Калибровка Life Work Balance: практически инструменты ежедневного планирования

Продолжаю делиться личным опытом в планировании. Без воды, лирики и рерайтов. Ребят, ниже инструменты которые прошли проверку временем и самое главное - ленью. Я отсеял всё лишнее и оставил только то, что действительно полезно и эффективно.

В прошлый раз я опубликовал статью «Калибровка Life Work Balance. Система планирования, которую я развиваю уже 14 лет», и, честно говоря, был поражен, сколько она собрала просмотров и комментариев. Обычно я пишу про работу, продукты и разработку, но тема Life work balance вызвала огромный интерес. Спасибо всем, кто прочитал и оставил отзывы!

Коротко напомню, о чем была первая статья. Я рассказывал о подходах, которые помогают мне жить осознанно, балансировать работу и личную жизнь, планировать на год вперед. Один из ключевых инструментов, о котором шла речь, — это личный дневник. Для меня эта основа осознанного планирования, но я знаю что лишь единицы по факту взялись его заполнить.

А в этой статье я хочу рассказать, как работать с планированием на ежедневной основе — по сути, хочу рассказать, на какие кнопки я нажимаю (поговорим про софт), как провожу утро (та самая практика — книга “Магия утра”, но в моей собственной интерпретации) и как я лично использую известные фреймворки:

За 14 лет экспериментов с планированием у меня накопилось много опыта, я попробовал разные инструменты, и в этой статье расскажу о тех, которыми пользуюсь до сих пор. Также мы обсудим концепции, которые мне зашли больше всего.

Немного обо мне. Сейчас я развиваю интернет-банк для юрлиц в «Альфа-Банке», до этого запускал B2B-экосистему в Сбере, до банков работал в VK (ex Mail. ru Group) и «Яндексе». Уже практически год веду свой авторский telegram-канал, где пишу про fintech, менеджмент, рефлексирую на тему моей вечной борьбы гедониста и зожника — короче, про всё, что меня сегодня интересует, подписывайтесь!

Мне не нравится бизнес-литература. Я врываюсь в рабочем режиме примерно с 6:30 утра и грузить себя перед сном литературой на рабочую тематику не хочется, но всё-таки иногда читаю профессиональную литературу. И первая книжка, которая на меня сильно повлияла — книга Глеба Архангельского “Тайм менеджмент”, и с этим была связана комичная ситуация.

В то время, Глеб был лучшим в этой сфере. Он ярно продвигал культуру тайм-менеджмента в России. И когда я ещё работал в Яндексе (это было действительно давно), мы собирались в Почту добавить Task Manager в коллабе с Глебом. Забавно получалось, что нам с ним было очень сложно встретиться: постоянно что-то не срасталось по времени. Ну, не суть. Книжка была хорошая.

И в этой книге были советы по экономии или оптимизации времени, которые я тогда не мог понять. Например, он там говорил, что нужно всегда иметь собранную сумку для путешествий, где будет всё необходимое, и которую можно взять с собой в любой момент. Наверное, я был слишком молодой тогда, и не смог оценить экономию в 15 минут. Но ценность времени с каждым годом растет, и теперь у меня есть сумочка задрота, в которой собрано всё необходимое для подключения и зарядки всех моих гаджетов.

Теперь я никогда не собираю зарядки и проводки, они постоянно со мной. Это действительно экономит время, а если пересчитать на количество часов в год, то получается внушительная цифра. Это время можно было бы использовать эффективнее, например, на подготовку этой статьи.

Чтобы это понять, мне потребовалось 10+ лет. Но это далеко не всё, что я понял и освоил за это время. Сумочка — просто ещё один пример того, что раньше казалось мне пустяком, а теперь каждый день экономит мне время на сбор и поиск проводков.

Дальше я расскажу об инструментах, которые выручают меня каждый день.

