«Хочется, чтобы диаграмма шла вверх»

Считается, что OKR обычно используют директора, управляющие, владельцы бизнеса. Сегодня предлагаю сломать шаблон и расскажу, как специалисты и тимлиды «Биржи грузоперевозок ATI.SU» применяют эту методологию для достижения локальных, командных целей. OKR помогает им оптимизировать работу и эффективно справляться с задачами, к которым сложно подступиться. Меня зовут Виктория Попова, я исполнительный директор и OKR-лидер «Биржи грузоперевозок ATU.SU».

Что такое OKR?

Это система целеполагания, с помощью которой компании, команды и отдельные сотрудники достигают амбициозных целей. Название происходит от основных понятий системы: Objectives (чётко сформулированные, вдохновляющие и мотивирующие цели) и Key Results (измеряемые ключевые результаты, которые определяют успешное достижение целей).

Святослав, основатель и руководитель «Биржи грузоперевозок ATU.SU» хотел повысить вовлечённость сотрудников, чтобы они чувствовали себя не просто исполнителями, а соучастниками большого и важного дела, партнёрами, помогающими развивать бизнес. Однажды он принёс книгу об OKR и попросил руководителей отделов прочитать её и поделиться мнением. После недолгого обсуждения Святослав принял волевое решение: внедряем систему! И в апреле 2021 года началась работа. С тех пор мы используем двухуровневое OKR-планирование: для компании ставим цели на год, а для команд — на квартал или PI.

Внедрить систему помогла OKR-Академия, организовавшая цикл обучающих тренингов, на которых планировались реальные цели компании. Затем заинтересованные сотрудники прошли обучение и получили сертификаты коучей. Теперь они следят за исполнением каденций (мероприятий и активностей в рамках OKR), проводят стратегические и командные сессии и обучают новых сотрудников. В компании появился OKR-лидер, который вдобавок ко всему перечисленному отслеживает систему и ее состояние.

В рамках OKR цели ставятся как на уровне компании, так и на уровне команд. Команды могут принимать участие в выполнении стратегических целей и ставить свои, локальные цели. Как раз о таком «низкоуровневом», но от того не менее полезном и эффективном целеполагании и расскажу.

1. OKR (почти*) побеждает забывчивость коллег

Полина — специалист по кадровому документообороту. Она занимается оформлением устраивающихся на работу и увольняющихся сотрудников, а ещё работает с документами. В этой работе ей часто нужно получить от сотрудника подпись.

— Многие работают на удалёнке и либо не могут подойти к нам в кабинет, либо забывают это сделать, откладывают подписание на недели и месяцы, — объясняет Полина. — Приходится постоянно об этом напоминать, звонить, писать. Поэтому мы решили перейти на электронный документооборот, чтобы лишний раз не вызывать людей в офис.

Задача по переходу на ЭДО отличалась от других задач, с которыми сталкивалась Полина, поэтому для её выполнения решено было использовать OKR.

— На первом этапе OKR помог сформулировать цели, — вспоминает Полина. — Работая над такими масштабными проектами, ты обычно понимаешь, какого результата хочешь достичь, но не понимаешь, как к нему идти. А с OKR пусть становится ясным с самого начала.

Цель была сформулирована, дорожная карта к ней составлена, задача разбита на несколько этапов. Сперва нужно было изучить законодательство и понять, не противоречит ли ему использование ЭДО. Затем выбрать систему ЭДО, а после — научить сотрудников работать с ней.

Полина определила несколько ключевых результатов: количество перешедших на ЭДО сотрудников, количество оформленных без дублирования на бумаге электронных документов, работа с возражениями.

— Каждую неделю я опрашивала коллег, обновляла метрики и видела, как задачи выполняются. Метрики были открыты для всей компании: не думаю, что коллеги их отслеживали, но мотивации это прибавляло. Хотелось, чтобы диаграмма шла вверх, — рассказывает Полина.

Задача была выполнена за четыре месяца. Полине понравился опыт работы с OKR, и она готова порекомендовать систему коллегам.

— Конечно, я бы справилась и без OKR, но на это ушло бы гораздо больше времени и сил, — подытоживает Полина. — Если решите использовать OKR в своей работе, обязательно изучите его. Важно использовать дорожные карты, понимать, зачем нужны количественные оценки. И не бойтесь потратить немного времени на изучение! Это не то, что видно сразу, но если работать с методом, положительный результат не заставит себя ждать.

* есть в этой истории и ложка дёгтя. Полина признаётся, что даже после перехода на ЭДО отдельные сотрудники ленятся сделать несколько кликов, чтобы подписать документ о прохождении инструктажа или зарплатную ведомость: приходится им об этом напоминать. Стоит признать, что в некоторых вопросах OKR бессилен.

2. OKR делает слоника счастливым

Никита — тимлид команды, отвечающей за базы данных. Раньше все сервисы компании работали на базах Microsoft SQL, но в 2022 году стало ясно, что использовать их теперь небезопасно.

— Причин для перехода на другие БД было много, — вспоминает Никита. — Чтобы попасть в реестр отечественного ПО, мы должны использовать базы, одобренные Минцифры. Кроме того, MS SQL — база с закрытым исходным кодом, мы не знаем, какой функционал в ней может быть скрыт. Важна и экономия: MS SQL платная, но у неё есть бесплатные аналоги.

