Что делать, если критичный для вашего проекта человек не отвечает? (советы Руководителю проектов)

Бывает такое, что на вашем проекте есть эксперт, от которого вам надо получить ОК на документацию, или чтобы он сделал важную работу, которая находится на критическом пути проекта. И, внезапно, этот эксперт делать вашу свою работу и давать вам ОК вообще не торопится. Что с ним делать?

Какие тут есть варианты "в лоб":

Тем временем, ваши сроки едут вправо, проект срывается, и скоро вас начнут бить тапками, как неэффективного менеджера.

Админы, архитекторы, безопасники, юристы и не только они; с вероятностью 80% на вашем проекте есть хотя бы один такой эксперт. Если проект у вас большой, да еще и внутри крупной компании, у вас таких может быть с десяток 😊

Как-то раз я делал проект, который требовал очень аккуратного проключения сетевых портов и каналов для обеспечения связанности всей задействованной инфраструктуры, включая мобильное приложение, растиражированное на несколько сотен тысяч пользователей заказчика. И все шло по плану, пока не пришло время опытной эксплуатации. В тестовом контуре приложение работало, а в продуктиве, при применении политик безопасности, все вставало колом. И чтобы понять, почему не работает, был нужен админ заказчика. А этот админ был у них расписан примерно на полгода вперед. Да и вообще, зарплата у него небольшая, он один, а нас много, и ему плевать, что у нас контракт, в котором прописаны штрафняки за срыв сроков. В тот момент я уже знал про магические "7 шагов", которые надо применять. После многократного применения этой волшебной таблетки, админ нашел время в своем сверхзанятом графике и спустя три недели непрерывных экспериментов, проект взлетел.

Что же такого особенного я сделал?

На самом деле, ничего особенного. Я его попросил. Но попросил особенным методом, состоящим из 7 шагов, выполняемых один за одним и по кругу, до победного конца.

Вот они

1. Я пишу. В мессенджер, письмом – зависит от формата согласования (если надо официально – письмом).

2. Не отвечает в течение дня – звоню (вдруг руки у человека не дошли до почты).

3. Если мы рядом, мне не сложно зайти. Могу даже подъехать: я не гордый и не сломаюсь, чтобы доехать в пределах одного города. Если человек занят, я спрошу, когда можно подойти. Если никогда - переходим к п4 дальше.

4. Иду к своему руководителю и прошу помочь, иначе произойдет то-то и то-то. Руководителю от вас понадобится:

5. Если руководитель забивает (так бывает), я еще раз, вежливо, делаю п3 (вдруг у человека время появилось), затем повторяю эскалацию руководителю.

6. Если руководитель опять забивает (так тоже бывает), я пишу ему письмо, что есть проблема, коллега не может ответить. Прошу обеспечить ответ или найти другого специалиста, иначе будет плохо (задержка, перерасход или что там еще).

7. Далее, с частотой 2 раза в неделю, я иду по этому кругу уже письменно. Письменно — это на случай, если кто-то из тех, кто забил, решит меня обвинить, что я ничего не делал.

Если вы не сделали все эти шаги, я вам, как руководитель, легко и доступно объясню, что вы не сделали все, чего вы могли, а отнеслись к своей задаче формально и наплевательски. Любой руководитель это вам объяснит в два счета, и потом не жалуйтесь, что вы не виновны, что в Уставе так не написано, и что по матрице RACI эксперт обязан отвечать. На это можно было сослаться при выполнении п 3 и 4, но прикрыться этим у вас не выйдет.

Если же вы все это сделали, можете спокойно заняться другими делами. Да, проект срывается, сроки едут, но вы, как РП, ко всем сходили, всех предупредили, все в курсе. И если ничего не меняется, значит вот такие приоритеты. Если возникнут вопросы к вам – вы просто достаете 10 писем, рассказываете, как вы ходили, просили и смело спрашиваете руководителя: «я сделал то-то и то-то, а что еще я мог сделать, на ваш взгляд?».

Мир не состоит из одного вашего проекта, в компании их могут быть одновременно десятки и сотни, и вы не знаете их критичности. Ваше дело сделать 7 шагов и пойти дальше.

Практика показывает, что при качественном выполнении указанных шагов, никаких претензий и вопросов к РП не возникает, и вы успешно решаете проблему «недоступного эксперта», независимо от того, ответил он вам или нет.

Что и требовалось сделать.

PS: больше историй в моем ТГ канале "Морковка спереди, морковка сзади"