Большой пользой книги Тайм менеджмент от Глеба Архангельского стало то, что я прочитал другую — Getting Things Done Девида Аллена. И мне эта книга безумно понравилась. Сегодня GTD — это мой базовый фреймворк работы с ежедневным планированием.

Не буду рассказывать, о чем именно эта книга в каноничных подробностях, потому что эта тема в моей жизни мутировала, расскажу, как я это вижу сейчас.

Идея мне понравилась, но я прочитал и забыл. Однако потом, уже в конце года, когда я посмотрел на список своих целей на первый год такого планирования, я честно офигел, как много мне удалось сделать.

Когда планировал, я ставил, как мне казалось, амбициозные цели, где-то это даже были мечты, и самое интересное, что в конце года очень много задач было выполнено. И я получил огромное удовольствие от просмотра зачеркнутых задач. С тех пор я каждый день стараюсь уничтожать эти таски. В этом, кстати, есть элемент геймификации.

Для реализации принципа GTD есть много софта, можно использовать лист бумаги, блокнот, но я выбрал для себя приложение Things, которое доступно на любом девайсе в экосистеме Apple. Для меня это важно, потому что она должна присутствовать на мобильном устройстве и на компьютере, ноутбуке, на любом устройстве.

Я часто в Things заношу задачу на ходу — буквально надиктовываю через технологию speech to text. И на следующее утро разбираю эти надиктованные задачи. Вокруг этого у меня образовался целый ритуал, но об этом чуть позже. Такие новые надиктованные задачи я рекомендую назначать на следующие дни.

Вообще, ключевая идея использования специализированного GTD софта вместо листа бумаги в том, что для задач можно ставить дату, когда она всплывает. То есть ты видишь не бесконечный список, а смотришь на пул задач, которые либо не были сделаны вчера, либо должны о себе напомнить сегодня. Именно этот пул задач я разбираю каждое утро, а как я это делаю — расскажу ниже в статье.

В Things можно создавать проекты или области, к которым относится задача. Я пробовал работать и с тем, и с другим, но в итоге пользуюсь только областями (Areas). В проектах можно можно трекать прогресс, отслеживая процент сжигания задач, но для меня это избыточная информация. Я оставил только области для себя в “колесе жизни” — описал в статье про дневник: Health & Sport, Life, Wealth, Community, Work.

В Things можно присвоить каждой задаче тег. Эта система дает максимум кастомизации, потому что на одну задачу можно вешать любое количество тегов. Я сделал для себя две группы:

Первая связана с приоритезацией, позволяет выбрать важное. И эта группа делится на два подгруппы:

Вторую я использую для закрепления задачи за коллегой. Это очень удобно, когда у меня one2one с кем-то, я просто вбиваю его фамилию и Things выводит все задачи, которые за ним закреплены.

Матрица названа в честь Дуайта Эйзенхауэра — президента США 1953-1961 годов. Но президент не только дал название методу, он был его автором.

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты в потоке задач: делать важное и не тратить время на ненужное.

Смысл в том, чтобы присваивать всем поступающим задачам пометки: важно, не важно, срочно, не срочно. И таким образом каждую задачу можно будет разместить в одном из четырех квадратов.

Как видно из иллюстрации выше, задачи, у которых сразу два тэга: важно и срочно — нужно сделать. Если какая-то задача важна, но у меня по ней не подгорает, я ставлю тег не срочно. Придет день, и она станет срочной, а пока её можно не делать.

Срочные и не важные задачи — тоже бывают, это когда очень хочется или кто-то что-то просит, но на самом деле это никому не нужно. Не срочные и не важные задачи вообще можно не делать.

Я уже говорил, что стараюсь все записывать, чтобы выгружать шум из головы. И бывает, что утром открываешь Things и видишь 60-70 задач. После отпуска их количество увеличивается вообще до сотни.

Такое количество задач невозможно сделать. Поэтому каждый день я начинаю с планирования. Я встаю рано, в 6 утра, и уже в 6:30 начинаю работать над планированием дня.

