Магия email: как превратить скучную переписку в источник понятности

Как написать одно письмо, которое поймут по-разному руководитель, аналитик и эмпат?
В чём секрет структуры письма, повышающей эффективность коммуникации на 40%?
Почему порядок подачи информации важнее самого содержания письма?

В пятницу провел тренинг для ТОП-менеджеров в большой организации, где прозвучал очень правильный вопрос:

Как нам ставить задачи друг другу, если меня, например, раздражают, когда пишут огромные письма, из который ничего непонятно. А другим коллегам наоборот нужно всё буквально разжевывать!

И действительно, а как ставить задачу в максимально универсальной манере, так сказать "для всех"?

1. Давайте всегда помнить про то, что когда ставите задачу, помните про методологию SMART: чётко поставленные задачи, с понятными критериями принятия результатов, достижимые и с конкретным сроком выполнения.

2. Во-вторых, я предпочитаю:

сначала устно поставить задачу, чтобы коллега могу задать вопросы
затем обязательно! закрепить всё письмом

Ранее писал, что все люди разные и существует множество теорий типов личности, например, "трехцветный человек".

Так вот держите лайфхак, как писать суперуниверсальные письма, которые подойдут для каждого из трёх типов личности!

1. Зеленые (начало и конец письма) - эмпатичные, ориентированные на отношения люди

Теплое приветствие
Забота о взаимоотношениях
Дружелюбное завершение

2. Красные (суть — коротко под приветствием) - лидеры, ориентированные на результат

Чёткое изложение сути
Конкретные цели
Ключевые выводы

3. Синие (детали — основная длинная часть письма) - аналитики, ориентированные на процесс

Подробное описание
Детальный план действий
Технические аспекты

Пример такого письма:

"Добрый день, Александр! Надеюсь, у вас всё хорошо. [для ЗЕЛЕНЫХ]
Нам необходимо утвердить бюджет проекта X на следующий квартал до 15.12. [для КРАСНЫХ]
Во вложении вы найдете:
- Детальную разбивку по статьям расходов
- Сравнительный анализ с прошлым кварталом
- График платежей [для СИНИХ]
С уважением и наилучшими пожеланиями успешной недели! [снова для ЗЕЛЕНЫХ]"

Таким образом, даже если вы не знаете, кто ваш коллега по психотипу, данный формат письма:

✅не будет раздражать ЗЕЛЕНЫХ своей сухостью
✅КРАСНЫЕ быстро найдут глазами нужную им информацию и не будут читать детали
✅а СИНИЕ с удовольствием погрузятся в детали

На практике этот метод повышает эффективность коммуникации на 40-50%, так как учитывает особенности восприятия разных типов личности.

Если вам понравился этот инсайт из моей практики, ставьте лайк и буду рад вашим комментариям! Какой тип восприятия у вас преобладает?👇