Как сохранить вовлеченность сотрудников на удаленке. 5 проверенных инструментов

«Рексофт» ушел на удаленку еще в начале марта. Вопрос: «А что дальше?» задавал тогда каждый второй сотрудник. Мы и сами не знали, что будет дальше, но понимали, что нужно подстраиваться под новые реалии и начали действовать. За 9 месяцев мы нашли 5 самых эффективных инструментов вовлечения сотрудников и поддержания коммандного духа. Делимся ими с вами.

На мой взгляд, любые практические статьи нужно подкреплять собственным опытом, поэтому начнем с небольшой предыстории. Компания «Рексофт» ушла на удаленку практически в полном составе раньше официального объявления карантина – еще в начале марта. И надо сказать, что несмотря на то, что мы IT-компания, до пандемии большая часть наших коллег привыкла работать из офиса.

Соответственно, менеджмент и HR привыкли управлять сотрудниками, которые находятся в соседнем кабинете, а не на другом конце города, даже при наличии филиалов в пяти городах – Москве, Санкт-Петербурге, Воронеже, Ростове-на-Дону и Стокгольме.

Примерно в апреле, как и все, мы поняли, что жизнь стала другой, и нужно под нее подстраиваться. Первое, что мы увидели, – это напряжение в сообщениях и устной коммуникации коллег. Вопрос: «А что дальше?» задавал, наверное, каждый второй. И, разумеется, тогда никто не знал, что же будет дальше. А делать что-то было нужно. И мы начали действовать.

Сначала возобновили внутреннее телевидение – «РЕК ТВ», в рамках которого генеральный директор рассказал о том, что происходит с компанией на уровне бизнеса, какие у нас цели и сложности. Сложностей, по сравнению с другими сегментами рынка, оказалось не так уж и много – все-таки мы IT-компания, и чисто технически на удаленку перешли почти безболезненно.

Затем мы решили немного подбодрить наших сотрудников, организовав конкурс #workfromhome в корпоративном телеграм-канале, где просили коллег поделиться фотографиями домашних рабочих мест. Телеграмм был заполнен домашними животными рядом с ноутбуками, закатами из окон, детьми, вкусной выпечкой к кофе, что очень разрядило обстановку. Сотрудники начали просить новых активностей. А мы поняли, что это отличный инструмент для вовлечения. За время самоизоляции наш телеграм-чат превратился из сухого информационного канала в живой инструмент двусторонней коммуникации.

После отмены практически всех офлайн-конференций и обучений, стало понятно, что нужно что-то делать своими силами. В итоге мы запустили внутренний онлайн-курс по нагрузочному тестированию, который изначально планировался в офлайне. А также увеличили регулярность наших внутренних конференций ProfIT.

Были и промахи. Например, поиграть в ZOOMe с коллегами в «крокодила» – не получилось. То ли время выбрали неподходящее, то ли собрать коллег одновременно было сложно – на игры коллеги не приходили. И мы вернулись к HR-инструментам, которые успешно протестировали.

Делюсь с вами нашими результатами и лайфхаками:

«РЕК ТВ» стал регулярным инструментом коммуникации и вовлечения сотрудников. 1-2 раза в квартал представитель от топ-менеджмента подводит итоги, рассказывает о результатах опроса удовлетворенности, делится планами и целями компании. Накануне выступления мы собираем вопросы от сотрудников, чтобы эфир максимально отвечал запросам целевой аудитории. А также мы собираем обратную связь после выступления. Обратная связь очень радует: коллеги пишут благодарности и комментарии, отражающие лояльность к «Рексофт», к тому же она дает пул новых вопросов, предложений и тем для следующего общения в формате «РЕК ТВ».

В течение пандемии мы ежемесячно проводим конкурс в телеграме. Задачи очень разные: замотивировать коллег заниматься спортом, помочь отвлечь детей сотрудников от их работающих родителей, поспособствовать знакомству и неформальному общению.

