PRO планерки, совещания, собрания... Где грань между сжиганием времени от общих сборищ и эффективностью?

Планерки и общие собрания несомненно нужны. Тот, кто говорит, что это пустая трата времени, он просто “не умеет их готовить” )))

Любой менеджерский инструмент или технологию нельзя рассматривать в категориях “хорошо” это или “плохо”. В управлении компанией или командой основной вопрос менеджера - это вопрос целесообразности. Правильная категория для оценки и выбора инструмента - это “рентабельно” или “не рентабельно”, ну или упрощенно помогает ли нам то, что мы применяем или нет.

Чтобы ответить на вопрос “нужны” или нет собрания и планерки, достаточно посмотреть на ваши цели и ответить на вопрос “помогают ли они” прийти к результатам или нет. Чтобы ответить на вопрос грани между сжиганием времени и эффективности от этих мероприятий, нужно посмотреть на вопрос рентабельности, т.е. цены вопроса: “а это стоит того?”.

Например, если CEO компании собирает команду ТОП менеджеров для того, чтобы просто об них подумать, то это очень дорогое удовольствие с сомнительным результатом. Представьте, в переговорной комнате сидит 8-10 уважаемых господ с общим ФОТ выше 10 млн рублей, чтобы генеральный директор несколько часов (на регулярной основе) просто размышлял вслух в разговоре с ними. Использовал их как собеседников которые ему помогают думать, радоваться новым классным идеям, самоутверждаться и т.п. *реальная история. Это бешеная растрата времени и ресурса!

С другой стороны, когда руководитель собирает команду из этих же 8-10 высокооплачиваемых руководителей, чтобы выработать с ними единое понимание куда мы идем, что мы делаем и какую компанию строим. Формирует один управленческий язык, вырабатывает общий план в который все верят. При этом последствия такой инвестиции окупаются кратно. Компания может получить синхронизацию усилий всех руководителей (функций), сокращение времени на коммуникацию и понимание друг с другом, прозрачность и ясность всех ожиданий, целей и задач. Представьте, сколько компания может потерять денег только потому, что 2 ключевых руководителя (функции) несколько месяцев не могут договориться о том, что и кто делает в ключевом проекте.

Для решения каких задач практически всегда рентабельно проводить собрания и летучки:

Все собрания, планерки и летучки можно разделить на 2 класса:

Эффективное соотношение двух классов собраний ВАЖНО / СРОЧНО должно быть в районе 30% / 70%

Дальше весь вопрос в том, как не превратить полезное и рентабельное, правда необходимое, собрание в сжигание и трату времени.

Это вопрос качества и культуры их проведения.

Как часто нужно проводить собрания и планерки?

1. Стратегические сессии (собрания) - один раз в год обязательно (2-3 дня); или 1 раз каждые пол года (длительностью 1-2 дня); или 1 раз в квартал (1 день) - ВАЖНО

2. Операционные (еженедельно: один раз в неделю; или 2 раза в месяц) - СРОЧНО

3. Ретроспективные встречи (один раз в месяц или раз в квартал) - ВАЖНО

4. Летучки (до 30 минут), стендап формат (1-2 раза в неделю) - СРОЧНО

5. Тет-а-тет (121) - в соответствии с индивидуальными договоренностями. - СРОЧНО / ВАЖНО

6. Мозговые штурмы / творчество и новаторство - разная частота, в зависимости от целей, задач бизнеса и ситуации, а также подразделения: может быть 1 раз в месяц - а может 1 раз каждые пол года - ВАЖНО

В ситуации с собраниями типа ВАЖНО вам не нужно заботиться о том, сколько это отнимает времени, польза кратно превышает затраты. В случаях с собраниями типа СРОЧНО, усредненным бэнчмарком является совокупно на все собрания этого типа не больше 4 часов в неделю.

Что точно должно быть, чтобы летучки и собрания не были тратой времени?

Вопрос раскрыл сооснователь сообщества профессиональных менеджеров PRO Active Михаил Гриценко.

Расскажите пожалуйста, как часто в вашей компании проводятся планерки/ собрания?