Как работать с недобросовестными сотрудниками​

Привет. Мы разрабатываем сервис учета финансов для бизнеса и знаем, как компании страдают от недобросовестных сотрудников и финансово безответственного персонала.

Рассказываем, какие проблемы могут возникать в разных нишах бизнеса и как их предотвратить.

Как работать с недобросовестными сотрудниками​

Хищения — самая распространенная проблема

По неофициальной статистике, 80–90% работников хоть раз совершали кражу на предприятии: например, присваивали себе прибыль, уносили домой канцелярские принадлежности или выносили товар. Есть даже исследование портрета корпоративного мошенника: согласно данным в нем, более 90% краж совершают из-за недостаточного контроля сотрудников.

Ваши сотрудники могут обманывать по-разному:

  • завышать процент брака, чтобы продать часть нормальной продукции «налево»;
  • продавать неучтенные излишки продукции;
  • выносить часть сырья или готового к реализации товара и продавать его;
  • просто брать часть денег из кассы на свои личные нужды.

Простой пример — на заводе, который производит сельскохозяйственное оборудование, сотрудники могут выносить металл и сдавать его. А в ларьке продавец кладет 10% от прибыли себе в карман, потому что его никто не контролирует.

Бороться с хищениями нужно комплексно в зависимости от того, какой у вас бизнес. Например, если у вас завод, можно установить видеокамеры, поставить проходную с охраной и максимально автоматизировать процессы. Но учтите, что:

  • камеры можно ставить не везде — например, нельзя в туалете и раздевалке, и недобросовестные сотрудники могут этим воспользоваться;
  • у большинства систем видеонаблюдения есть слепые зоны, в которых может происходить что угодно;
  • обыскивать сотрудников на выходе с предприятия нельзя — это запрещено законом.

Лазейки все равно будут, и недобросовестный персонал может выносить с производства какие-то мелкие вещи.

Есть еще один тип краж — когда сотрудники не докладывают деньги в кассу или забирают их оттуда. Деньги легко спрятать куда угодно, и даже камера прямо над кассовым аппаратом может не помочь. Если у вас производство или сфера оказания услуг, настройте финансовый учет от ПланФакта — он поможет выявить недостачу.

А если продаете товары, автоматизируйте товароучет, установите «1C» и кассовый терминал, чтобы пробивать каждую продажу и выдавать чеки, как в сетевых магазинах типа «Магнита» и «Пятерочки». Так продавцы не смогут положить деньги в карман и вынести товар, потому что все будет учтено.

Постарайтесь предусмотреть все возможности хищения и обеспечить контроль — такой, чтобы вы видели любые попытки вынести деньги или товар. Например, можно автоматизировать все возможные процессы на предприятии так, чтобы каждое действие попадало в отчеты. И еще периодически проводите ревизии: пересчитывайте остатки товара, проверяйте процент списаний, перепроверяйте бухгалтерию.

На практике обеспечить такой контроль сложно. Иногда предприниматели даже советуют закладывать 10% расходов на хищения со стороны недобросовестных сотрудников, потому что предотвратить кражи в некоторых нишах почти невозможно.

От раздолбайства страдают не меньше, чем от хищений

Человек забывает поставить магазин на сигнализацию, не высылает вовремя документы или не хочет проверять качество товара от поставщика, а он в итоге оказывается бракованным или испорченным. Все эти ситуации — раздолбайство: оно приводит к тому, что компания теряет прибыль.

Даже банальное опоздание может создавать проблемы. Например, если продавец открыл магазин на полчаса позже, вы недополучили прибыль: часть покупателей его просто не дождались. С опозданиями сравнительно легко бороться, а что делать, если недобросовестные сотрудники приносят гораздо больше проблем? Для начала присмотритесь к ним.

Бывает, что отличные специалисты просто выгорают и начинают безответственно относиться к работе. Выгорание можно устранить, если найти причину. А еще бывает, что рассеянность связана с какими-то личными проблемами сотрудников — просто дайте им решить дела. Отпустите в отпуск или дайте побольше выходных, а потом попросите вернуться к работе с прежнем режиме.

Если же работник изначально был раздолбаем и это у него в крови, его легче отпустить, чем перевоспитать. Хотя можете попробовать лишить его премии или другой мотивации — иногда после такого люди начинают ответственнее относиться к своим должностным обязанностям.

Выстраивание бизнес-процессов и работа с персоналом — это всегда непросто. С самого начала, с момента найма сотрудника, я всегда смотрю на него очень внимательно, изучаю его опыт и рекомендации. Стараюсь всегда сотрудничать с ответственными работниками, которые понимают важность работы с клиентами, умеют оценивать риски и избегать их.

