Одиночество в сети: как управлять людьми, которых вы не видите

Эксперты iConText Group рассказали об основных проблемах в работе с удаленными командами и дали рекомендации, как их решить.

Карантин практически закончился, и за время работы из дома мы поняли, что удаленка может быть не просто сиюсекундной мерой реагирования на обстоятельства, но и частью бизнес-модели.

Это не уникальная идея. Многие компании сокращают офисные площади, переводя их в режим коворкинга с возможностью предварительного бронирования рабочих мест. Но чтобы работа с удаленными сотрудниками была эффективной, важно правильно ее выстроить, учитывая основные слабые места и точки роста.

Проблемы при работе с удаленной командой можно разделить на три типа: проблемы коммуникации, проблемы управления и контроля и скрытый эмоциональный уровень.

Проблемы коммуникации

В первый месяц изоляции, когда все ушли на удаленку, была паника: кто-то хотел решать рабочие вопросы в Telegram, кто-то — в WhatsApp, кто-то — в Skype или Zoom. Через месяц, когда все привыкли работать из дома, паника утихла: сотрудники скачали себе разные виды мессенджеров и стали вести коммуникацию абсолютно везде.

Казалось бы — наконец, вы во всеоружии! Но чем дальше, тем больше смыслов и договоренностей будет теряться между десятком чатов. Отсутствие единых стандартов и использование разных каналов коммуникации приводят к потере информации. Человек не может вспомнить, что, где и кому он писал. В результате нарушаются смысловые цепочки внутри группы.

Естественно, если смысловые цепочки нарушаются внутри группы, они нарушаются и в межгрупповом общении (между разными отделами), что в итоге приводит к снижению качества решения задач.

Как решить эти проблемы

1.Разработать единую платформу, защищающую данные, на базе которой можно проводить конференции и реализовать собственный корпоративный мессенджер.

2. Фиксировать все договоренности и отправлять их участникам после встречи, чтобы информация не терялась. Основное правило: не записано — не существует.

3. Проводить встречи по видеосвязи с включенным изображением: людям тяжело слушать, когда они не видят человека, сложно сфокусировать внимание.

4. Записывать встречи (но не в тайне), чтобы у сотрудников была возможность в любой момент открыть их, послушать или посмотреть повторно.

С одной стороны, эти правила очевидны. Люди сами знают, когда нужно зафиксировать договоренности, как реагировать на входящие запросы и т. д. Но чем дольше вы работаете на удаленке, тем больше теряются смыслы и регламенты. Поэтому важно записывать и проговаривать с сотрудниками основные правила коммуникации.

Проблемы управления и контроля

1. Невозможно контролировать сотрудника (время, трудозатраты).

2. Руководитель начинает заниматься микроменеджментом.

3. Теряются границы, фокус и мотивация.

4. Снижается качество решения задач.

Даже когда вы работаете в офисе, то не всегда хорошо понимаете, чем заняты сотрудники. При переходе на удаленку у неопытного руководителя может начаться паранойя: он не понимает, сколько времени занят сотрудник, какие задачи выполняет, и не может его контролировать. В этот момент он впадает в панику и начинает заниматься микроменеджментом, что вредит отношениям внутри отдела: когда человека постоянно дергают, энтузиазма это не прибавляет.

Кроме того, при работе на удаленке стираются границы между личным и рабочим временем, теряется мотивация, что в конечном счете также приводит к потере качества решения задач.

Как решить эти проблемы

Например, в точке А человек приступил к задаче, в точке B он должен увеличить продажи в 2 раза. Чтобы прийти к точке B, в точке А1 сотрудник должен написать 10 рекламных текстов, в точке А2 — отправить их по почте, в точке А3 — позвонить тем, кто ответил. Это и есть ключевые результаты, которые раньше обсуждались с руководителем в офисе. Теперь сотрудник находится один на один со своими задачами, и важно приучать его самостоятельно обозначать ключевые результаты и точки отчетности.

Скрытый эмоциональный уровень

1. Отрыв от реальности у сотрудника.

2. Отрыв от реальности у руководителя.

3. Остановка профессионального развития.

4. Потеря эмоциональной связи между группами.

5. Потеря сотрудника, утрата лояльности.

Когда вы в личном общении что-то говорите сотруднику, и он недоволен — это неприятно. Но еще хуже, когда вы вообще не понимаете, что происходит по ту сторону экрана: как человек относится к вашим словам, считает ли ваше решение правильным и т. д. Поэтому важно обращать внимание на вербально-графическую коммуникацию: что и как сотрудник пишет, как к вам обращается. Это поможет решить проблему до того, когда он выйдет из себя и начнет принимать неверные решения.

Когда руководитель не общается с подчиненными каждый день, сложно понять, правильно ли сотрудники понимают поставленные задачи. Происходит отрыв от реальности. Сотрудник начинает плохо понимать, что от него требуется, и все чаще говорит фразу: «Это не входит в мои обязанности». Точно так же у руководителя может произойти отрыв от реальности: работая в офисе, он делает выводы исходя из эмоций сотрудника, на удаленке это практически невозможно. В результате — на первый план выходит все тот же микроменеджмент.

Очень важно детально объяснять все решения и шаги (в том числе и непопулярные) по изменениям в бизнес-стратегиях — людям свойственно формировать апокалиптические сценарии, когда нет ясности.

Как решить эти проблемы

1. Проводить еженедельные встречи с отделом. Тема — перспективы, цели, планы (как правило, в начале недели).

2. Проводить еженедельную встречу с каждым сотрудником в отдельности (как правило, в конце недели). Цель — узнать, что человек сделал, как он себя оценивает, направить его.

3. Подготовить для сотрудника план развития: какие посмотреть курсы, почитать книги, чтобы повысить компетенции, и пр.

4. Прописать сотруднику должностную инструкцию и обновлять ее в соответствии с планом развития.

5. Проводить раз в месяц встречу-релиз с кейсами отдела.

6. Уделять особое внимание новым сотрудникам, так как им тяжелее влиться в работу, они не видели офис компании и не знакомы с командой.

И последний момент — он относится не столько к развитию бизнеса, сколько к развитию человека, как личности.

Мы очень много говорим о том, что находимся в плену офисной рутины.

Ежедневные поездки на общественном транспорте и пробки съедали огромную часть жизни. Мы мысленно составляли списки дел и желаний, которые когда-нибудь осуществим, если вырвемся из этого бесконечного круга. Например:

Настал момент, когда все это можно и нужно осуществить. Другое дело, что столкновение с действительностью рядом с каждым из этих пунктов написало свой вопрос:

Хотели гулять побольше, а обнаружили себя на диване с телефоном?

Это не повод навсегда вернуться в привычную колею. Это повод попробовать изменить жизнь. Для этого, конечно, придется предпринять некоторые усилия.

Пандемия дала нам возможность получить уникальный опыт: оказывается, можно работать удаленно и одновременно совершенствоваться, не выгорать, смотреть, как растут дети, гулять с собакой, помнить какого цвета обои в спальне.

Чек-лист по работе с удаленной командой

Удаленная работа требует от каждого сотрудника и руководителя согласованных и целенаправленных действий и предполагает новые способы взаимодействия, принятия решений, выполнения задач и организации рабочего времени. Вот основные моменты, которые нужно запомнить:

Только соблюдая все эти правила, вы сможете наладить коммуникацию между сотрудниками и руководителями и эффективно выстроить работу с удаленной командой.