Прокрастинация уходи! Что делать если все задачи в приоритете и ты просто потерялся.

На кухне только и разговоров о том, как много задач и все они важны. Сидите, макаете чайный пакетик в пустую чашку, заедаете стресс шоколадом и никак не можете решить с чего же начать. Спокойно, у нас есть для вас лайфхак, слышали что-нибудь о волшебной таблице ICE?

В этой статье мы не только покажем, но и расскажем как создать свою таблицу "ICE" и почему эта методология может решить вашу проблему с прокрастинацией.

Привет! Меня зовут Елизавета, и я работаю в динамичной IT-компании, где реализуются разнообразные и интересные проекты. В своей роли бизнес-аналитика в HR-департаменте, я занимаюсь внедрением и оптимизацией процессов, направленных на улучшение работы нашей команды и повышение эффективности бизнес-процессов. Мне нравится находить инновационные решения и улучшать взаимодействие между сотрудниками, чтобы создавать комфортную и продуктивную рабочую атмосферу.

Прокрастинация — это склонность откладывать важные дела на потом, которая, в той или иной степени, свойственна каждому из нас. Однако, когда это становится привычным поведением, начинают страдать финансы, карьера, отношения и здоровье.

По своей сути, прокрастинация является формой саморазрушения, при которой человек откладывает выполнение задач до последнего момента. Это часто сопровождается чувством вины и даже своего рода "параличом" воли. Исследования показывают, что прокрастинаторы осознают иррациональность своего поведения и возможные негативные последствия, но продолжают бездействовать.

Причины прокрастинации могут быть различны, но чаще всего она работает как защитный механизм. Так психика реагирует на беспокойство, связанное с решением сложных или скучных задач. Часто даже простые дела кажутся нам непосильными.

Только приближающийся дедлайн, грозящий серьезными последствиями, может подтолкнуть к действию.

Обычно, прокрастинация связана с трудностями на этапе организации работы. Например, сложно сосредоточиться, не хватает сил, энергии или знаний. В таких случаях важно составить четкий план, научиться концентрировать внимание и восстанавливать ресурсы. По сути, прокрастинация может быть сигналом того, что мозг перегружен и нуждается в перерыве.

Ключ к борьбе с этим явлением — умение правильно расставлять приоритеты. И вот вам инструмент, который поможет справиться с этой задачей, благодаря своей структурности и простоте!

Эта модель — один из самых простых инструментов для организации целей и задач. С помощью этого инструмента, вы можете приоритизировать не только свои задачи, но и задачи команды.

Изначально метод ICE использовался в гроусхакинге — подходе, направленном на быстрое освоение новых навыков. Однако, в последнее время он приобрел популярность в менеджменте, особенно для расстановки приоритетов в выполнении задач.

ICE помогает ясно видеть, какие задачи действительно имеют значение, и сосредоточиться на них, уменьшая неопределенность и страх перед выполнением. Это может уменьшить чувство перегруженности, которое часто приводит к прокрастинации. Метод помогает организовать задачи в список, который легче воспринимать и с которым легче работать. Когда у вас есть четкий план, становится легче начать выполнение, поскольку вы знаете, с чего начать.

В своей таблице вы можете менять значения каждого столбца в зависимости от контекста ваших задач.

В механизме используется шкала от 1 до 10 для каждого критерия, затем при перемножении значений трёх компонентов получается итоговое ICE Score, а все фичи ранжируются по важности.

Пример критериев оценки

Эту шкалу можно адаптировать в зависимости от приоритетов ваших задач. Если нужно сначала выполнить быстрые и простые задачи (например, при дефиците времени или наличии жестких сроков), или, наоборот, сложные и трудозатратные задачи (если время позволяет), шкала изменяется соответственно.

В первом случае оценка 0,5 будет означать "задача крайне сложная и требует много ресурсов и усилий". Во втором — "задача очень простая и легко реализуема".

Далее оценки умножаются и мы получаем значение ICE Score. Чем выше оценка, тем приоритетнее задача.

Ранее я уже говорила, что эту таблицу можно использовать как для приоритизации личных задач, так и для приоритизации задач команды. В этом и прелесть этого метода. Совместное распределение приоритетов задач может помочь в борьбе с прокрастинацией. Когда вы распределяете задачи вместе с другими, у вас появляется дополнительная ответственность перед ними. Это создает мотивацию для выполнения задач, так как вы не хотите подвести партнера или команду. Также, ваши коллеги могут помочь трезво оценить важность и срочность задач, что помогает избежать субъективных решений и рассеянности, которые часто ведут к прокрастинации.

Далее я приведу СРАЗУ ДВА примера использования метода: для командной работы и для оценки своих задач.

Итак, правила игры :)

Для эффективного взаимодействия команды важно, чтобы все её члены говорили на одном языке, особенно при обсуждении задач в коллективе. Чтобы этого достичь, я прописываю чёткие критерии и размещаю их в примечаниях, доступных всей команде.

Каждый член команды имеет равный доступ к таблице, что открывает возможность для всех предложить свои инициативы. Идеи можно удобно группировать по категориям, что упрощает фильтрацию и навигацию по ним. Автор инициативы придумывает краткое название для своей задачи и описывает предполагаемый способ её реализации. Все участники могут задать уточняющие вопросы в соответствующем столбце, что обеспечивает прозрачность обсуждения и обоюдное понимание сути задачи.

Оценка инициатив происходит коллективно: каждый участник выставляет свои оценки на основе предложенных критериев. Итоговые результаты рассчитываются автоматически с помощью формул, после чего все задачи ранжируются по приоритету, что помогает команде сфокусироваться на наиболее важных и перспективных предложениях.

Поздравляю! Если вы дошли до этого места и не умираете от скуки, значит дальнейшую информацию осознать и понять будет очень легко. У вас точно проблемы с прокрастинацией, если вы читаете это вместо своей работы 😄

В этом процессе оценку могут давать только вы или можно подключить вашего непосредственного руководителя, чтобы он также мог влиять на приоритетность задач. Поверьте, руководители обычно заинтересованы в оцифровке задач, поскольку цифры предоставляют объективную информацию, позволяющую принимать более взвешенные решения.

Использование числовых показателей помогает избежать субъективности и эмоционального влияния на процесс принятия решений. Это не только упрощает анализ, но и способствует более прозрачному управлению задачами, что в конечном итоге приводит к более эффективному выполнению проектов и достижению командных целей.

Плюсы использования метода ICE в работе:

Минусы использования метода ICE в работе:

Четкое определение влияния, уверенности и усилий, связанных с каждой задачей, создает структурированный подход, который помогает вам более осознанно управлять своим временем и ресурсами.

В результате, внедрение метода ICE в повседневную практику управления задачами может значительно повысить продуктивность и удовлетворенность от выполнения работы, создавая устойчивые привычки, которые помогают поддерживать фокус и достигать поставленных целей.

Статья написана во время прокрастинации, кстати :)