Как руководителю сделать сотрудника структурированным. Решать вопросы за 2 минуты, без сумбура, уточнений и ошибок
Разберем алгоритм – как приучить сотрудников к четкому, структурированному изложению своих идей и мыслей при обращении к руководителю (по инициативе сотрудника).
Проблематика: сотрудники часто обращаются к руководителю с вопросами, идеями, предложениями. Устно или письменно. При этом они не могут или не хотят четко изложить свои мысли. Речь их может быть сумбурной, иногда бестолковой, эмоциональной. Растекаются мыслью по древу, перескакивают с одной темы на другую и т.п.
Руководитель теряет драгоценное время, пытаясь вникнуть, понять, о чем вообще сотрудник ведет речь, чего он хочет сообщить или спросить. Руководителю приходится несколько раз переспрашивать, уточнять информацию. Хорошо, если окажется, что обращение сотрудника имеет ценность для дела и разговор проведен не зря. Но может статься, что обращение сотрудника к руководителю – пустое-порожнее. А хуже всего, если руководитель, не полностью разобравшись в вопросе, примет неверное решение.
Знакомая картина?
Я дам вам простой алгоритм, как структурировать обращения сотрудников так, чтобы руководитель тратил минимум времени на погружение в вопрос. Чтобы решение, которое руководитель принимает по вопросу – было максимально выверенным, основанном на достоверной информации. Чтобы количество «пустых-порожних» обращений стремилось к 0.
И если ранее на подобные пространные беседы вы тратили по 5-10 минут, то теперь все будет четко: 1,5 – 2 минуты.А в случае письменной коммуникации (переписки через мессенджеры, электронную почту) экономия времени просто огромна.
Почему эти ситуации такие критичные?
В 80-90 % случаев управленческая коммуникация строится в направлении от руководителя к подчинённому:
- Руководитель дает задания, распоряжения.
- Руководитель спрашивает отчет.
- Руководитель интересуется ходом выполнения дел.
В этих случаях сам руководитель задает контекст и контролирует процесс коммуникации.
Но бывают ситуации, когда сотрудники обращаются по собственной инициативе. С вопросами, идеями, предложениями. И могут вас застать с неожиданным вопросом в неподходящий момент. А вам будет некогда, вы отмахнетесь, а дело (возможно) встанет. Или поторопитесь побыстрее поговорить, и примете неверное решение.
Так давайте научимся эффективной коммуникации с подчиненными.И их потом научим!
Формула, которая структурирует сотрудников.
Формула называется «Информация – Мнение – Вопрос».
Т.е. нужно научить и приучить ваших сотрудников обращаться к вам с обязательным соблюдением следующей структуры:
1. Информация (30 секунд)
2. Мнение (1 минута)
3. Вопрос/предложение (20 секунд).
Когда подчинённый внезапно к вам подходит и начинает что-то сумбурно рассказывать, о чем-то спрашивать, вы его прерываете и говорите следующее:
«- Меня твое сумбурное обращение совершенно не устраивает. Давай-ка свой вопрос/предложение разложи по следующей формуле: информация – мнение – вопрос»
Информация:
"- Тип твоего обращения (вопрос, идея, предложение). Тематика. Контекст ситуации."
Мнение:
"- Почему ты считаешь, что это важно для нас? Для меня, как начальника, и для тебя, как сотрудника, и для компании в целом? Что ты сам думаешь по этому поводу? Изложи свои доводы настолько исчерпывающе, чтобы мне в идеале не пришлось задать ни одного уточняющего вопроса."
Конечно, это в идеале. Идеал не достижим, но сотруднику нужно ставить такую максимальную планку. Это дисциплинирует, это тренирует.
Вопрос/предложение:
"- Задай итоговый вопрос или выскажи предложение/идею."
_________________________________________
И здесь происходит волшебство.
