Успевай больше: проверенный метод планирования дня

Как планировать свой день? Как успевать если не все, то самое главное?

Ответы на эти вопросы определяет сложный и многогранный процесс, который требует учёта множества факторов и обстоятельств. И сегодня мы поделимся всеми его особенностями с вами.

Мы поговорим о том, как планировать наиболее эффективно. Этой теме посвящено множество видео и книг, но вопрос остаётся актуальным.

Глобально все наши задачи можно поделить на две категории – планируемые и непланируемые.

Казалось бы, все просто: берешь планировщик, заносишь задачи и отмечаешь встречи в календаре. Однако в жизни на пути планирования встречается ряд определенных сложностей.

Задач много и успеть хочется реализовать каждую, но время в сутках ограничено, поэтому нужно уметь расставлять приоритеты.

Как планировать день таким образом, чтобы он проходил максимально эффективно?

Предлагаем сперва разобраться с тем, какие типы задач встречаются нам в течение дня.

Даже если вы не руководитель, такие задачи всё равно присутствуют в вашей жизни. Например, записать ребёнка на кружок, решить, куда отправиться в отпуск летом, провести с кем-то переговоры и так далее.

Все эти действия требуют от вас эффективно использовать ресурсы, включая время, деньги и ваши навыки.

Многие хотели бы заниматься преимущественно управленческими задачами, поскольку они относительно просты в выполнении и не отнимают много времени. Однако они сложны тем, что требуют больших затрат энергии.

Например, разговор с клиентом может длиться всего 10 минут, но быть настолько напряжённым психологически, что в итоге вы можете чувствовать себя разбитым.

Их ценность в том, что обычно их ставит кто-то другой, и вам не нужно задумываться, правильно ли вы их выполняете. Например, начальник поручил вам написать отчёт — вы его пишете. Собственник сказал вам подобрать персонал — вы подбираете.

Такие задачи не требуют больших затрат психической энергии, но могут быть довольно скучными.

С подобными задачами мы сталкиваемся ежедневно, и зачастую они отнимают много времени. Можно подумать, что это самые распространённые задачи. Но есть и другие типы задач, о которых мы не задумываемся, хотя сталкиваемся с ними каждый день.

Они появляются, когда нам нужно что-то создать. Например, вам нужно сделать важную презентацию для клиента, однако у вас не хватает для этого информации. Вам следует найти дополнительные материалы, обработать их и сделать так, чтобы они были согласованы между собой.

Даже если вы находите их в интернете или берете из каких-то отчетов, вам нужно скомпоновать всю информацию и сделать так, чтобы она была однородной.

Что уж говорить о написании книги или создании какого-то нового продукта. С подобными задачами мы сталкиваемся постоянно, независимо от возраста и рода деятельности.

Например, вы можете записаться на курсы английского языка или проходить программу MBA. Чтение книг тоже можно рассматривать как обучение, ведь в процессе чтения вы узнаёте новую информацию и расширяете свой кругозор.

Они обеспечивают нормальное функционирование нашего организма.

Сюда можно отнести такие повседневные действия, как поход в магазин за продуктами, обед, сон. Эти задачи кажутся рутинными, но они играют важную роль в нашей жизни.

Даже выпить кофе, чтобы взбодриться – это тоже поддерживающая задача. В течение дня мы выполняем множество таких действий. Поэтому хотим мы или нет, мы тратим на это время.

Обратите внимание на то, в каком хронологическом порядке эти типы задач расположены. Это не просто так.

1. Обучение

2. Созидание

3. Управление

4. Исполнение

5. Поддержание

Это тот порядок, которого мы рекомендуем придерживаться в течение дня.

Утром наш мозг и восприятие наиболее свежи к новому, и нам легче обучаться. Поэтому задачи обучения находятся на самой верхней позиции.

Далее, когда наш мозг уже проснулся и достаточно размят, самое время начинать самим проявлять креативность, а не воспринимать чей-то контент. Поэтому на втором месте находятся задачи созидания.

После обеда начинается активная фаза управленческих задач. В это время с вами стараются связаться различные поставщики, заинтересованные стороны, деловые партнёры и другие люди, которым вы нужны. Именно тогда лучше всего проверять электронную почту.

Управленческими задачами следует заниматься в середине дня ещё и потому, что утром вы уже сделали самое ценное: реализовали важные дела, используя весь свой творческий и умственный потенциал.

Теперь никакие сложные психологические встречи не смогут повлиять на качество выполнения значимых задач, поскольку они уже были сделаны в первой половине дня.

Далее рекомендуем заняться выполнением исполнительских задач. Это может быть работа как над тем, что вам поручили, так и над задачами, которые вы сами себе наметили в календаре.

Конец дня отлично подходит для реализации поддерживающих задач: ужин, кофе с коллегами, чтение новостей, походы в магазин, заказы чего-то по интернету и просто приятные мелочи.

Если вы планируете с утра, то это лучше делать до обучения. Есть минус такого планирования: некоторые детали вашего плана могут немного сбить ваш настрой на день. Но зато вы с чистой совестью будете выполнять то, что наметили.

Этот тип планирования хорош тем, что вы точно знаете, что ждёт вас на следующий день.

Однако здесь мнения расходятся: с одной стороны, ваш мозг может обрабатывать ночью полученную информацию о планах на следующий день, и утром вы будете подсознательно принимать лучшие решения.

С другой стороны, если у вас иной психотип, то ночью вы будете думать о проблемах следующего дня вместо того, чтобы отдыхать.

Планировать свой день можно и в середине дня. В это время вы входите в фазу управления и уже, планируя свой день, принимаете какие-то решения более быстро и четко.

Материал был написан на основе бесплатного курса «Секреты эффективности» от экспертов МИТ Менеджмент. На данном курсе вы узнаете о том, как правильно планировать свое время, чтобы всё успевать, вы научитесь расставлять приоритеты в задачах, эффективно действовать и принимать решения в стрессовых ситуациях.