1 Шаг: Определение задач и процессов
📌Ось Y
На первом этапе нужно:
▪ определить задачи и ключевые решения, которые будут приняты в рамках проекта.
Этот шаг закладывает основу для распределения ролей и обязанностей.
Начните с перечисления списком всех задач, которые необходимо решить для успешного выполнения проекта. От высокого уровня, таких как разработка плана и дизайна проекта, до более мелких, таких как автоматизация функции или подготовка отчета.
▪ определить вехи и отметить их в графике проекта.
При возникновении сложностей с определением и детализацией Вех можно брать за базу модель DMAIC (определение, измерение, анализ, улучшение и контроль).
▪ определить ключевые точки, в которых принимаются решения в рамках проекта, чтобы впоследствии присвоить им категории RACI.
2 Шаг: Определение участников проекта
📌Ось Х
На втором этапе вам нужно:
▪ перечислить всех вовлеченных в проект.
От менеджеров проекта до членов команды, руководителей отделов, других внутренних и внешних заинтересованных сторон, таких как клиенты или поставщики.
▪ провести анализ заинтересованных сторон, чтобы понять, какие заинтересованные стороны вовлечены в проект, как на них влияет проект и каков уровень их власти и влияния на проект.
3 Шаг: Назначение RACI для каждой задачи
Теперь, когда есть основа для осей X и Y в матрице RACI, следующий шаг - заполнить матрицу. Для этого необходимо назначить ответственного, утверждающего, консультирующего и информируемого для каждой задачи по каждой определенной роли.
☝ Если у вас ограниченный штат компании или вся она проектная, не наделяйте функцией консультанта того, у кого нет «Ответственных задач» иначе возникнут вопросы у других членов команды. Лучший вариант, когда все члены проектной группы будут иметь разные роли (за исключением утверждающей) по разным задачам.
4 Шаг: Пересмотр и корректировка матрицы
После разработки первой версии матрицы наступает время анализа.
На этом этапе нужно обсудить матрицу с командой проекта и другими заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что все понимают и согласны с распределенными ролями и обязанностями. Затем внести необходимые коррективы на основе полученных отзывов. Это может быть перераспределение ролей или прояснение неоднозначных моментов.
5 Шаг: Коммуникация и внедрение
Последний шаг - доведение до сведения всех заинтересованных сторон окончательной версии матрицы RACI и ее интеграция в процесс управления проектом.
Подготовленный документ распространяется и размещается на хранение в общедоступном месте. Матрицу RACI следует сделать частью регулярной проектной документации и ссылаться на нее во время встреч и коммуникаций. Это гарантирует, что роли и обязанности всегда будут четко определены по мере реализации проекта.
☝ И наконец, матрица RACI – живой инструмент. К ней стоит обращаться на протяжении всего жизненного цикла проекта. Обновляйте ее по мере необходимости, чтобы отразить любые изменения в масштабах проекта, задачах или составе команды.