Открываю Things, и проставляю тэги для каждой задачи: важно, не важно, срочно, не срочно. Для того, чтобы быть честным перед собой, я сверяюсь executive summary из личного дневника.

У меня достаточно большой экран — 27 дюймов, это позволяет на одной стороне открыть Notes (приложение “заметки” на iOS/macOS) с plain text, чтобы перед глазами были убеждения, принципы, цели на год и квартал, а в другой части экрана вывести Things со всем пулом задач на сегодня.

Такой лайфхак с одновременным просмотром годовых целей помогает выбирать действительно важное. Наш мозг очень хитрый, он не хочет тратить энергию и постоянно пытается нас обмануть, подсовывая простые и понятные задачи вместо важных и сложных.Такая декомпозиция занимает много времени, но мне это очень помогает выбрать ключевое, и, возможно, позволяет проводить день не как получится и что вспомнилось, а максимально осознанно двигаться в сторону своих годовых целей, и, главное, личных ценностей.

"Успех не зависит от того, сколько вещей вы делаете. Успех зависит от того, насколько хорошо вы справляетесь с очень немногими избранными вещами" — один из принципов, с которым я регулярно сверяюсь при планировании задач на день. Это сказал CZ, основатель Binance. Этот принцип отлично раскрыт в книге “Съешь лягушку”.

Если вы не читали, скажу кратко: надо брать в работу самую противную задачу. Как правило, она самая важная и, конечно же, самая сложная.

После того, как я прогруммил все свои задачи через метод Эйзенхауэра, в Things я выбираю два тега: важно и срочно, но задач все равно много. Например, сейчас их 22. Столько задач я точно сделать не могу, потому что после 11 у меня начнутся созвоны до конца рабочего дня, поэтому есть еще один лайфхак.

Для каждой своей категории из колеса жизни, выбираю одну “лягушку” и буквально сразу после планирования начинаю её делать. Вот конкретно сейчас пишу эту статью :)) Да, да. Мне это дается очень непросто, поэтому я выбрал эту задачу и добиваю контент.

Мне не нравится название “съешь лягушку”, поэтому у себя я это называю не лягушкой, а challenge of the day.

Это вообще топ. Я нашел для себя утро. Я был совой, но понял, что утро — лучшее время, чтобы сделать важное. Город спит, семья спит, коллеги спят. Это время, когда тебя никто не отвлекает.

Именно утром я разбираю задачи, именно утром, в тишине, я думаю над этими задачами. Я уже писал, что у меня на это уходит много времени. Час, два?

То есть это не только приоритезация списка, это полноценный груминг задач. Я могу переформулировать задачу: так её назвать, чтобы она сделалась. Или если я пойму, что она не делается, могу ее декомпозировать на составные части (это, кстати, еще одна практика — “есть слона по частям”). Иногда я удаляю задачи.

Бывают моменты, когда я вижу важную задачу: написать статью для блога, но вот делать не хочется. Потом смотрю направо, и вижу руководящий принцип: “Создавать понемногу каждый день” Сам внутри переобуваюсь, вешаю тег challenge of the day :) и внутренне принимаю, что сделать надо. Ты же сам для себя это сформулировал, когда заполнял дневник.

Кстати, я получил достаточно много обратной связи к моей прошлой статье. Во-первых, спасибо всем за это, но что важно, что очень многие написали, что им достаточно простого Reminder. Так вот как раз личные убеждения и руководящие принципы мне помогают прожимать лень и выбирать важное. Reminder такое не умеет, так что не игнорируйте дневник — это ТОП тема.

На этом всё, но тема планирования обширная, буду писать ещё. Если хотите что-то обсудить, задать вопросы, прошу в комментарии. Кстати, регулярно пишу о тайм менеджменте и на другие интересные темы в своём Telegram-канале — заходите и подписывайтесь!