Цель – вовлечь коллег во внерабочие активности. Наш конкурс «Угадай коллегу по школьной фотографии», приуроченный к 1 сентября, зашел на ура: особенно коллегам понравилось узнавать топ-менеджеров. Ну а поскольку нашим сотрудникам конкурсы полюбились – мы запустили в рамках «Дней Программиста и Тестировщика» целую серию активностей в телеграм-канале. Как следствие – высокая вовлеченность и естественный прирост участников корпоративного чата, который хоть и является одним из официальных каналов коммуникации, все же не навязывается сотрудникам как единственный инструмент.

С сентября 2019 года количество сотрудников, присоединившихся к корпоративному чату, выросло с 20% до 73%.

Наши внутренние конференции, которые мы называем ProfIT, начинались с офлайна, носили исключительно технологический характер, проходили примерно 1 раз в месяц. Именно пандемия вывела проект на новый уровень и открыла новые возможности.

Во-первых, мы полностью перешли в онлайн, что позволило подключать большее количество сотрудников из других регионов.

Во-вторых, тем конференций стало больше, как и внутренних спикеров, и регулярность увеличилась в 4 раза. Запись эфиров выступлений позволяет охватить еще большую аудиторию.

Как показал наш недавний опрос удовлетворенности, 82% респондентов смотрят наши внутренние конференции в прямом эфире или в записи. Кроме того, мы стали привлекать внешних спикеров. Топ-менеджмент также с удовольствием делится бизнес-опытом. Из митапов на чисто технологические темы проект превратился в тематические конференции. Теперь, помимо выступлений на тему технологий и технических инструментов, можно услышать доклад на тему менеджмента, управления проектами и процессами и даже управления собой.

Ну и, конечно, мы всегда запрашиваем обратную связь после выступления, чтобы развиваться и становиться лучше. Кроме того, положительные отзывы коллег после выступления мотивируют спикеров на новые выступления.

Ежегодный опрос удовлетворенности сотрудников в «Рексофт» проходит уже несколько лет. И на его основании мы регулярно внедряли какие-то изменения и нововведения. В этом году мы стали рассказывать сотрудникам о том, что именно мы внедряем, а самое главное – что эти изменения происходят не просто так, а на основе мнения коллег.

Кроме того, мы поняли, что возможность высказаться раз в год – это редко, и теперь проводим опрос дважды. Так мы можем подвести промежуточные итоги для себя и скорректировать вектор развития.

Но и раз в полгода заявлять о проблемах – это, конечно, мало. Мы считаем, когда есть сложность – ее нужно решать оперативно. Если есть идея – ей нужно делиться. Поэтому в «Рексофт» действует принцип открытых дверей – любой сотрудник без исключения может прийти к топ-менеджеру и задать вопрос. Политика открытых дверей – это, разумеется, условное название. Помимо того, что действительно физически можно заглянуть в любой кабинет с вопросом, сейчас сотрудники чаще пишут письма по почте, в личку в мессенджер или звонят – телефоны всех топ-менеджеров доступны всем сотрудникам. Ну а на случай, когда ситуация сложная и коллега предпочитает сохранить анонимность, у нас есть анонимная обратная связь, которая действует регулярно, без привязки к какой-либо дате или событию. Реализована она на внутреннем корпоративном портале, то есть работает в том числе и дистанционно.

Резюмируя, важно сказать, что не имеет значения, как сотрудники работают – в офисе или удаленно. Если компания ставит перед собой целью вовлекать коллектив во взаимодействие – инструментарий доступен как офлайн, так и онлайн. Причем любой инструмент в онлайн автоматически работает на всех сотрудников, включая удаленных, волею ли случая или перманентно. На собственном опыте мы поняли, что незапланированный переход на удаленку может стать как стрессом, так возможностью для развития – все зависит от точки зрения. Хотя нет-нет, а в офис все-таки хочется. Живое общение на совещаниях или на кухне с кофе мы вспоминаем с теплотой.