Все сотрудники, которые взаимодействуют с клиентами, проходят инструктаж по работе с конфиденциальными данными перед началом работы и четко следуют инструкциям в случае столкновения с непреднамеренными угрозами.

Вторым важным моментом в работе с персоналом, который я бы отметил, являются опоздания. Как руководитель отдела продаж я не приемлю их. Опаздывающий сотрудник может пропустить звонок или не уделить клиенту достаточное количество времени. Пропущенный звонок — наша упущенная прибыль. Мои коллеги солидарны со мной в этом вопросе, поэтому мы всегда начинаем работу вовремя

Николай Булохов, руководитель отдела продаж ПланФакт

Бывает, что руководители принимают проигрышные решения за взятки

Это ситуации, в которых сотрудники не воруют, но делают компании хуже другим способом, тоже извлекая из этого прибыль. Например, одному из ваших филиалов нужен поставщик. Три фирмы прислали коммерческие предложения: у первой отличная репутация, у второй чуть хуже, а третья работает из рук вон плохо. И местный руководитель за откат выбирает третьего поставщика, а он выдает ужасное качество материалов и затягивает сроки. Из-за этого филиал теряет прибыль и начинает работать в минус.

Не стоит думать, что такое происходит только в крупных корпорациях. Даже если у вас небольшое производство, ваш заместитель может банально выбрать компанию своего друга, знакомого или родственника вместо той, которая будет поставлять действительно качественный материал.

Работать с сотрудниками, падкими на взятки или принимающими решения по принципу кумовства, очень сложно. Вы не можете контролировать их везде: поставите камеры в офисе — они встретятся с кем-то в кафе. Установите программу для слежения на ПК — будут созваниваться, а не переписываться в соцсетях.

Единственное, что может помочь — эффективная система мотивации. Когда сотрудник доволен своей работой и получает хорошую зарплату, ему нет смысла разрушать компанию неправильными решениями. Поэтому обеспечьте работникам комфортные условия труда. А если один раз заметите, что сотрудник сделал что-то в ущерб компании и выясните, что причиной этому была взятка, прощайтесь с ним без сожалений.

Наемные сотрудники могут по-разному причинять ущерб работодателю. Например, это может происходить на этапе закупок.

В клиниках таким сотрудником может быть старшая медсестра, финансовый директор, главный врач или другой человек, отвечающий за закупки. Оборудование и расходные материалы покупаются у своих поставщиков, а организатор закупки получает от этого «откат».

Обычно больницы покупают много высококачественных, дорогостоящих материалов, при долгосрочном сотрудничестве поставщики предоставляют скидки, бонусы. А при такой организации процесса часть денег просто оседает в кармане мошенника. В случае отсутствия контроля со стороны бухгалтерии или руководства это может продолжаться долго, а ущерб будет довольно серьезным.

Потери компании могут выражаться и в оттоке клиентов. Например, клиника нанимает врача с частичной занятостью. У этого же специалиста (чаще это касается косметологов, массажистов, стоматологов) есть собственный кабинет, где он работает в свободное время.И этот врач на приеме в клинике может давать скидку клиентам за прием у себя в частном порядке. Если специалист внушает доверие, пациенты воспользуются предложением продолжить лечение у него без наценки клиники.

Такой ущерб также будет очевиден не сразу, а только со временем. По уменьшению повторных обращений пациентов и прохождений курса лечения в клинике.

При поиске специалистов, которые потенциально могут причинить финансовый и другой ущерб работодателю, мы в «КАУС-медицина» используем несколько методов проверки личных качеств.

Обязательно задаём проективные вопросы. Если человек много ходит на собеседования, у него есть уже заготовленные ответы на типовые вопросы. А эта методика не позволяет подстроиться и дать социально желаемый ответ. Такое интервью проводится в довольно быстром темпе, чтобы кандидат не задумываясь проецировал на поставленную ситуацию свой опыт.

Самый очевидный вопрос в первой ситуации, почему в одних компаниях воруют, а в других нет. При этом мы не просто слушаем ответ, но и усложняем вопрос. Кандидат дает один вариант ответа, мы можем уточнить — а если так не получится...? Также предлагаем различные кейсы, выявляющие лояльность человека компании.

Когда у работодателя есть опасения, что сотрудник может причинить ей ущерб, мы обязательно берём рекомендации с двух последних мест работы. И не только у прямого руководителям, но и у параллельных сотрудников. Этого оказывается достаточно, чтобы выяснить, порядочный это сотрудник или нет.

Максимальный уровень проверки — это, конечно, полиграф. Проверка на детекторе проводится в тех случаях, когда у компании есть соответствующая служба

Александра Обшатко, PR-менеджер кадрового агентства «КАУС»

Инсайдерское мошенничество происходит не только по вине недобросовестных сотрудников

Инсайдерское мошенничество — это любые действия с информацией, которые могут навредить компании. Оно бывает двух видов:

Первое — осознанное, когда ваши сотрудники сами сливают нужную информацию конкурентам за вознаграждение. Или когда работник уходит и забирает с собой всю базу клиентов, а потом переманивает их за счет демпинга.

