Достижение стратегических целей бизнеса по методологии OKR

Всем привет! В данной статье Владимир Петров, эксперт и партнер Product Lab, расскажет о том, как он и его команда пришли к внедрению OKR, с какими ошибками столкнулись и, к каким выводам пришли. Также благодаря этой статье вы сможете понять основные принципы OKR, этапы внедрения, преимущества и сложности при использовании методологии. Автор статьи — Владимир Петров, CDTO ГК Homich Group, партнер Product Lab

За последние несколько лет бурных событий в масштабе страны и мира, компании и государства претерпевают значительные изменения, а вместе с ними и методы и культура управления. Словарный запас управленцев пополняется новыми и зачастую непонятным терминами Agile, Scrum, SMART, BSC. Пару лет назад в России в него добавилась еще одна аббревиатура. OKR (от англ. Objectives and Key Results «цели и ключевые результаты») — это методология, с помощью которой можно ставить амбициозные цели, оценивать и измерять результаты, отслеживать прогресс и управлять процессом достижения. Мое знакомство с OKR началось с пары статей в интернете, после которых я прочитал книгу основоположника метода Джона Дорра «Измеряйте самое важное».

Сам Дорр начал работу над методологией в корпорации Intel вместе с Эндрю Гроувом, ее основателем и директором. К поиску новых способов их подтолкнул тяжелый кризис Intel в начале 70-х, из-за появления на рынке дешевых японских модулей памяти и ошибок в процессоре Pentium. Новая методология родилась как модернизаций идей Питера Друкера, и тогда называлась Intel MBO (управление по целям), она помогла Intel преодолеть кризис и показать революционный рост бизнеса, в дальнейшем Джон Дорр перешел в Google и развивал методологию уже там и она получила современное название OKR. Сейчас OKR активно применяют многие крупные мировые компании: Google, Facebook, Amazon, Microsoft, Twitter, Netflix и др. В России методика OKR тоже активно внедряется в Авито, Тинькофф, Dodo pizza, X5 Retail Group, Циан, Headhunter и др.

В нашей команде мы начали внедрять OKR в 2022 году, в статье поделюсь своим опытом. Расскажу как об успехах, так и ошибках, работу над которыми мы проводим. Наш пример наверняка окажется полезным для тех, кто планирует внедрять OKR в своих бизнесах и локальных командах. Для начала поделюсь историей как мы пришли к OKR, что стало толчком к поиску новых управленческих методов. Для нашей команды это были следующие факторы:

Все это стало для нас стимулом перестраивать управление и искать методы, которые помогут сфокусироваться и достигать больших целей в условиях значительных изменений и ограничения ресурсов. Но прежде чем искать новый путь и способ по нему пройти, нужно понять отправную точку, разобраться, что у тебя происходит в бизнесе и вокруг него сейчас. Еще до OKR мы несколько раз и с разных сторон подходили к поиску решений. Для этого использовали множество способов: SWOT-анализ, внутренний аудит проектов и команд, стратегическая сессии.

Как результат получили большую карту с десятками болей по бизнес-направлениями и сотнями мелких проблем. Как все это переварить было не совсем понятно, бежать одновременно во все стороны, как обычно, нет возможности, да и не правильно. Разложили задачи по приоритетам, по матрице Эйзенхауэра, чтобы стало понятно за что браться в первую очередь, стало вроде бы полегче, но стратегически проблем не решило.

В поисках подходящих методов решения и после прочтения книги по OKR записались с коллегами на семинар, который проводили эксперты по OKR из Product Lab. На своей собственной шкуре попробовали трансформировать наши проблемы в цели и ключевые результаты в соответствии с базовыми принципами методологии OKR.

Каждая цель должна быть амбициозной, революционной, вдохновляющей и сложно достижимой, которой вы еще ни разу не достигали, и сходу не знаете как достичь. Если цель достигли на 100%, значит, она была недостаточно сложной, если меньше чем на 30%, то она была либо слишком революционной, либо команда не достаточно выложилась. Хорошим результатом считается достижение цели на 60-70% (так было заложено основоположниками методологии, хотя сейчас есть разные подходы и мнения относительно достижения целей в формате OKR).

Все участники команды должны иметь доступ к списку целей и результатов OKR остальных сотрудников и команд. Прозрачный обмен информацией внутри и между командами. Команды должны регулярно проводить короткие встречи с отслеживанием прогресса по своим показателям OKR, выявлением и устранением препятствий.

Сфокусируйтесь только на самом главном. Выберите себе для достижения две-пять целей и два-пять ключевых результатов на каждую цель. Сами цели должны быть максимально простыми и понятными каждому. Обычно горизонт планирования: квартал и год.

