Что значит быть внимательным к деталям и как преуспеть в этом

Ваша задача: Дочитайте эту статью до конца, не проверяя телефон. И не потому, что я очень старалась сделать ее интересной для чтения. Я действительно очень старалась, но дело не в этом. Дело в том, что прежде чем научиться обращать внимание на детали, нужно научиться концентрировать внимание.

Вы уже сделали все шаги, чтобы оказаться здесь. Теперь попробуйте сосредоточиться на своем намерении - чтении этой статьи - и не поддаться порыву проверить телефон, ответить на новое сообщение в мессенджере или...

Подождите. Знаете, что мы должны сделать сначала? Давайте рассмотрим четыре быстрых способа устранить отвлекающие факторы, которые являются врагом № 1 внимательности к деталям.

Приостановите уведомления.

Пока вы пытаетесь сосредоточиться, другие люди будут продолжать отправлять вам электронные письма, сообщения и смс. Установите телефон на режим «Не беспокоить», который отключает вибрацию и звуки.

Организуйте свое пространство.

Пора освободить стол! Даже если для этого придется задвинуть вещи за спину, чтобы их не было видно. Поставьте рядом с собой стакан воды и блокнот - все, что вам понадобится во время сосредоточения.

Установите таймер.

Поставьте будильник на 10 минут или столько времени, сколько вам нужно на чтение. Затем приступайте к работе и не смейте вставать, пока не прозвенит будильник! То есть, вы можете сходить в туалет. Но руководствуйтесь здравым смыслом. И помните, как чертовски приятно будет чувствовать себя, когда эта задача будет выполнена.

Используйте список отвлекающих факторов.

Крис Бейли, автор книги «Гиперфокус: как стать продуктивнее в мире, полном отвлекающих факторов», во время работы записывает на отдельный листок все отвлекающие мысли (например, не забыть отправить кому-то электронное письмо). «Таким образом, эти вещи не мешают мне сосредоточиться», - говорит он. Когда работа подходит к концу, «я начинаю работать с ними, что является своего рода наградой в конце сеанса концентрации».

В конечном счете, никто, кроме вас, не может управлять вашим вниманием. Учитывая это, мы можем перейти к тому, как уделять внимание деталям.

Уделять внимание деталям - значит тщательно выполнять задание. Если ваш начальник говорит, что хочет, чтобы вы уделяли больше внимания деталям, это значит, что он заметил ошибки в вашей работе и хочет, чтобы вы стали лучше искать и исправлять эти ошибки, прежде чем сдавать будущие проекты.

Когда я была редактором на предыдущей работе и должна была передавать замечания копирайтерам от своего начальника, я часто формулировала ее замечания следующим образом: «Мы должны понять, на что она обращает внимание, и обратить на это пристальное внимание». Так что иногда речь идет буквально о том, чтобы обратить особое внимание на то, что выделяет ваш руководитель.

Но ваш начальник может даже не объяснить вам, что это такое. Эта статья поможет вам перестроиться и начать уделять больше внимания деталям - даже без явных указаний. Когда вы освоите это, вас будут воспринимать как человека надежного, внимательного и заслуживающего доверия. Вы получите больше и больше обязанностей, и вам будет легче договориться о повышении или продвижении по службе. Кажется, оно того стоит, верно? Давайте продолжим.

Представьте, что перед вами микроскоп; думайте о каждом навыке из этого списка как о разных линзах для просмотра вашей работы.

Они помогают сосредоточиться и обработать то, что вам говорят. Есть три типа слушания:

Транзакционное - я просто хочу услышать, что от меня требуется. В чем смысл? Что мне от этого нужно?

Переходный - я слушаю вас, думая о том, что я скажу, когда вы замолчите.

И трансформационный - это когда я слушаю, чтобы понять, что вы говорите, так, чтобы я мог повторить это за вами. Для этого вы должны активно слушать. И если вы хотите повторить то, что, как вам кажется, вы услышали, вы можете сказать что-то вроде: «Мне кажется, что я услышал, что вы сказали Х. Вы бы сказали, что это точно?».

Это ваша способность правильно читать, интерпретировать или обрабатывать данные. (Если вы не любитель цифр, калькулятор - ваш друг). Это также умение оценивать информацию и использовать ее для получения выводов, заключения или решения проблем.

Усердие означает «тщательная и настойчивая работа или усилие», поэтому навыки усердия помогают избежать ловушек, связанных с отвлечением внимания, и сосредоточиться на ежеквартальном отчете о продажах. Люди часто не справляются с усердием, когда работают слишком быстро, и позже я расскажу о силе медленной работы.