Раньше сотрудник безответственно, безалаберно начинал разговор по принципу «главное начать, а там куда кривая выведет». Но теперь он должен сначала изложить контекст, затем собственную аргументацию, и только потом финализировать свое обращение четким вопросом.
А чтобы выполнить это, он должен сначала предварительно подготовиться, в голове у себя разложить своё обращение по формуле.
Практика показывает, что после введения такого правила, количество обращений от сотрудников снижается в разы. Потому, что если сотрудник предварительно проработает тему у себя в голове, то скорее всего он сам найдет решение. Или поймет, что тема – чушь, вздор и не достойна подниматься перед начальством.
А если тема действительно важна для работы, то качество ее проработки и принятия решений сильно возрастает.
Алгоритм внедрения («приучения»)
Предлагаю следующий алгоритм внедрения данной формулы.
После прочтения статьи не торопитесь анонсировать новое правило на собрании своего отдела. Потренируйтесь тет-а-тет на двух-трех индивидуальных случаях, и уже потом закрепите новую практику на собрании.
Итак:
- Дождитесь прецедента, когда случится первое устное обращение какого-то вашего сотрудника к вам.
Остановите его речь, расскажите о новой формуле, как нужно подать информацию. Пусть он тут же, на месте, попытается структурировать свое обращение. А вы будете ему подсказывать, поправлять, направлять. - Дождитесь, когда второй сотрудник обратится к вам с устной коммуникацией. Проведите и с ним аналогичный мини-тренинг.
- Теперь можно собрать ваш отдел на мини-собрание и всем презентовать новую формулу.
Обязательно привести пример, разобрать по формуле какой-то недавний разговор с одним из присутствующих сотрудников.Обязательно отметить, что новое правило применимо не только к устной коммуникации, но и к письменной тоже (мессенджеры, электронная почта, информационная система). - В дальнейшем терпеливо поправлять ошибки ваших сотрудников, добиваясь точного следования формуле.
Если вас спросят – а откуда, чегой-то вдруг внедряется новое правило. Скажите, что почерпнули этот алгоритм в публикациях у гуру менеджмента. Что результат гарантирован, и всем нам будет легче работать.
Кстати, данную формулу можно и нужно практиковать не только со своими подчиненными, но и с коллегами (другими руководителями). Ведь это простая и удобная форма, очень выгодная, клиент-ориентированная. Несет всем участникам корпоративной коммуникаций только пользу.
Откуда все пошло?
Я почерпнул этот инструмент на практике, в далеком 2001 году. Тогда я начинал свою трудовую карьеру в торговой компании в отделе маркетинга и рекламы. Был у меня очень толковый начальник – директор по маркетингу Михаил Витальевич.
Подхожу я к нему как-то и говорю: «Михаил, может быть мне стоит съездить на выставку такую-то?»А он мне отвечает: «И какого ответа ты от меня ждешь, так ставя вопрос? Что значит может быть… стоит – не стоит… ? Давай-ка разложи тему по формуле информация-мнение-вопрос. Иди, проработай, и через 5 минут подходи снова»
Я подготовился, и мое обращение уже выглядело примерно так:
Вот такая простая, но очень мощная метаморфоза!
Начальник нас всех (сотрудников отдела маркетинга) научил, и формула через некоторое время вышла за рамки отдела и пошла гулять по всей фирме (100 чел), принося пользу рабочему процессу.
Прошло 22 года. Пользуюсь в управленческой работе. Даю на тренингах и консультациях своим подопечным. Нигде в литературе я эту технику не встречал.
Так что это эксклюзивное ноу-хау!
P. S. Формула универсальна, и также применима в личной жизни, в быту. Попрактикуйте на ваших домочадцах!
______________
Дорогие друзья! Что скажете по поводу прочитанного? Напишите в комментариях ваше мнение или вопросы по теме!
_________________________________________________
Приглашаю всех в мой телеграм-канал, где больше доп. информации, общения, интерактива!
Мой сайт www.tsyganok.ru