Если при регулярном мониторинге вы понимаете что цели или ключевые результаты уже не актуальны или поставлены с ошибками, скорректируйте их. Важно чтобы каждое изменение целей было обосновано, а не потому что вы не знаете как их достичь или вообще не хотите напрягаться.

Чтобы не быть раком, лебедем и щукой, нужно производить регулярные синхронизации целей между командами, и в идеальном случае, со стратегией компании.

Для того чтобы отслеживать прогресс, ключевые результаты должны быть сформулированы так, чтобы их можно было просто измерить.

Через полгода активного внедрения OKR в нашей команде, Product Lab пригласили меня на конференцию поделиться опытом, где в активной дискуссии в рабочих группах с российскими экспертами и практиками OKR, обсуждали реальное применение методологии. Спасибо всем коллегам за напряженную и дружную работу, на форуме были представители совершенно разных бизнесов, со сложными проектами и зачастую диаметрально противоположными взглядами на управление. Но вместе в мозговом штурме мы еще раз подтвердили обязательные основные принципы успешной работы по методологии OKR. Можно смело называть это манифестом OKR.

С принципами OKR все более менее понятно, давайте теперь разберемся как формулировать цели и ключевые результаты к ним. Цели (Objectives) должны быть амбициозные, вдохновляющие, понятные и в количестве не более 3-5. Цели разрабатываются как сверху вниз от руководителя к командам, так и снизу вверх от сотрудников к руководителям, желательно, чтобы был баланс в пропорциях 60/40 - 70/30. Ключевые результаты (Key Results) — это показатели, с помощью которых вы можете измерить и оценить ваше продвижение к целям того, как вы движетесь к своим целям, они должны быть измеримы и реалистичны. Чаще всего цели по OKR разрабатывают по квартально и на год. Более длительные горизонты целеполагания применяют в рамках разработки стратегии, более короткие периоды в проектном управлении, Agile, Канбан.

Цель: Увеличить удержание сотрудников в компании. Ключевые результаты:

У нашей команды внедрение OKR стартовало после обучающего семинара, на котором мы ближе познакомились с методологией. Команда у нас фактически была уже сформирована, лидер определен. Если посмотреть на схему внедрения OKR выше, то мы начали где-то с конца 2-го этапа. Дополнительно мы еще инвестировали свои силы и время в проведение стратегической сессии с OKR-экспертом, в этой роли выступил Андрей Бадин, CEO Product Lab. Кто-то наверняка меня спросит, а зачем консалтинг привлекать, ты же книжку прочитал, на семинар сходил. Отвечу простой, но понятной аллегорией – одна тренировка с Майком Тайсоном не сделает тебя великим боксером, так же как и бесконечный просмотр его роликов. Нужна правильная программа тренировок, питания, постановка техники, развитие физической кондиции, поддержка и обучение. Ну и сходу не все могут позволить себе собственных экспертов на проект внедрения OKR, опять таки их нужно найти, нанять и адаптировать. На третьем этапе опыт показал, что сформулировать амбициозные цели у большинства участников получилось самостоятельно, а вот с ключевыми результатами дело шло туго. Оказалось, что разработать метрики – это задача со звездочкой. На следующем этапе добавились трудные дискуссии по синхронизации целей. Оказалось, что часть целей у некоторых членов команды пересекаются, а иногда вообще противоречат друг другу. Ну и конечно начался обычный тяни-толкай и соблазн оставить простенькие цели себе, а сложные подкинуть соседу. Здесь как никогда понадобилась помощь лидера команды. На этапе мониторинга, самое сложное было честно оценивать свой прогресс и смотреть правде в глаза. Уже после нескольких сессий выяснилось, что по количеству целей перебрали, а некоторые ключевые результаты тяжело измерить, хотя на первый взгляд они казались простыми и логичными. Периодически на команду нападала лень собираться на еженедельные мониторинговые встречи, особенно, когда это совпадало с большой нагрузкой по оперативным задачам, но надо находить в себе силы и правильно расставлять приоритеты.

Кроме организационных изменений, обучения, регулярных встреч по мониторингу и синхронизации в работе по OKR, мы используем еще и ряд технических решений. На рынке есть небольшое количество программного обеспечения заточенного конкретно для работы с OKR. Но в связи с тем, что многие программы давно настолько гибкие в настройке, мы решили взять на вооружение то, что прямо под рукой.

• Оперативная и командная работа: чаты в мессенджере Telegram. • Стратегическая командная работа: проекты в Битрикс24. • Учет и мониторинг целей: Google Docs.

Как показала наша практика, чем быстрее стартуешь тем лучше. Сложная автоматизация и регламентация на старте часто губит саму идею амбициозности и скорости в условиях ограничений. И потом римляне Колизей построили без Microsoft Project, AutoCad и беспилотников, что в очередной раз служит напоминанием, что правильно подобранная команда, грамотное организационное управление и мотивация лежит в основе успеха всех успешных проектов.

