Как стартаперу сохранить продуктивность, не выгореть и делегировать задачи

На стадии запуска стартапа предприниматели часто сталкиваются с нехваткой людей в команде, большим количеством задач, в том числе незнакомых. Фаундеру приходится перерабатывать, что приводит в расфокусу, выгоранию и прокрастинации.

В этой статье мы поговорим о том, как эффективно научиться использовать свое время и ресурсы для достижения поставленных целей. Подробнее об этом рассказала Ольга Обложкина, основатель маркетингового агентства «RDD Agency».

Мы часто слышим от других людей о продуктивности, но что это такое? Продуктивность — это грамотное использование своего времени, чтобы приблизиться к своей цели без сильной усталости и с видимыми результатами.

В работе с продуктивностью есть три перспективы, которые мы рассмотрим: физиология, мышление, действие.

Физиология

Уровень нашей работоспособности напрямую зависит от количества часов сна. Старайтесь не жертвовать сном, когда сталкиваетесь с большой нагрузкой на работе, и отслеживайте его продолжительность по фитнес-браслетам или специальным приложениям. Помните, что даже три ночи восстановительного сна не хватает, чтобы поднять работоспособность до нормального уровня после недели недосыпа.

Если долго не можете решить какую-то задачу, то поразмышляйте о ней перед сном. Исследование, проведенное MIT и Harvard Medical School, показало, что участники, которые целенаправленно думали на определенную тему перед сном, улучшили свои творческие решения на 43–78% по сравнению с теми, кто не спал

Также на наше физическое состояние во время работы влияет уровень дофамина, который мы испытываем во время ожидания положительных результатов от дел. При этом этот гормон можно получить разными способами: через решение сложных задач, во время просмотра видео или во время обеда.

Когда мы привыкаем к определенному уровню дофамина, то организм «просит» его постоянно. Наше тело становится более чувствительным, и мы нуждаемся в стимулах, чтобы чувствовать себя хорошо. Попробуйте дофаминовый детокс — временный отказ от активностей, вызывающих сильные выбросы дофамина (смартфонов, фастфуда и сладкого, соревнований). Это может помочь «перезагрузить» систему вознаграждения мозга. Уменьшая количество быстрых удовольствий, вы заставите мозг лучше реагировать на менее интенсивные стимулы, что вернет концентрацию и повысит продуктивность.

Как это связано с продуктивностью? Детокс помогает пересмотреть отношение к удовольствиям и развивает умение фокусироваться на более важных и долгосрочных задачах. В результате улучшается концентрация, снижается уровень тревоги, растет мотивация.

Когда мы полностью включены в процесс работы и получаем от этого удовольствие, то находимся в состоянии потока. Это состояние достигается тогда, когда мы сталкиваемся с непростой, но все же посильной задачей, для которой у нас достаточно ресурсов (знаний, опыта, сил и прочего). Задача примерно на 10-15% сложнее того, что нам привычно.

Если мы решаем задачи, для которых нам или не хватает ресурсов, или возникают сложности — мы попадаем в состояние тревоги, апатии или скуки. При этом работа в состоянии потока дает мотивацию, энергию и фокус

Мышление

Когда у нас есть силы, здоровье, ресурсы, техники, но нет желания выполнять свою работу, и мы ее постоянно откладываем, то продуктивность будет низкая. Такое состояние называется прокрастинацией.

Частыми причинами прокрастинации бывает: перфекционизм — боязнь не выполнить работу идеально блокирует начало задачи. Тревога — задача слишком объемная, к ней непонятно, как подступиться. Выученная беспомощность — негативный прошлый опыт приводит к боязни неудачи.

Поймите, на что вы отвлекаетесь, составьте список этих дел, которые доставляют быстрое удовольствие: социальные сети, просмотр видео или вкусный перекус. Подумайте, как можно избавиться от этих действий. Ваша цель — сделать так, чтобы пауза между желанием отвлечься и фактическим выполнением отвлекающего действия была не менее 10 секунд. Это дает мозгу время на переоценку и осознание, что отвлечение не принесет долгосрочной пользы.

Если же у вас остались отложенные задачи, которые кочуют с недели на неделю, то попробуйте начать с простого шага. Это поможет мозгу воспринять задачу как выполнимую, и вы быстрее почувствуете эффект мотивации. Попробуйте технику «Первый шаг»:

1. Опишите проблемную ситуацию: принятое решение и конечную цель.

Очень часто люди прокрастинируют деятельность, потому что опасаются негативной

реакции из контекста, снаружи, извне. Что нужно изменить вокруг, чтобы идея получила шанс?

2. Часто люди не действуют, потому что чувствуют нехватку ресурсов. Какие три ресурса нужны и где их взять?

3. Что будет считаться успехом? Ответ на этот вопрос помогает сдвинуться с места.

4. Какой нужно сделать первый шаг? Можно ли его сделать прямо сейчас? Нет? А что нужно сделать до этого? А до этого? А еще до этого? Ищите настоящий первый шаг.

5. В голову приходят риски: запишите и найдите способ купировать их.

Действия

Когда для продуктивных действий достаточно ресурсов и мотивации, важно определиться, с чего начать. Важно контролировать, на что вы тратите свое рабочее время: переговоры с партнерами, общение с клиентами, написание отчета, перекус.

По оценке исследователей, регулярное переключение между задачами может отнимать до 40% продуктивного времени. Таким образом, при многозадачности у нас снижаются когнитивные способности, ухудшается память и общее психическое состояние, повышается стресс.

Разделяйте рабочий день на блоки, каждый из которых посвящайте определенной задаче. Time blocking или блокировка времени — это техника, когда в календаре запланировано значительное время под одну или несколько похожих задач. Для оцифровки времени используйте специальные приложения, например, Toggle.

И не забывайте делегировать задачи. Помните, что вы не сможете сделать все одиночку. Выпишите на листочек все, что вы делаете. Распределите задачи на те, что вы выполняете как руководитель, как владелец и как исполнитель. Подсчитайте стоимость часа работы по разным задачам. Проведите ABC анализ — метод, позволяющий классифицировать ресурсы фирмы по уровню их важности.