Защититься от такого сложно: не всегда людям хватает мотивации, и при удобном случае они могут заинтересоваться предложением слить информацию на сторону. Чтобы обезопасить себя:

  • используйте NDA — договор о неразглашении коммерческой тайны;
  • разграничьте доступ к информации так, чтобы у сотрудников не было общего видения проектов, и их знания не могли вам навредить;
  • установите видеокамеры в офисе и системы защиты, предотвращающие отправку данных на сторонние email.

А еще можно использовать DLP-системы и другие способы защиты от внутренней утечки данных.

Второе — непреднамеренное, когда хакеры извне получают доступ к информации фишингом или другими обманными действиями. Они тоже могут воровать базы данных или доступы к счетам, чтобы вывести оттуда деньги.

Чтобы избежать такой участи, защитите все устройства и облачные сервера, в которых хранятся важные данные:

  • установите антивирусное оборудование на все устройства, с которых люди работают с информацией;
  • включайте двухфакторную авторизацию везде, где это можно, особенно в почтовых сервисах;
  • запрещайте использование стороннего софта, потому что в нем может быть вирус;
  • контролируйте пароли, чтобы они были сложными и не хранились в открытом доступе.

Это — обязательный минимум. Чтобы обеспечить полную кибербезопасность компании, надо сделать еще многое: проводить аудит корпоративных данных, использовать шифрование, делать бекапы и так далее.

Повторим: какие проблемы бывают от недобросовестных сотрудников и как их не допустить

Хищения. Сотрудники могут воровать деньги из кассы или товар. Бороться с этим сложно — некоторые предприниматели рекомендуют закладывать на такие ситуации 10% от прибыли. Но можно попробовать: установить видеонаблюдение, контролировать выдачу чеков и товарооборот, проводить ревизии.

Раздолбайство. Если оно замечено у ранее ответственного сотрудника, помогите ему вернуться в прежний ритм работы. Если раздолбайство в крови, с таким человеком легче попрощаться — навряд ли получится его перевоспитать. Но можно попробовать лишением премии за невыполнение KPI.

Взятки. Чтобы минимизировать риск взяток вашим сотрудникам, выстройте эффективную систему мотивации. Но учтите, что она не всегда помогает, а полностью контролировать работников вы не сможете. Если выявили коррупцию, сразу прощайтесь с таким человеком.

Инсайдерское мошенничество. От внутренних утечек информации можно защититься договором NDA, разграничением доступа к информации и установкой систем контроля. От внешних — хорошей защитой типа антивируса, DLP-системы, шифрования и так далее.

А какие риски, связанные с недобросовестным и финансово безответственным персоналом, есть в вашем бизнесе? Поделитесь в комментариях, как вы боретесь с возможными проблемами.

4949 показов
3.6K3.6K открытий
19 комментариев

ни о чем

Ответить

Ребят, вы бы лучше узнали, как компании, которые пользуются ПФ, страдают от того, что ваш модуль для интеграции с Битрикс24 при обновлении затирает все твои распределения по статьям ';)

Ответить

Тимофей, добрый день!

Про ошибку знаем.
Сейчас разбираемся, в какой момент она стала возникать, собираем сценарии возникновения. Далее будет ясно, на чьей стороне проблема (сам модуль разработала компания-партнер) и что исправлять.

Постараемся быстрее прекратить страдания клиентов.

Ответить

Статья, вроде, полезная. Но все в кучу "кони-люди". Контролировать рабочих и специалитет (кто вороет бумагу в туалете, канцелярку и чай у куллера - одна история (и надо еще считать, стоит ли в нее ввязываться - кейс сходится должен. Иногда проще купить на 10% больше копеечных корандашей и ручек, чем ставить камеры и бодаться за канцелярку, которая в момент выдачи со склада сразу списывается.  Или же вообще перестать покупать ее - сотрудники сами купят (есть и такая полтика) 

Ответить

Кстати, почему все считают, что в туалетах ставить камеры нельзя? Нет такого ограничения (если кто-то укажет, что прям именно в туалете запрещено - укажите) Просто вы должны предупредить о том, что где-то стоит камера. А делать это в туалете не этично. Так что будет желание - ставьте )) И да, кто работает с камерами и со слежением за манитором\перепиской и т.д. знают, как это сделать законно. Что прописать в нормативной документации и в трудовом договоре. Обычно это связано с антитеррористическими мерами - и все канает.

Ответить

чёрт, надеюсь у вас уже стоит

Ответить