Здесь речь идет о проверке того, что вы пишете, будь то книга, отчет или пост в Телеграм. Вы должны убедиться, что ваше сообщение не содержит опечаток, орфографических и грамматических ошибок, а также легко воспринимается, логично и уважительно.

Иногда внимание к деталям означает наблюдение за окружающей обстановкой. Если вы заметили, что бухгалтер выглядит в эти дни особенно взволнованным, это может побудить вас привести в порядок отчет о расходах немного больше, чем вы сделали бы в противном случае. Подобные действия создают впечатление, что вы вдумчивы, то есть не забываете о том, как другие могут воспринять и получить пользу от вашей работы.

У вас может быть самая лучшая информация в мире, но если она представлена в виде кучи шнуров за бабушкиным кирпичом телевизора, никто не захочет в ней разбираться. Главный вопрос: как люди смогут легко разобраться в этой информации, если я отдыхаю на Мальдивах и не могу им ничего объяснить?

Вы, вероятно, знакомы с этим навыком: умение жонглировать несколькими обязанностями одновременно и расставлять приоритеты, как и когда они будут выполнены. Это особенно сложный навык для людей, которые только начинают свою карьеру, но не потому, что они неопытны, а потому, что им нечего делегировать и/или у них меньше возможностей разделить задачи.

Далее мы поговорим о том, как применить эти навыки в своей карьере.

Здесь я перечислю семь вышеперечисленных навыков в виде подсказок, на которые вы можете опираться, чтобы убедиться, что вы обдумываете эти четыре ситуации со всех сторон - по крайней мере, когда речь идет о внимании к деталям.

Активное слушание: Прочитали ли вы описание вакансии и нашли ли способы включить конкретные детали в резюме, составленное специально для этой должности?

Аналитика: Как вы можете количественно оценить то, что вы делаете, с помощью цифр? И как вы можете использовать подход, основанный на цифрах, при ответе на вопросы собеседования?

Усердие: Запрашивают ли они что-то еще в дополнение к вашему резюме? Сопроводительное письмо или полученные сертификаты? Включите их в свой отклик.

Редактирование: Проверьте свои материалы на наличие опечаток и других ошибок.

Наблюдательность: Можете ли вы изучить компанию, просмотрев ее профиль в соцсетях или веб-сайт, и найти способы включить информацию в свой отклик? Демонстрация того, что вы информированный кандидат, которому небезразлична культура компании, поможет вам выделиться.

Организация: сохранен ли файл вашего резюме таким образом, чтобы занятой менеджер по найму мог легко получить к нему доступ? Попробуйте «[Имя]_[Фамилия]_[Должность]_Resume_2024.pdf». Вот это внимание к деталям, детка.

Управление временем: Удается ли вам отправлять отклики на вакансии так, чтобы не доводить дело до усталости или выгорания? Делайте перерывы, чтобы вернуться к работе свежим.

Активное слушание: Когда менеджер по подбору персонала рассказывает вам о должности, обращаете ли вы на это внимание или думаете о том, что скажете ему в ответ? Можете ли вы делать заметки, чтобы потом включить их в письмо с благодарностью?

Аналитика: Рассказывают ли они о том, как измеряют успех, или о контрольных показателях, которые вам нужно будет достичь, чтобы стать успешным в этой роли?

Усердие: Готовы ли вы прийти вовремя? Есть ли у вас список вопросов, которые нужно задать, исходя из того, что вы знаете о должности на данный момент?

Редактирование: Думали ли вы о том, чтобы сжать ответы на возможные вопросы собеседования в короткие фразы? Знаете ли вы самую важную информацию о себе, которой хотите поделиться, и что можно приберечь на другой раз, если вас прервут?

Наблюдательность: Кажется ли вам, что люди, с которыми вы проходите собеседование, были бы отличными коллегами? Как вы можете воспринять увиденное и услышанное во время собеседования и учесть это при ответе и задавании вопросов, чтобы показать, что вы реагируете, а не просто пересказываете то, что подготовили?

Организация: Если вы проходите собеседование лично, есть ли у вас в сумке все необходимое, включая блокнот, ручку и копии резюме? Если вас попросят приложить к резюме дополнительные документы, сохранили ли вы их таким образом, чтобы они были понятны получателю?

Управление временем: Следите ли вы за временем во время собеседования или спрашиваете о его сроках, чтобы предугадать, когда вам нужно быть готовым к следующим шагам?

Активное слушание: Внимательно ли вы слушаете докладчика на совещании, или ваши мысли блуждают?

Аналитика: Даете ли вы себе возможность сосредоточиться на сложных материалах или пытаетесь одним глазом просмотреть электронную таблицу, пока ваш коллега рассказывает дикую историю о своих выходных?