Основные достижения за время работы по OKR нашей команды — это рост выручки, открытие новых направлений, рост портфеля проектов и стратегическая перестройка команд. Как и в любом новом и сложном проекте, мы тоже не избежали ошибок, некоторые мы смогли победить, над частью работаем, и наверняка еще будем совершать новые на своем пути к амбициозным целям. Выводы которые мы для себя сделали: Лидер У вас обязательно должен быть стратегический заказчик изменений, который активно вовлечен во внедрение, регулярно выделяет на это значительные ресурсы, время, и свою поддержку. Просто отправить пару сотрудников на семинары и попросить их внедрить OKR в компании не сработает. Корпоративная культура Очень важно понимать как устроен ваш бизнес, по какому виду социальной организации устроен и учитывать при внедрении. Если у вас красная зона авторитарного управления, то OKR должен внедрять только вождь и никак иначе, никого другого сотрудники слушать не будут. Если у вас культура правил, значит помимо активного лидера нужно сделать большой упор на регламентацию, организацию и поддержку процессов внедрения и т.д. В книге «Лидер и Племя» очень хорошо описаны виды компаний с их слабыми и сильными сторонами с точки зрения устройства социальных групп, и это надо обязательно учитывать при организационных изменениях.

Это пожалуй одна из сложнейших задач и типичных ошибок. Ставить цели поменьше, чтобы гарантированно достигнуть. Но OKR про значительные изменения в разы и порядки, и конечно это потребует кардинальных изменений в командах и процессах. Мы сломали немало копий пытаясь сформулировать действительно революционные цели.

Каждый из нас тонет в операционке, и велик соблазн внести в OKR свои текущие задачи. Мы тоже не избежали этой ошибки и оглядываясь назад, видим что часть целей все таки были операционные, а отнюдь не стратегические.

Открытость это всегда страшно, а регулярный мониторинг достижений по понятным показателям сразу показывает работу или ее отсутствие по движению вперед. Очень важно переломить в сознании практику ругать за ошибки, и поменять ее на поддержку в достижении нужных результатов. Искать способы реализации амбициозных целей, а не причины наказать и прекратить движение. Как только мы начинали лениться проводить регулярный мониторинг, прогресс стремительно скатывался к нулю.

Гарантированный способ провалить внедрение — это попытаться внедрить OKR сразу в большом количестве команд, а еще хуже сразу на нескольких уровнях управления. Еще очень важно двигаться постепенно, в книге Джона Коттера «Впереди перемен» описан классический путь внедрения изменений, по крутой лестнице революционных изменений нужно подниматься постепенно.

Обязательный элемент работы по OKR — это синхронизация целей и результатов как внутри команды, так и между командами. Синхронизацию нужно проводить регулярно, так как при значительных изменениях, очень быстро теряется актуальность информации. По итогам работа коллег в соседних командах становится понятнее, устраняется большая часть конфликтов интересов, дублирования задач, взаимоисключающих задач, команды начинают более синхронно работать на стратегические цели всего бизнеса.

Для успешных изменений и внедрения OKR, обязательно нужно выделять в отдельную структуру или команду, сотрудников занимающихся развитием – ваших внутренних агентов изменений. Привлекайте экспертов с рынка, для внедрения OKR и обучения команд. Часто внедрение OKR дается в нагрузку одному из топ-менеджеров, а он и так тонет под грузом операционки и тушения пожаров, да еще не выделяют ресурсов и права принимать важные управленческие решения. Конечно видов ошибок гораздо больше чем я описал, и через многие из них придется пройти каждому, кто решил внедрить у себя OKR. Это нормально, набивая шишки мы приобретаем опыт, как в следующий раз пройти этот путь быстрее и с минимумом затрат. Является ли OKR золотой таблеткой, которая в мгновение ока вылечит любой бизнес и вознесет его на вершину Олимпа? Конечно нет. Но это методология, при правильном и настойчивом внедрении принесет вам значительные стратегические достижения не только в бизнесе, но в личных целях. Ставьте и визуализируйте амбициозные цели, регулярно измеряйте прогресс, действуйте настойчиво, постоянно развивайте себя и команду, проводите работу над ошибками и у вас обязательно все получится!

Тогда приглашаем на комплексный курс по OKR в онлайн-формате.

Узнать подробнее о курсе

Чтобы не пропустить материалы по теме, присоединяйтесь к нашему комьюнити в Telegram – там собрана вся полезная информация о методологии OKR. Если понадобиться помощь в каком-либо вопросе - пишите в чат, мы обязательно дадим ответ.

Аналитика

Литература