполнения установлены и какие ожидаются результаты. Регулярные онлайн-планерки и отчеты помогут отслеживать прогресс и решать возникающие проблемы.

Поддерживайте постоянную связь с командой через видеоконференции, чаты, электронную почту, чтобы они чувствовали себя причастными к общему делу и информированными. Для удаленного сотрудника важно создать атмосферу командного духа и вовлеченность в жизнь компании. Ведь он не видит офисной рутины и не может пообщаться с вами за чашкой кофе на кухне. Особенно сложно распознать проблемы удаленного сотрудника, ведь выражение его лица не видно.

Однако важно не переходить границы и не становиться навязчивым. Частые сообщения в личку «Как дела?» или «На какой стадии задача?» могут создать дискомфорт. Лучше установить конкретные дни для индивидуальных звонков. Это может быть раз в неделю, раз в две недели или раз в месяц. Спросите у сотрудника, какие у него задачи, что ему поможет, что именно его мотивирует, а что препятствует его работе.

При найме удаленного сотрудника сразу договоритесь о регламенте удаленной работы. Обсудите с сотрудниками график работы и интервал, в который они должны быть на связи, например, с 10 до 19 по московскому времени. Это позволит избежать чувства бесконечного рабочего дня. Никто не должен просиживать за компьютером 8 часов без перерыва, поэтому установите временные рамки для ответа на сообщения коллег, например, на электронную почту нужно реагировать в течение 4 часов.

Удаленных сотрудников нужно лучше мотивировать, создавать благоприятную атмосферу и поддерживать дух команды, а не развивать принцип «один в поле воин». Создавайте онлайн-встречи без обсуждения рабочих моментов, виртуальные вечеринки, которые укрепят отношения между коллегами. Наконец, руководителю стоит помнить, что удаленная работа требует большей самодисциплины и организованности, как у руководителя, так и у сотрудников. Постоянная обратная связь, взаимоподдержка и открытость в коммуникации помогут создать эффективную и продуктивную рабочую среду, даже на расстоянии.

Зачем это нужно? Неужели удаленка не уйдет в ближайшие годы?

Нет, не уйдет. И вот почему:

Удаленный формат работы зародился впервые не со времён пандемии, ему уже более 5 лет. По результатам исследования, проведенного сообществом удаленных работ WWR (We Work Remotely), выяснилось, что среди 11000 вакансий, опубликованных на этой платформе, 70% работников заявляют, что они работали удаленно уже не менее 3 лет, а 42% опрошенных указывают на опыт работы на удаленке в течение 5 и более лет. Только 11% респондентов сообщили, что начали работать удаленно только после начала пандемии.

Расширение геолокации сотрудников. Теперь мы можем писать отчеты, проводить встречи и решать задачи прямо из уютного кафе на берегу моря или из уединенной деревни.

Для работодателя же удаленная работа увеличивает доступ к более широкому кругу кандидатов, снижает затраты на аренду и обслуживание офисного пространства, повышает производительность сотрудников за счет сокращения времени на дорогу и сокращает риски в связи с возможными болезнями или карантинными мерами.

А что думаете вы? Исчезнут ли вакансии о поиске удаленных сотрудников с HeadHunter? Что вам помогает управлять командой на удаленке?