Задача по переходу на новую СуБД (выбор пал на PostgreSQL) стала беспрецедентной: с таким объёмом работ Никита и его команда ещё не сталкивались, поэтому было решено использовать OKR. Задаче дали название «Счастливый слоник»: всё-таки, делать кого-то счастливым приятнее, чем переходить с одной базы данных на другую.

— Работать над этой задачей пришлось не только нам, но и многим другим командам, в том числе продуктовым, — рассказывает Никита. — Так как наша работа не была направлена на создание и развитие продуктов, издержки компании увеличились. С помощью OKR нам удалось поднять приоритет задачи на уровне руководства, масштабировать её и подчеркнуть её значимость.

OKR-планирование помогло упорядочить сложный процесс и скоординировать работу специалистов из десятков отделов. Сперва команда Никиты испытала эйфорию: сотрудникам стало понятно, как реализовать задачу, ранее казавшуюся непосильной.

Но работы впереди было много, и вскоре все в команде ощутили, что нагрузка выросла. Справиться с усталостью помогло воодушевляющее название задачи и ключевые результаты, выбранные во время планирования: количество перенесённых на прод баз данных, количество готовых к работе объектов и другие. Медленно, но верно прогресс по каждому из этих показателей рос.

— Мы продолжили работать и со временем привыкли, — объясняет Никита. — А когда увидели, что цели постепенно выполняются, поняли, как помог нам OKR. Можно сказать, он сформировал у нас полезную привычку планомерно работать над улучшением результатов. Особенно полезными оказались инструменты OKR для командной работы, с ними взаимодействие команд вышло на новый уровень.

Никита отмечает, что у OKR есть определённый порог вхождения: прежде чем начать планирование, важно изучить особенности методологии.

— Чтобы понять, как работает тот или иной инструмент, нужно время. В идеале команда должна пройти несколько итераций, чтобы сформулировать ключевые результаты, понять, почему они в виде метрик, — говорит Никита. — Наши усилия отбились: теперь мы понимаем, что к чему и видим, как нам помог OKR.

3. OKR упорядочивает производственный хаос

Влад — тимлид отдела разработки сервиса «Грузы». Это главный сервис ATI.SU, он приносит компании наибольшую прибыль. Команда Влада обеспечивает бесперебойную работу сервиса, обрабатывает запросы от пользователей и других команд.

Работы у отдела очень много, а её количество невозможно спрогнозировать.

— Мы решили использовать OKR, чтобы упорядочить, структурировать нашу работу и в конечном итоге повысить её производительность, — рассказывает Влад. — Мы хотели привести в порядок логи, покрыть все сервисы на сервере автоматически генерируемой документацией, чтобы улучшить взаимодействие с другими командами, подключить их к единому хранилищу паролей и секретов.

Постановка цели помогла команде сфокусироваться и выбрать задачи, которые нужно решить в первую очередь.

— В OKR есть каденции, когда нужно собираться командой, отчитываться о проделанной работе. Мы созванивались и обсуждали, что мы ещё можем сделать, чтобы хоть как-то повлиять на наши метрики, и благодаря этому двигались вперёд. OKR помог нам держать фокус, закрывать цели по одной, не распыляя силы, — вспоминает Влад.

Владу и его команде понравилось работать с OKR, и достигнув цели, они поставили перед собой новую.

— Следующая наша цель связана с автотестами, мы не можем им доверять. Если автотесты прошли успешно, это далеко не всегда значит, что изменение ничего не поломало на проде. А бывает так, что оно ничего не поломало, но тесты «падают». С этим хаосом мы боремся годами. Пробовали решить проблему по-разному, но результаты не нравятся. Поэтому мы решили сделать свой инструмент и обучить всю команду писать автотесты: это наша следующая задача, — рассказывает Влад.

При этом Влад допускает, что на уровне отделов OKR нельзя назвать универсальным методом, с помощью которого можно решить любую задачу. Отвечая на вопрос «Мог бы ты порекомендовать этот метод коллегам из других отделов?», он говорит:

— У нас есть и неудачные примеры. Нельзя ставить OKR-цель, если понимаешь, что возможности ей заняться не будет. Я бы сформулировал такое правило: OKR не нужно использовать, если ты в беседе можешь аргументированно объяснить, почему тебе не подойдёт этот метод. Но изучить его абсолютно точно не помешает: во многих случаях он может оказаться очень эффективным.

Истории Полины, Никиты и Влада показывают, что OKR помогает решать задачи не только компаниям, но и небольшим отделам и даже отдельным сотрудникам. Все три рассмотренных кейса оказались успешными. На самом деле, успешных примеров внедрения OKR в нашей компании гораздо больше — возможно, мы ещё расскажем о них.

В то же время OKR нельзя считать волшебной палочкой. OKR позволяет сфокусироваться на амбициозных целях, найти оптимальный способ их достижения, повысить их приоритет и в конечном счёте достичь желаемого результата. Для этого придётся потрудиться, но OKR делает труд осмысленным и упорядоченным, а значит — более эффективным.

P.S. Благодарю за помощь в подготовке материала Илью Углова, старшего редактора «Биржи грузоперевозок ATU.SU»