Усердие: Находите ли вы время, чтобы проверить свою работу, прежде чем сдать ее, или, когда вы добираетесь до последнего шага проекта, вы сразу же отправляете его?

Редактирование: Проверяете ли вы свою работу на логику, грамматику и орфографию? Организована ли она таким образом, чтобы ее было легко и понятно понять? Все ли в ней уместно, или некоторые пункты следует перенести в другое место?

Наблюдательность: Как ваш начальник предпочитает получать информацию? Влияет ли это на то, как вы подаете материалы? Это также означает, что вы должны замечать вещи, выходящие за рамки вашей конкретной задачи, и понимать, как они могут повлиять на вашу работу.

Организационные: Поддерживаете ли вы чистоту и порядок в рабочем помещении, чтобы иметь возможность сосредоточиться? Упорядочиваете ли вы электронную почту, файлы и другую информацию так, чтобы вам было легко находить нужные вещи по первому требованию?

Управление временем: Даете ли вы себе время на то, чтобы успеть с одной встречи на другую? Делаете ли вы перерывы для того, чтобы как следует сосредоточиться и даже передохнуть? Расставляете ли вы приоритеты и планируете ли, чтобы уложиться во все сроки?

Активное слушание: Внимательно ли вы следите за ходом встречи в Zoom или тайком добавляете новый товар в корзину WB?

Аналитика: Смотрите ли вы на ту же версию документа, что и все остальные? Знаете ли вы, какая информация важна для принятия конкретного решения и как ее получить? Вы хотя бы раз проверили свои математические выкладки?

Усердие: Вы выкладываетесь на работе и не отступаете от поставленной задачи даже тогда, когда ваш босс/коллеги не наблюдают за вами?

Редактирование: Как ваш тон может быть воспринят в мессенджере или по электронной почте, где юмор и сарказм могут быть легко истолкованы неправильно? Отправляете ли вы быстрый ответ от злости или обиды или даете себе возможность остыть и убрать негативные нотки, о которых потом можете пожалеть?

Наблюдательность: Какие вопросы постоянно задает ваш начальник или коллега? Можете ли вы предугадать их, чтобы им не приходилось задавать их (особенно в удаленной работе, где они не могут просто обратиться к вам, чтобы быстро ответить в условиях дефицита времени)?

Организационные: Предоставляете ли вы эти материалы таким образом, чтобы их было легко понять даже человеку, не знакомому с предметом?

Управление временем: Укладываетесь ли вы в сроки, работая в обычное рабочее время компании?

Ну вот, мы и подошли к концу! Эти советы экспертов помогут вам заложить основы внимательности к деталям, независимо от того, чего вы пытаетесь достичь.

1. Начните с хорошего сна

Прежде всего: Получение достаточного количества ZZZ поможет вам начать день с полным баком. По мере того как люди накапливают долги за сон, их внимание становится короче. Убедитесь, что вы отрываетесь от работы после окончания рабочего дня. Это даст вам время восстановить силы, что поможет вам лучше выспаться, а на следующий день снова приступить к работе.

2. Практикуйте метаосознанность

Многие наши действия являются автоматическими, то есть не требуют особых усилий. Когда у вас возникает желание схватить телефон, это автоматическое действие. Это привычка, которую вы выработали. Преодолеть эти автоматические действия можно, развивая так называемую мета-осознанность. Это осознание того, что вы делаете, в тот момент, когда это происходит. Я - новостной наркоман, и каждый раз, когда у меня возникает желание проверить новости, я спрашиваю себя: «А нужно ли мне сейчас заходить на этот новостной сайт? И я пытаюсь понять причину этого желания». Это может быть скука или способ убить время. Но когда я это определяю, это помогает мне взять себя в руки и обуздать свое поведение.

3. Знайте свое «почему»

Пополнение корпоративного снэк-бара - это не то наследие, которое вы оставите после себя. Однако, если вы понимаете, как это влияет на организационную культуру компании или может облегчить жизнь ваших коллег, тогда эта задача приобретает более глубокий смысл. Ключевое - осознавать конечный результат, и если вы чувствуете связь с ним, то будете более заинтересованы и сфокусируетесь на важных деталях.

4. Спроектируйте свой день

Люди склонны находиться в одном из четырех типов состояния сосредоточенности. Сосредоточенность - это когда вы заняты чем-то, что требует умственных усилий. На ступеньку ниже находится внимание, когда вы делаете что-то, например чистите картошку, но это легко и не требует критического мышления. Затем идет скука, когда вы не заняты и не испытываете трудностей, и, наконец, фрустрация, когда вы испытываете трудности, но не заняты (например, проблема с техникой).

