Как правильно провести совещание в организации

Совещания необходимы любой организации для обмена идеями, разработки стратегий и решения важных вопросов. Однако их результативность может варьироваться в широком диапазоне. Как же правильно организовать совещание, чтобы оно принесло ощутимую пользу организации? Рассмотрим практические рекомендации по подготовке и проведению успешного совещания, которые помогут сделать встречи более целенаправленными и продуктивными.

Как правильно подготовиться к проведению совещания

1. Следует четко формулировать цель и результат каждого отдельного совещания. Составьте план встречи.

2. Подготовьте материалы, которые помогут участникам вникнуть в темы совещания. Слайды презентации или раздаточные материалы должны быть максимально удобными для быстрого восприятия.

3. Заранее сообщите о цели совещания, а также передайте план встречи и необходимые материалы всем участникам. Попросите их подготовиться.

4. Запланируйте длительность совещания в диапазоне от 30 минут до часа. Короткие целенаправленные встречи приносят больше всего пользы.

5. Приглашайте на совещание только необходимых для достижения цели людей. Лучше не более 12 человек. Тема встречи должна быть актуальна для всех участников.

6. Заранее предупреждайте участников о времени начала и окончания совещания. Для гарантированного получения этой информации лучше передать ее лично или по телефону.

7. Готовьтесь к совещаниям в том числе эмоционально. Руководитель должен быть позитивным и активным, чтобы передать такой же настрой подчиненным.

Как провести совещание максимально продуктивно

1. Начинайте обсуждение с самых важных или сложных тем согласно плану встречи. Например, если требуется принятие серьезных решений.

2. Назначьте человека, который будет делать заметки по ходу совещания для всей группы, чтобы остальные могли сконцентрироваться на самом обсуждении.

3. В ходе встречи руководителю необходимо транслировать энергичность и позитивный настрой.

4. Придерживайтесь времени и плана совещания. Если в ходе обсуждения возникают прочие важные вопросы, делайте пометки, чтобы вернуться к ним в другое время.

5. Поощряйте активное участие всех присутствующих на встрече. Создавайте атмосферу, в которой каждый участник может свободно высказаться без страха осуждения.

6. Завершайте встречу эффективно: подведите итоги, напомните команде их новые задачи и сроки выполнения.

7. Истинный успех встречи измеряется тем, что происходит после. Убедитесь, что все выводы совещания взяты в работу, а новые поручения выполняются.

8. Периодически запрашивайте у сотрудников обратную связь о том, как можно улучшить проведение встреч.

Рекомендуем книгу «Оптимизация всех бизнес-процессов: руководство к действию».

Больше материалов о повышении управленческой и личной эффективности руководителей читайте в нашем телеграм-канале.