СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ И ОТЧЕТ О КОМАНДИРОВКЕ. ПОРЯДОК ПРАВИЛЬНОГО УЧЕТА ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ

Командировочное задание – это неотъемлемая часть процесса подготовки к командировке, которая позволяет учесть все аспекты предстоящей поездки.

В статье рассмотрено основные особенности составления командировочного задания и его важность для успешного выполнения рабочей задачи.

Основные пункты при составлении командировочного задания:

1. Определение цели и задачи командировки

Перед составлением командировочного задания необходимо четко определить цели и задачи поездки. Это поможет сосредоточиться на основных моментах и избежать упущений.

2. Планирование маршрута

Тщательно проработанный маршрут позволит сэкономить время и средства, а также обеспечит успешное выполнение задания. Необходимо учесть время на дорогу, пересадки, условия проживания и т.д.

3. Составление бюджета

Важно правильно рассчитать бюджет командировки, учитывая все возможные расходы: на проезд, проживание, питание, непредвиденные ситуации и т.п.

4. Оформление документов

Необходимо заранее подготовить все необходимые документы для поездки, включая паспорт, командировочное удостоверение, страховой полис и т.д. Также стоит заранее проверить наличие и актуальность всех необходимых печатей и подписей.

5. Организация рабочего места

Для успешной работы в командировке необходимо позаботиться о наличии всех необходимых инструментов и оборудования, а также о доступе к интернету и другим средствам связи.

6. Планирование времени

Важно составить график работы, чтобы максимально эффективно использовать время в командировке для выполнения задания.

7. Завершение командировки

После окончания поездки необходимо составить отчет о выполнении задания и предоставить все подтверждающие документы.

Составление командировочного задания требует правильной подготовки и учета всех аспектов предстоящей поездки.

Для оформления командировки сотруднику требуются следующие документы:

Также могут потребоваться документы, предоставленные сотрудником по возвращении из командировки:

Все документы должны быть тщательно проверены бухгалтером перед проведением расчётов с сотрудником по итогам командировки.

Согласно законодательству РФ в соответствии с Положением о служебных командировках, не предусмотрено обязательное составление служебного задания, оформление командировочного удостоверения и представление отчета о выполнении работником порученного задания во время командировки. Однако, работодатель имеет право, на основании части 1 статьи 8 и абзаца 7 части 1 статьи 22 Трудового кодекса РФ, установить в локальных нормативных актах требование по оформлению этих документов, а также определить формы и порядок их составления.

Служебное задание утверждается начальником отдела и руководителем (генеральный директор) организации. Они оба указывают свои должности, расписываются и расшифровывают подписи. Сотрудник также подписывает документ. Затем, после его подписи, начальник отдела пишет примечание о выполнении задания, снова расписывается и указывает дату, далее нужно отдать документ бухгалтеру по учету командировочных расходов (подоотчет). Бухгалтер проверит документ и отдаст сотруднику, чтобы подписать главному бухгалтеру. Итак, документ полностью подписан.

При составлении служебного задания необходимо учитывать следующие моменты:

1. Определить цель, которую вы хотите достичь. Важно учесть интересы своих подчинённых, чтобы работа в команде была взаимовыгодной.

2. Указать срок выполнения, объём работы и любые другие дополнительные условия.

3. Подробно описать требования к результату, чтобы исполнитель понимал, какие конкретные задачи он должен выполнить.

Важной составляющей эффективного служебного задания является чёткость формулировки: старайтесь подробно описывать каждую задачу и использовать ясный и понятный язык. Это позволит избежать недопонимания и риска ошибок.

Самый простой образец заполнения задания на командировку.

Название организации: ООО “ЗОЛОТО”

ФИО командируемого сотрудника: Иванов Иван Иванович

Цель командировки:

Обмен опытом с коллегами, а также участие в конференции «Международные стандарты бухгалтерского учета» согласно пригласительному письму головного офиса в г. Москве

Место назначения: г. Москва

Срок командировки: с 11 ноября 2024 года по 15 ноября 2024 года

Подпись руководителя: __________________ Дата:_________

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 01.03.2023)".