Для состояния сосредоточенности у людей есть два пика в течение дня - один обычно приходится на середину утра, а другой - на середину или конец дня. И это совпадает с приливом и отливом ресурсов внимания людей. Поскольку у вас есть ограниченный набор ресурсов, которые вы используете в течение дня, вы хотите определить, когда наступает пик вашего внимания, и запланировать это время для работы, требующей внимания к деталям.

5. Расставляйте приоритеты, расставляйте приоритеты, расставляйте приоритеты!

Мы естественно мыслим тройками. У нас есть поговорки вроде «Бог троицу любит», мы вручаем три олимпийские медали, и даже история, которая представляет собой последовательность тысяч событий, делится на начало, середину и конец. Именно поэтому из моих любимых ритуалов - это подумать о конце недели и спросить: «Какие три главные вещи я хочу выполнить?». Я выбираю три, и в процессе я не выбираю много вещей. Я также повторяет этот процесс ежедневно, чтобы не сбиться с пути.

6. Избегайте переключения задач любой ценой

Совет № 1, который я могу дать людям, - это делать одно дело за раз. Неважно, сколько окон браузера или наполовину написанных писем открыто на вашем экране, вы делаете только одно из них одновременно, верно? Хотя мы и называем это многозадачностью, на самом деле мы переключаемся с одной задачи на другую.

Вместо этого целенаправленно делайте что-то до тех пор, пока не закончите или не дойдете до заранее определенной точки остановки. Я буду делать отчет о расходах, пока он не закончится. Или я буду работать над этой статьей в течение 30 минут. Приняв такое решение, сделайте все необходимое, чтобы поместить себя в небольшой пузырь «Не беспокоить».

7. Сбавьте темп

Если ваша работа повторяется - например, на заводском конвейере - худшее, что вы можете сделать, это работать медленно. Работайте, в два раза медленнее, чем все остальные, и через несколько месяцев у вас, скорее всего, не будет работы.

Но когда речь идет о когнитивной работе, или работе, которую мы выполняем умом, а не руками, замедление темпа позволяет нам работать более осознанно. Чем медленнее мы работаем, тем более осознанно мы работаем. А чем более осознанно мы работаем, тем более продуктивными мы становимся, потому что вы целенаправленно добиваетесь прогресса в одном деле. То, что мы теряем в скорости, мы с лихвой восполняем в концентрированном внимании, которое, конечно же, является важнейшим фактором нашей продуктивности в отвлеченном мире.

8. Попадите в свой поток

На самом деле главное - это спокойный ум. Потому что спокойный ум - это продуктивный ум, ведь мы не гонимся за очередной порцией новых отвлекающих факторов.

За каждую новую вещь, на которую мы направляем свое внимание, наш разум вознаграждает нас выбросом дофамина, который заставляет нас чувствовать, что удовольствие не за горами, но сам по себе не приводит к удовольствию. Поэтому, когда мы просматриваем соцсети, мы получаем дофамин. Мы переходим к электронной почте, и получаем еще один удар дофамина. Проверяем новости - еще один удар дофамина. И в течение дня, чем больше дофамина, тем менее сосредоточенными мы становимся, потому что хотим гнаться за стимуляцией, а не присутствовать при том, что мы делаем.

Если мы сможем приучить себя уделять меньше внимания новизне в течение дня (в этом нам поможет список отвлекающих факторов, упомянутый ранее в этой статье!), наша концентрация станет легкой, потому что мы не будем постоянно гнаться за дофамином. Гениально.

9. Делайте перерывы

Точно так же, как вы должны планировать время для концентрации внимания в соответствии с вашими естественными пиками внимания в течение дня, вы должны делать перерывы в те моменты, когда вы находитесь в состоянии спада, потому что в любом случае вы не можете работать очень эффективно. Будьте проактивны в этом вопросе. Важно, чтобы вы не просто работали до изнеможения, а потом говорили: «О, я лучше сделаю перерыв». Делайте это до того, как дойдете до этого момента.

10. Пересмотрите свою работу.

Вернувшись к работе после перерыва и прежде чем сдать ее, прочтите ее еще раз свежим взглядом. А поскольку наши глаза склонны к самокоррекции, читайте вслух. Отредактировав тысячи текстов, я не могу сказать, сколько раз я думала, что уловила все, и благодаря этому последнему прочтению исправляла множество ошибок, прежде чем статья была опубликована.

P.S. Если вы читаете это, значит, вы дошли до конца. Миссия выполнена. Даже если между первым и последним предложением этой статьи вы сделали 16 перерывов и посмотрели все новости, я горжусь вами.