Почему я фанат систем (хотя раньше не был)

Построить крутую команду — это только часть проблемы. Сделать так, чтобы она продолжала работать и после того, как менеджер уйдет или сменит роль — это искусство.

В этой статье я решил объединить свои мысли и практики, которыми плользуюсь, когда дело касается структурности и системности решения проблем. Я видел менеджеров, которые добивались высоких результатов от команды, но показатели держались ровно до того момента, пока менеджер был на позиции.

Штука в том, что руководитель выстраивает свою деятельность на собственных навыках и на умении решать кратко- и среднесрочные проблемы, являясь таким образом двигателем команды (или силой "мышц" прессуя команду, или собственным примером и неуемной энергией). Как только он или она пропадает, весь остальной механизм даёт сбой.

Вернее, какое-то время работает, но уже со скрипом. Все потому, что не была выстроена система, которая позволит стандартизировать рабочие процессы и поддерживать результаты вне зависимости от того, кто сейчас у руля.

Реально крутой менеджер фокусируется на том, чтобы лучшие решения и практики систематизировать и превратить в рутину. Причем не надо рутину воспринимать в негативном ключе. Заниматься спортом, читать книги, проводить время с близкими - тоже рутина, но явно с позитивным окрасом. Достигается такая позитивная рабочая рутина путём регламентирования процессов, обучения персонала, выстраивания структуры коммуникаций, написания процедур и фанатичного внедрения (пока не приживется).

Золотое правило, которое я усвоил, поработав в операциях: решил проблему — создай стандарт и обучи персонал. Таким образом, в следующий раз проблема или не возникнет вообще, или будет решена походя. Мой призыв к руководителям: решайте проблему структурно и решение превращайте в процесс. Потратив несколько часов один раз, вы сэкономите тучу времени в будущем.

У нас была дикая и бесячая проблема «внезапной — срочной — о боже мой» оценки и сценарного анализа изменения бюджетов. К нам регулярно, но совершенно рандомно (во времени и пространстве) прибегал внутренний заказчик с запросами «надо ещё вчера пересчитать распределение бюджета, как это повлияет на договорённости с партнёрами и какой эффект возымеет на продажи».

Такие итерации происходили совершенно бессистемно, выбивали толпу людей из рабочего ритма и несчадно жрали ресурсы. Если просто, то все бросали все дела и до ночи считали цифры… а через два дня к нам приходили с новым запросом, но по другому продукту, и все по новой. Короче, жесть.

Посмотрев на это несколько раз и выслушав от команды всё, что она об этом думает, мы с коллегой сделали следующее:

1. Изучили причину запросов и их срочности.

Как выяснилось, нужно это было для точного прогнозирования (то есть работа не "в стол"), но делать это надо было раз в месяц к определённому числу, когда финансы собирают всё воедино. То есть у заказчика, по какой - то причине не было четкого ответа на вопросы "зачем" и "когда".

2. Поняв это, мы сели и нарисовали (в виде блок-схем) процесс, кто когда у кого и как запрашивает информацию.

Важно, что мы чётко прописали временные сроки, когда запрос делать и сколько времени дается на каждое действие каждому участнику. Из важного, мы четко прописали, что вне этих временных окон с запросом даже не приходите. Ибо он никак на бизнес не влияет

3. После этого мы собрали всех причастных и обучили процессу.

Были просто возмущённые (как так, раньше было так, а сейчас вот), а были люди с валидными комментариями, которые мы вставили в процесс. Важно было показать плюшки от внедрения процесса. Не только нам стало хорошо, но и заказчик получает полную, продуманную информацию к тем срокам, когда реально нужно.

По итогу из дикого хаоса, который поедал десятки человеко-часов каждый месяц, мы выстроили простой, цикличный процесс, который стал выполняться двумя-тремя людьми за два часа раз в месяц. И самое классное, что даже после того, как мы сменили роли, процесс продолжил жить, и народ не откатился к прошлому режиму свободного плавания.

Если статья была вам полезна - подписывайтесь на мой канал