Срок служебной командировки определяется приказом, и начинается со времени выезда, указанного в проездных документах, и заканчивается временем прибытия, указанном в проездных документах. Например, если работник выехал в служебную командировку 1 августа, в 23:30 вечера, и вернулся 3 августа, в 6:30 утра, то срок командировки составляет 3 дня. Законодательством не установлен максимальный срок служебной командировки. (Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, редакция от 1 марта 2023 г.).

Отчет о командировке необходим для обеих сторон трудовых отношений. Он позволяет руководству предприятия оценить качество выполнения сотрудником задач, поставленных перед ним в ходе командировки. Для работника отчет является средством защиты от необоснованных претензий по поводу неудовлетворительных результатов поездки.

Законодательная основа составления отчёта о командировке – Положение об особенностях направления работников в служебные поездки, утверждённое Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Согласно этому документу, трудящимся необходимо составлять только один вид отчётности – авансовый отчёт о фактически осуществлённых командировочных расходах (п. 26 положения).

Однако работодатель вправе разработать на предприятии собственные локальные нормативные акты о порядке оформления служебных поездок и обязать работников оформлять отчётные документы.

Авансовый отчет должен быть оформлен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Бухгалтерия вносит остальные сведения в авансовый отчет и проводит его проверку. После проверки сотрудник получает отрывной корешок-подтверждение, подтверждающий его отчет. Этот корешок должен иметь текущую дату и подпись бухгалтера, подтверждающую приемку отчета.

Для начала заполните отчёт по форме № Т-10а или на обычном листе бумаги подходящего формата (например, А4 или фирменном бланке компании). Отчёт составляют в двух экземплярах: один образец сотрудник оставляет у себя, другой – передаёт руководству.

В отчёте следует указать:

По мере необходимости сотрудник может приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчёте отдельным пунктом. В конце документ нужно обязательно подписать и поставить текущую дату.

Форма Т-10а – это бланк командировочного удостоверения, который заполняется при направлении сотрудника в командировку.

Порядок заполнения формы Т-10:

1. На лицевой стороне прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке: полное название предприятия, код ОКПО, номер документа по внутреннему документообороту, дата его составления.

2. Во вторую часть вносятся сведения о лично работнике: полное ФИО, табельный номер, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность.

3. На оборотной стороне указываются сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости: название организации, из которой сотрудник уезжает, дата отъезда, подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Отчёт о командировке можно составить в произвольной форме или по унифицированной форме, а также, если есть по утверждённому в учётной политике собственному шаблону документа. Структура отчёта должна включать:

1. Начало – сведения о самом документе (номер, место, дата составления).

2. Основной блок – собственно отчёт, куда включается:

2.1. Период поездки (дата начала и окончания);

2.2. Основание (документ, на основании которого вы были отправлены в командировку);

2.3. Цель командировки (фактические задачи, которые перед вами поставило руководство);

2.4. Результаты поездки (чем подробнее, тем лучше).

3. По мере необходимости, можно приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчёте отдельным пунктом.

4. В конце документ должна стоять подпись и дата.

Работник вправе составить отчёт о командировке в свободной форме, например, это может быть письменный отчёт, служебная записка или доклад. При составлении отчёта следует руководствоваться следующими правилами:

1. Документ должен содержать указание на основание поездки (например, на служебное задание самого работодателя или приглашение от стороннего юридического лица или ИП).

2. Необходимо указать цель и результаты командировки. При успешной поездке они должны соответствовать друг другу.

3. Следует приложить к отчёту подтверждающие результат поездки документы (например, копию подписанного сторонами договора, протокол проведённых переговоров и т. п.).

Когда отчет заполнен, его необходимо утвердить. Унифицированный бланк требует подписей нескольких сотрудников:

При проверке декларации по НДС налоговый орган вправе требовать представление следующих документов:

Минимальный набор документов, которые необходимо иметь за отчётный период, включает:

При хранении бухгалтерской отчётности в электронной форме необходимо соблюдать следующие требования:

1. Хранить отчётность в течение срока, определённого действующими нормативами:

2. С целью проверки подлинности электронного отчёта в формате XML необходимо хранить:

3.Необходимо иметь (хранить) программные средства, обеспечивающие возможность воспроизведения, копирования и перезаписи электронных документов.